Met Workday Extend kunnen we nieuwe gebruiksscenario's in de praktijk brengen via apps die niet alleen voor een beveiligde en geïntegreerde user experience zorgen, maar ook gebruikmaken van onze uitgebreide bedrijfsdatasets.
VP, Workday on Workday
Hoe we Workday Extend benutten.
De engagementmanagers bij Workday zijn ervoor verantwoordelijk belangrijke informatie toegankelijk te maken voor consultants en klantaccountteams, die zonder die informatie niet met hun projecten zouden kunnen beginnen. De procedures en systemen die ze in gebruik hadden, waren echter nogal omslachtig. Engagementmanagers moesten in meerdere systemen administratieve taken één voor één uitvoeren om de toegang en onboarding van projectteams te managen, en de uitwisseling van belangrijke data via e-mail coördineren. En aangezien engagementmanagers meerdere projecten tegelijk hebben lopen, leidt dit al snel tot problemen en vertragingen.
Geïmplementeerde app: WoW Project Onboarding.
De app WoW Project Onboarding biedt Workday-engagementmanagers een gecentraliseerde benadering voor het initiëren en automatiseren van onboardingtaken die traditioneel handmatig worden uitgevoerd. Nu kunnen engagementmanagers de gehele projectonboarding voor nieuwe teamleden binnen de Workday-applicatie uitvoeren. De Workday Extend-app communiceert automatisch met aanvullende systemen, zoals Salesforce, om de vereiste taken te voltooien. Denk daarbij aan het toewijzen van consultantrollen, toegang geven tot beveiligde sites voor het uitwisselen van data en meer.
De app is voor elk project in Workday beschikbaar als aangepaste taak of als nieuw tabblad dat naadloos in de informatiepagina van elk specifiek project wordt geïntegreerd.
Voordelen en resultaten.
Workday-engagementmanagers worden niet langer overladen door tijdrovende administratieve taken met weinig toegevoegde waarde. Vroeger werden verzoeken handmatig via e-mail afgehandeld en werd de projectonboarding in spreadsheets bijgehouden. Die taken worden nu gewoon in de app uitgevoerd, vaak zelfs in batches. Dit maakt het proces veel eenvoudiger en beperkt vertragingen tot een minimum.
De traditionele aanpak, waarbij informatie (personeels-/onboardingdata en meer) handmatig wordt bijgewerkt, is nog steeds een optie. Maar dankzij de API's van Salesforce kunnen engagementmanagers nu op een centrale plek de resterende stappen zien en de status bevestigen om te bepalen of een project gereed is.
In totaal heeft de app Workday al het equivalente bedrag van één fulltimewerknemer bespaard. Andere Workday Extend-apps die bij Workday zijn geïmplementeerd, zijn die voor vaccinatiemanagement, waarmee werknemers via selfservice vaccinatiebewijzen kunnen indienen, en die voor het volgen en goedkeuren van verzoeken om tijdelijk op afstand te werken.