Dit verhaal, geschreven door Robynne Sisco, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Auditing op een hoger niveau: Hoe en waarom de rol van de auditor aan het veranderen is

Vlak nadat het boekjaar bij Workday is verstreken, denken onze finance- en interne audit-teams alleen nog maar aan de eindejaarsaudit. Ik vond het daarom interessant om de visie van Workday over financiële audits te delen en te laten zien hoe wij ons tegenwoordig voorbereiden op de afsluiting van het jaar.

Compliance staat hoog in het vaandel bij het auditteam, maar veel van de gesprekken die ik had met Kendall Tieck, VP van de interne audits bij Workday, gaan vooral over de vraag hoe audits kunnen bijdragen aan de bedrijfsstrategie. Ik dacht dat het wel interessant kon zijn om Kendall te interviewen over zijn visie op audits en ons gesprek met u te delen.

U hebt het over 'auditing op een hoger niveau'. Wat houdt dat precies in?

Auditing is van oudsher gericht op compliance en het evalueren van behaalde resultaten. Hoewel dat uiteraard belangrijk is, zien we dat auditing evolueert.  Het is niet langer voldoende om ervoor te zorgen dat bedrijven zich aan de regels houden. Het zijn juist de interne auditors die bedrijven vooruit kunnen helpen door het aanpakken van issues die invloed hebben op het succes van een bedrijf.

Ik licht dit toe aan de hand van een voorbeeld:  U bent een huis aan het bouwen en komt erachter dat de trap vijftien centimeter te smal is volgens de plaatselijke bouwregels. Dit betekent dat de trap opnieuw gebouwd moet worden.   Ditzelfde kan gebeuren wanneer een bedrijf aan de slag gaat met een nieuw project of een goed idee. Het plan wordt uitgevoerd, maar zes maanden later ontdekken de auditors dat sommige zaken niet op de juiste manier zijn uitgevoerd.  Auditing op een hoger niveau betekent dat compliance en interne controles een continu onderdeel van elk proces worden, direct vanaf het begin van een project of een nieuwe strategie. Alleen zo kunnen mogelijke zwakke punten, fouten, omissies of zelfs fraude tijdig worden geïdentificeerd en vastgelegd.

Neem bijvoorbeeld de situatie dat een bedrijf sterk groeit en de vendormanagementprocessen veranderd moeten worden om te kunnen voldoen aan complexere vereisten voor internationaal opererende bedrijven. Bij een bedrijf dat op hoger niveau bezig is met audit en controles zullen de interne auditors vanaf het begin, samen met betrokken managers, de interne controles opzetten die nodig zijn voor het betreffende project.

“Doorgaans gebruiken mensen de termen 'interne audit' en 'innovatie' niet in één zin. Maar als de rol van de auditteams zo belangrijk blijft als nu, moeten we innovatief nadenken over hoe we ons aanpassen, vooral gezien het tempo waarin veranderingen tegenwoordig worden doorgevoerd.”

Waarom proberen bedrijven auditing niet standaard naar een hoger niveau te brengen?

Volgens mij is de belangrijkste reden hiervoor dat ze er niet de tijd of de middelen voor hebben. Dit is grotendeels te wijten aan het gebruik van verouderde financesystemen. Deze systemen kennen geen ingebouwde workflows, dus kost het enorm veel tijd om buiten het systeem om informatie te verzamelen en processen te verifiëren, zoals een goedkeuringsproces voor een aankoop of het aannemen van werknemer. Hierdoor houden interne-auditteams nog weinig tijd over om na te denken over auditing op hoger niveau.

Voor finance gebruiken wij bij Workday ons eigen product, Workday Financial Management. Het is gebleken dat we met dit systeem efficiënter en effectiever het verleden kunnen controleren, waardoor we tijd overhouden om samen te werken en ons op de toekomst te richten. Bij Workday staat alles in één systeem, zowel finance als HR. Het heeft ingebouwde workflows, dus ik kan zo een schema van een wervingsproces tevoorschijn halen waarin iedere stap, iedere gebruiker en iedere goedkeuring staat vermeld. Zo weet ik precies wat er is gebeurd. Met een verouderd systeem kan het weken duren om dit soort informatie te achterhalen.

U hebt in het verleden ook verouderde systemen gebruikt. In welk opzicht verschillen de voorbereidingen voor de eindejaarsaudit met Workday?

Ik heb gezien dat mijn team nu veel sneller toegang heeft tot gegevens in vergelijking met de oude systemen. Zo kunnen ze in no time analyserapporten maken. We kunnen rechtstreeks in Workday rapporten genereren op basis van realtimegegevens, wat veel tijd scheelt. En dat biedt weer vertrouwen voor de toekomst. Met de oude systemen die ik in het verleden gebruikte, moesten we gegevens uit verschillende systemen verzamelen en deze in een business intelligence- of rapportagesysteem laden om de analyse uit te kunnen voeren. Op dat moment is de informatie al verouderd en bestaat er een integriteitsrisico voor zowel de data als de conclusies die op basis van de rapporten worden getrokken.

Welke impact heeft Workday op externe auditors die gewend zijn om audits uit te voeren met verouderde systemen?

We merken groot verschil bij de steekproeven. De eindejaarsaudit is grotendeels gericht op het waarborgen dat bedrijfsprocessen volgens de regels worden uitgevoerd. Bij de oude systemen moet bij 10.000 soortgelijke transacties een steekproef worden uitgevoerd bij bijvoorbeeld 50 transacties om na te gaan of een proces goed doorlopen wordt. Omdat Workday ingebouwde workflows en automatische controles heeft, is het mogelijk om slechts één transactie te testen, en als die goed werkt, weten we zeker dat ze allemaal werken.

Hierdoor zijn auditors minder tijd kwijt aan steekproeven en kunnen ze actief bijdragen aan strategische activiteiten.

Hoe voelt het om te werken voor een bedrijf dat een product maakt dat echt impact heeft op uw beroepsgroep?

Een van de voornaamste redenen voor mij om voor Workday te gaan werken, was dat ik de kans kreeg om invloed uit te oefenen op de evolutie van een product dat mijn werk transformeert. Doorgaans gebruiken mensen de termen 'interne audit' en 'innovatie' niet in één zin. Maar als de rol van de auditteams zo belangrijk blijft als nu, moeten we innovatief nadenken over hoe we ons aanpassen, vooral gezien het snelle tempo waarin veranderingen worden doorgevoerd. Door ook naar de toekomst te kijken, en door het gebruik van moderne technologieën, krijgen wij als auditors de kans om meerwaarde te creëren en om invloed uit te oefenen op het resultaat.