Dit verhaal, geschreven door de tekstschrijvers van Workday, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. We bedachten dat het ook voor onze lokale lezers interessant zou zijn, dus staat het hieronder in het Nederlands.

Een nieuwe aanpak voor enterprise planning: perspectieven van klanten

Vandaag de dag moeten organisaties over gedegen planningstrategieën beschikken om hun doelen voor groei en succes te verwezenlijken. Maar ondanks al hun inspanningen worstelen veel organisaties met budgetterings- en forecastingtechnologieën die niet de inzichten bieden die ze nodig hebben. De afgelopen jaren hebben we van onze klanten veel over deze uitdagingen gehoord en daarom heeft Workday deze week Workday Planning geïntroduceerd. Workday Planning is de eerste applicatie voor planning, budgettering en forecasting waarin finance- en HR-planning in één systeem wordt gecombineerd wanneer u Workday Financial Management en Workday Human Capital Management (HCM) gebruikt. Deze nieuwe applicatie is ontworpen om onze klanten te helpen hun planning op een meer uniforme, collaboratieve en continue manier te benaderen, zodat ze zich kunnen concentreren op het verbeteren van hun prestaties.

Om een product te ontwikkelen dat echt voldoet aan de behoeften van onze klanten, heeft Workday voor het ontwerp van Workday Planning nauw samengewerkt met meerdere organisaties in verschillende industrieën. Twee van die organisaties zijn Brown University en de gemeente Orlando - beide klanten van Workday Financial Management en van Workday HCM. In een recent interview hebben Susan Howitt, de recent gepensioneerde associate vice president voor budget en planning van Brown University, en Brian Battles, deputy chief financial officer voor de gemeente Orlando, verteld wat hun huidige uitdagingen rondom planning zijn, waarom ze zo enthousiast zijn over Workday Planning en hoe het is om als klant samen te werken met Workday op ontwerpgebied.

Wat zijn de grootste planningsuitdagingen van uw organisatie?

Howitt: Het is lastig om budgetten voor de volledige universiteit te beheren en consolideren. We hebben vier verschillende opleidingen en voor het vaststellen van het budget van elk van deze opleidingen is veel overleg nodig. Bovendien kost het veel tijd om de informatie te consolideren. We hadden echt behoefte aan één centraal systeem voor zowel finance als planning, zodat we minder handmatig hoeven te doen en minder papierwerk hebben.

Battles: Als gemeente moeten we ervoor zorgen dat ons budget altijd in balans, actueel en nauwkeurig is. De uitdaging waarmee we worden geconfronteerd, is dat alle relevante partijen, van financieel managers tot de hoogste wethouder, het eens moeten zijn over het budget. Deze communicatie vindt voornamelijk via e-mail, telefoongesprekken en vergaderingen plaats, dus er is geen goede manier om feedback over het budget op één locatie te volgen. Dit kan ook tot versiebeheerproblemen leiden.

Welke unieke kansen ziet u met Workday Planning? 

Susan Howitt

Howitt: Ik ben van mening dat als planning in hetzelfde systeem is opgenomen als de finance- en HR-data, we beter en gemakkelijker kunnen plannen, met meer controle en eenvoud voor iedereen. De mogelijkheid om te werken met realtime data over metrics als uitgaven en cash maakt het veel eenvoudiger om voortschrijdende forecasts uit te voeren en voorspellingen te doen over kritieke zaken als cashflow. Ook kunnen we ons beter aanpassen en plannen voor verandering. Hoger onderwijs wordt bijvoorbeeld sterk door mensen bepaald en functies worden vaak uit verschillende bronnen gefinancierd, zoals onderzoektoelages en staatsbegrotingen. Als we te horen krijgen dat een financiering niet wordt verlengd, zien we daar direct de effecten van. Denk aan hoeveel mensen via deze financiering worden betaald, tot welke teams deze mensen behoren. Ook kunnen we de gevolgen daarvan op de korte en lange termijn voorspellen.

"Als ontwerppartner hebben we besproken wat we willen en nodig hebben in een planningssysteem en kunnen we het product vandaag en in de toekomst helpen vormgeven."

Brian Battles

Battles: Omdat we rechtstreeks in Workday kunnen plannen en forecasten verminderd de administratieve werkdruk en wordt het veel eenvoudiger om realistische financiële forecasts en budgetten, voor meerdere jaren, op te stellen voor onze verschillende fondsen.

Ook kunnen we prognotiseren op basis van een actief budget met realtime data. Ik kan verschillende scenario's gebruiken en modelleren voor zaken als salarisindexeringen, veranderingen in de bevolking, consumentenprijsindexen en een basisvalidatie van onroerendgoedbelasting zonder dat ik iets buiten het systeem hoef te doen en met de zekerheid dat we met de meest actuele data werken.

We zien ook uit naar een systeem met ingebouwde bedrijfsprocessen waarmee workflows kunnen worden doorgestuurd naar de juiste kanalen, zodat we gemakkelijker binnen budget kunnen samenwerken en betere controles in het proces kunnen inbouwen.

Wat vond u het meest interessant aan het ontwerppartner zijn bij Workday?

Howitt: Het is heel interessant geweest om met onze peers van gedachten te wisselen over hun uitdagingen rondom planning, waardoor we nieuwe ideeën hebben gekregen over hoe deze applicatie voor ons van nut kan zijn. Ik heb ook ontdekt dat we dezelfde problemen hebben als zij, wat nuttig was om te horen voor zowel het productteam van Workday als voor ons.

"Als ontwerppartner hebben we besproken wat we willen en nodig hebben in een planningssysteem en kunnen we het product vandaag en in de toekomst helpen vormgeven." We leren ook hoe het productteam het systeem voor ogen heeft, en dat zet ons aan het denken over hoe we het zullen gebruiken en waar we ons op kunnen focussen.

Battles: Als gebruiker die de hele budgetontwikkeling in Workday uitvoert, was het verfrissend om de applicatie te bekijken en te zien hoe het productmanagementteam van Workday de grenzen heeft verlegd. Zij hebben echt een programma ontwikkeld dat volledig uniform is met de core van Workday.
Het is voor ons altijd duidelijk geweest dat klanten de productrichting kunnen beïnvloeden via previewtests en wekelijkse updates in de Workday Community.  Door op continue basis rechtstreeks met Workday samen te werken, krijg je de volledige levenscyclus van een nieuwe productlijn te zien en weet je direct of je een verschil hebt gemaakt waarvan iedereen profiteert.