Dit verhaal, geschreven door Mark Nittler, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.
De perfecte partner: De rol die het financeteam kan spelen bij het bepalen van de bedrijfsstrategie
Als u de andere drie blogs uit deze serie hebt gelezen (geen zorgen, we zullen u niet overhoren), dan weet u dat ik het heb gehad over de verschillende elementen van financiële transformatie, waarom de transformatie niet heeft plaatsgevonden, transactieverwerking en het belang van governance, regelgeving en control. Ik heb het ook gehad over het feit dat het uiteindelijke resultaat van financiële transformatie een optimale samenwerking is tussen finance en de business, waardoor de bedrijfsresultaten verbetert worden.
Met alle tijd die wordt besteed aan transactieverwerking en systeeminterventies voor compliance & control kijken financeteams te vaak naar het verleden, wat ze ervan weerhoudt om met de business samen te werken aan het bepalen van de bedrijfsstrategie.
Hoewel dit gegeven algemeen aanvaard wordt, slagen slechts weinigen binnen ons vakgebied erin deze transformatie te realiseren. Waarom? Zoals ik in deze hele serie al heb besproken, komt dit doordat verouderde financesystemen in de weg blijven staan. Deze systemen weerhoudt finance van échte samenwerking met de business door middel van accurate business analytics, het leveren van duidelijke plannen en prognoses en het beschikken over de flexibiliteit om analyses, plannen en processen aan te passen aan veranderingen.
Laten we het eerst hebben over analytics. Analytics met positieve impact op het bedrijfsresultaat komen voort uit vier kenmerken die niet bestaan in legacysystemen: een brede definitie van de gebruiker, relevante informatie, eenvoud en beschikbaarheid op elk device. Legacy ERP stamt uit een tijdperk waar informatie nog werd verstrekt aan enkele personen, die deze vervolgens verder communiceerden naar de massa. Tegenwoordig staat financiële informatie ter beschikking van iedereen.
Als niet direct aan het begin van elk proces de juiste data al op transactieniveau wordt vastgelegd, levert geen enkel rapportagesysteem relevante analyses.
Deze brede gemeenschap is geïnteresseerd in analyses over winstgevendheid, wat-als-analyses en kostenmodellen, maar traditionele ERP-systemen zijn gebouwd voor IFRS/GAAP rapportages, niet zozeer voor contextuele analyses. Financeteams hebben geprobeerd dit te verhelpen door te zoeken naar betere rapportagemogelijkheden, wat ze bereikten door achteraf aparte tools voor business intelligence of rapportages aan te schaffen. Maar deze aanpak werkt niet, omdat rapportage niet het probleem is, maar de kwaliteit van de data en de mogelijkheid om snel conclusies te kunnen trekken op basis van analyses.
Als niet direct aan het begin van elk proces de juiste data al op transactieniveau wordt vastgelegd, levert geen enkel rapportagesysteem relevante analyses. Moderne systemen als Workday pakken het probleem aan op transactieniveau door datarijke transacties vast te leggen, zodat relevante analyses rechtstreeks uit het systeem kunnen worden geleverd, zonder de problemen ten aanzien van kosten, complexiteit, het onderhoud en de beveiliging van achteraf toegevoegde applicaties.
Om de veranderende behoeften van het bedrijf te ondersteunen, moet planning een doorlopende activiteit zijn.
Beschikken over de juiste data is de eerste stap, de data bruikbaar maken is de volgende. Omdat we niet kunnen verwachten dat iedereen die analyses wil maken expert is op het gebied van back-officesystemen, moeten analyses eenvoudig te definiëren en te begrijpen zijn. Dat de analyses eenvoudig toegankelijk moeten zijn spreekt voor zich. En omdat er veel mobiel wordt gewerkt, moeten relevante analyses overal, op elk moment en op elk apparaat beschikbaar zijn. Zulke tools moeten standaard zijn ontwikkeld voor mobile devices, niet als optionele extra waarvoor je extra moet betalen.
De tijd van statische plannen die een jaar meegaan is voorbij en om de veranderende behoeften van het bedrijf te ondersteunen, moet planning een doorlopende activiteit zijn. Om effectief te zijn, moeten planning en forecasting worden gecombineerd met transacties, controles, rapportages en analyses in één systeem, met één bron van waarheid, één dataset, één beveiligingsmodel, één control framework, één set processen en één user experience. Daarom zijn planning en prognoses bij Workday in de core ingebouwd. Zonder deze vooruitziende aanpak lopen organisaties het risico dat hun plannen letterlijk zodra ze gemaakt zijn achterhaald en overbodig zijn.
Dat brengt ons op het derde kenmerk: flexibiliteit. Legacysystemen zijn rigide, waardoor veel op zich uitstekend presterende financeafdelingen verworden tot bedrijfspreventieteams, omdat ze niet de veranderingen kunnen realiseren die nodig zijn om nieuwe bedrijfsinitiatieven te ondersteunen. Ze hebben moderne tools nodig die organisatiestructuren, bedrijfsprocessen en zelfs datamodellen in enkele minuten kunnen veranderen. Een financesysteem zou in feite een financeafdeling moeten transformeren tot een partner die veranderingen faciliteert om het bedrijf te helpen uitdagingen het hoofd te bieden en kansen te benutten.
De weg naar financiële transformatie is niet eenvoudig, maar zeker niet onmogelijk. Hiervoor moet men inzicht hebben in waarom eerdere pogingen zijn mislukt en moet de tijd die aan transactieverwerkingwordt besteed, worden verkort. Hiervoor moet ook het technologische perspectief rondom governance, compliance en control worden herzien. Tot slot moet finance als strategische business partner in staat zijn om de business van inzichten en planningen te voorzien, zodat het bedrijf wendbaar wordt. Alleen dan kan financiële transformatie plaatsvinden.
(Lees Mark Nittlers vierdelige blogserie over financiële transformatie. Begin hier.)