Dit verhaal, geschreven door Mark Nittler, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday Blog. We denken dat deze blog voor onze lokale lezers ook interessant is, dus zie hieronder de vertaling in het Nederlands.

Back to the Future: Wat de financiële transformatie tegenhoudt

Denk even terug aan de jaren tachtig van de twintigste eeuw. De wat ‘oudere’ lezers weten daar nog alles van. Ik zal uw geheugen wat opfrissen. Het was de tijd van de populaire films “Top Gun,” “Platoon” en “Crocodile Dundee.” The Bangles, Culture Club en The Pet Shop Boys stonden in de top tien. Iedereen keek op vaste tijden naar de series “Hill Street Blues” en “Cheers”, op televisies én met reclameblokken.

Op dit punt begint het misschien vaag te schemeren. Misschien bent u van een leeftijd waarbij u zich niets kunt voorstellen van een wereld zonder Netflix op uw telefoon of iPad. Hoe dan ook, we zijn het er allemaal over eens dat er in de afgelopen 30 jaar veel is veranderd en dat die veranderingen vooral te danken zijn aan technologische ontwikkelingen.

Ook het bedrijfsleven heeft veranderingen ondergaan. Veel bedrijven hebben deze veranderingen gebruikt om hele nieuwe businessmodellen te bouwen, waarmee ze miljarden omzetten. Andere bedrijven daarentegen zijn simpelweg verdwenen. Wist u dat bijna de helft van de bedrijven die in 2000 nog bij Fortune 500 en FTSE 100 genoteerd stonden, vandaag de dag totaal zijn weggevaagd?

Hoe is dit mogelijk? Dit is deels het gevolg van een wereldwijde trend van fusies en overnames. Een ontwikkeling die dertig jaar geleden begon en nog steeds voortduurt. Deels is dit ook het gevolg van de recente financiële crisis. Maar veel bedrijven zijn gewoon ten onder gegaan door de impact van de digitale revolutie. Door hun passieve houding in een tijd van snelle technische ontwikkelingen hebben innoverende start-ups en flexibelere concurrenten kans gezien om met nieuwere, snellere en efficiëntere methoden van zakendoen de boventoon te voeren.

Met dit in het achterhoofd is het eigenlijk te gek voor woorden dat de technologie op zichzelf een belemmering voor verandering zou kunnen zijn. Maar bij veel bedrijven is dat precies wat er is gebeurd. Vandaag de dag geldt dit nog steeds voor velen onder u. Veel bedrijven hebben het moeilijk, omdat het overgrote deel van de technologie waarover zij momenteel beschikken om hun bedrijf te runnen, niet ontworpen is om hen te helpen met verandering. De technologie stelt ze niet langer in staat om topprestaties te leveren in het huidige tijdperk van digital disruption. Hun technologie stamt nog uit de tijd van Culture Club, toen er nog andere eisen werden gesteld aan het bedrijfsleven.

De technologie, die in principe was bedoeld voor het automatiseren van transactieverwerking en financiële verslaglegging, vormt nu een struikelblok die finance belemmert in hun rol als business partner.

Een goed voorbeeld hiervan is de manier waarop financiële instellingen in de afgelopen dertig jaar met technologie zijn omgegaan. Als voormalig accountant en auditor ben ik sinds 1980 actief in de wereld van finance. En mijn ervaring is dat de technologie, die in principe was bedoeld voor het automatiseren van transactieverwerking en financiële verslaglegging, nu een struikelblok vormt waardoor finance niet in staat is het uiteindelijke doel te bereiken: een betere business partner te zijn.

De moderne financiële functie heeft vandaag de dag drie hoofdverantwoordelijkheden: transactieverwerking en accounting, compliance & control en business partnership. Finance leaders raken gefrustreerd omdat hun teams te veel tijd spenderen aan de eerste twee verantwoordelijkheden, waardoor weinig tijd overblijft om de business partner te zijn die hun organisatie feitelijk hard nodig heeft.

Hoe ziet een dergelijke strategische samenwerking eruit? Finance moet gegevens kunnen leveren die veel verder gaan dan de grootboekinformatie die traditioneel opgeslagen wordt in legacysystemen. Vanwege een grotere groep stakeholders en een bedrijfsomgeving die continu in beweging is, moet finance contextgebonden informatie verstrekken die effectief invloed kan hebben op de besluitvorming. Maar hier ontbreekt het nog grotendeels aan.

Technologie heeft niet alleen talrijke nieuwe business opportunities opgeleverd, het biedt ook perspectieven om opnieuw na te denken over hoe financiële systemen ontworpen moeten worden en wat ze moeten bieden.

Het komt er in feite op neer dat finance een volledige transformatie moet ondergaan. Snellere toegang tot relevante gegevens, betere rapportagemiddelen en strengere, ingebouwde interne controles zijn nu een vereiste. En omdat de oude financiële systemen niet waren gemaakt om aan deze vereisten te voldoen, hebben softwareleveranciers geprobeerd deze hiaten op te vullen door ontbrekende capaciteiten toe te voegen. Het gevolg? De technologie voor finance systemen is een gecompliceerde mengeling geworden van acquisities, aangepaste integraties en middleware.

Deze ‘bolt-on’ benadering kan voor bepaalde functionele hiaten een oplossing bieden, maar is niet geschikt om de volledige transformatie van finance te bevorderen. Systemen met een dergelijke complexe architectuur zijn simpelweg niet in staat om zich aan te passen aan veranderingen. Om deze systemen aan te passen zodat ze aan de vereisten van een groeiend en agile bedrijf tegemoet kunnen komen, is langzaam, duur en in sommige situaties een bijna onmogelijke taak.

Maar technologie heeft niet alleen talrijke nieuwe business opportunity’s opgeleverd, het biedt ook perspectieven om opnieuw na te denken over hoe financiële systemen ontworpen moeten worden en wat ze moeten bieden. Cloud computing, hogere verwerkingscapaciteit, dalende opslagkosten en de opkomst van mobiele communicatie en het consumenteninternet heeft geleid tot een nieuwe, economischere, krachtigere en flexibelere basis voor finance. Zij die van deze veranderingen willen profiteren, bereiken die lang gekoesterde maar zelden gerealiseerde visie om finance te transformeren tot een sterke business partner.

Wij bij Workday zagen de potentie om een systeem vanaf de basis opnieuw te ontwerpen om zo van deze nieuwe technologieën te profiteren. Om transformatie en flexibiliteit binnen het bedrijf mogelijk te maken door planning, transactieverwerking, governance, accounting, rapportage- en analysetools in één eenvoudig te beheren systeem te combineren. Bedrijven kunnen bruikbare informatie over hun personeel en omzet snel en efficiënt samenbrengen in één systeem dat zich eenvoudig aanpast aan nieuwe ontwikkelingen.

Financiële transformatie is per definitie niet iets wat je kunt realiseren met quick fixes. Het vergt bereidheid om de gevestigde orde in twijfel te trekken. Het vraagt om toekomstvisie en een complete heroverweging van de technologie. In mijn volgende blog gaan we dieper in op de manier waarop één uniform cloud-systeem voor finance de perfecte omgeving creëert voor transactieverwerking en compliance & control, terwijl ditzelfde systeem ook een antwoord heeft op alle vragen die de business stelt.

Lees ook deel twee in deze serie, "Hoe de CIO controle krijgt op transactieverwerking.”