Het Metropolitan Museum of Art (The Met) brengt dagelijks kunst tot leven voor bezoekers van over de hele wereld. Met een zorgvuldig gecureerde collectie, opleidings- en stageprogramma's en online tours, biedt The Met voor elk wat wils. De schaal en logistiek om de goederen en diensten voor een dergelijke operatie in te kopen en te managen zijn echter ingewikkeld en duur. Aangezien het museum een non-profitorganisatie is, ondersteunen de investeringen in technologie doorgaans beurzen in plaats van operations.
Vier jaar geleden had The Met aanzienlijke schulden en stijgende operationele verliezen. Het managementteam wist het budget op orde te krijgen voor boekjaar 2020. Het museum beschikte over Workday Financial Management en Workday Procurement, maar de initiële implementatie beschouwde procurement niet als prioriteit en naarmate de organisatie zich verder ontwikkelde, was de structuur niet aanwezig om hiervan te profiteren. Het gevolg was dat processen geïsoleerd raakten en inefficiënt werden, wat een negatieve invloed had op de inzichten in indirect uitgavenbeheer, goedkeuringen voor inkoopaanvragen en de ROI.
Binnen 12 maanden na de implementatie van Workday realiseerden we een besparing van 220% op ons doel en zagen we een ROI van 15% op onze projecten.
Chief Procurement Officer
Een geslaagde nieuwe implementatie.
Terwijl het procurementteam brainstormde over een oplossingsstrategie waar het personeel heil in zou zien, was de verwachting dat de verandering een uitdaging zou vormen. Na een uitgebreide analyse van workflows en pijnpunten, realiseerde The Met zich dat ze kosten konden besparen, meer controle over uitgavenbeheer en leveranciers konden krijgen en de efficiëntie van procurement konden verhogen door Workday Spend Management opnieuw te implementeren. Personeelsleden maakten al gebruik van de tool, wat betekende dat ze dus al bekend waren met de basisprincipes. Ze hoefden alleen bij te leren over veranderingen in automatisering en het managen van source-to-pay-processen tussen afdelingen. Daarnaast is Workday Spend Management eenvoudig te configureren, dus The Met was in staat om snel de procurement- en finance-uitdagingen aan te pakken.
Automatiseer finance- en procurementprocessen, van sourcing tot betalingen
Bied allesomvattende en aanpasbare inzichten en controles
Bied medewerkers één eenvoudig te leren systeem waarmee ze vertrouwd zijn
We namen onze basis onder de loep, waarbij we tools implementeerden die we niet eerder hadden gebruikt om het systeem te verbeteren en de bedrijfsprocessen aan te passen.
Chief Procurement Officer
De kunst van procurement.
Het managen van procurement om het museum met meer dan 2 miljoen kunstvoorwerpen te ondersteunen is een enorme onderneming. Een belangrijk onderdeel van de nieuwe implementatie bij The Met betrof het herstructureren van workflows om de procurement te centreren. Voor deze verandering was het nodig om werknemers meer te leren over procurement, de relevantie ervan en hoe Workday hen kon helpen efficiënter en effectiever te worden. Tiffany Sen, Chief Procurement Officer bij The Met, geeft aan: "We begonnen met een luistertour, veranderde onze aanpak en kwamen vervolgens met een nieuwe mission statement en nieuw procurementbeleid."
Ze planden virtuele koffiebijeenkomsten, conferentiegesprekken en één-op-één meetings in om te zorgen dat het personeel vertrouwd raakte met de functies en de waarde van het nieuwe proces inzag.
De naadloze integratie tussen verschillende Workday-systemen maakt het ook eenvoudiger om geautomatiseerde workflows bij verschillende afdelingen aan te maken. IT-personeel kan namelijk procurementrollen toewijzen en bepalen wie die workflows kan gebruiken en inkoopaanvragen kan goedkeuren. Dit beperkt niet alleen risico’s, maar het geeft personeel van The Met ook meer zelfstandigheid en selfservice-mogelijkheden voor het managen van aankoopaanvragen en -goedkeuringen. Het aanmaken van aangepaste rapporten en dashboards is nu eenvoudiger en het personeel heeft realtime toegang tot en inzicht in het procurementproces en de werking.
"We hadden een zeer open houding toen we begonnen met het herontwerp van ons procure-to-pay-proces, waarbij we ons richtten op rollen, goedkeuringen, beveiliging en rapportages", aldus Sen. "Workday was van vitaal belang voor het succes van onze procurementtransformatie, omdat we voor het eerst controles implementeerden die risico's beperkten – en procurement de kern maakten van alle sourcing- en betaalactiviteiten."
Toen ik bij Workday Rising® voor de eerste keer een procurementdashboard van Workday zag, zei ik tegen Nicole dat we dit absoluut ook moesten hebben."
Chief Procurement Officer
Het opstellen van nieuwe budget- en besparingsdoelen.
De nieuwe implementatie betaalt zich uit. Door hun source-to-pay-processen te standaardiseren en versnellen, overtrof The Met hun budget- en besparingsdoelen. Het museum had bijna 160 projecten in boekjaar 2020 en zag overal besparingen in alle categorieën. "Het eerste jaar dat we Workday Spend Management implementeerden, bespaarden we 220% van ons doel en zagen we een 15% ROI bij onze projecten", aldus Sen. "Het procurementproces hebben we ook van 29 naar 5 stappen teruggebracht, en het aantal goedkeuringen voor inkoopaanvragen van 12 naar 2 dagen.
The Met managet nu 80 procent van hun uitgavenbeheer met behulp van dashboards, rapportages en workflows. Dit omvat bestellingen van goederen en services voor displays, bijzondere evenementen, educatie, onderzoek en conserveringswerk. "Ons team van de crediteurenadministratie kan zich richten op waardevolle taken zoals cash management, verouderende facturen, masterrecords van leveranciers en diversiteitscertificering", aldus Sen.
Een geautomatiseerd cloudgebaseerd proces hielp bij het handhaven van stabiliteit op het moment dat The Met moest overschakelen naar werken op afstand toen het museum vorig voorjaar gesloten moest blijven. De kostenbesparing was ook belangrijk bij het navigeren van de huidige omstandigheden.
Wanneer mensen nieuwe uitdagingen tegenkomen, vragen ze ons of we misschien een betere manier kunnen vinden om hiermee om te gaan. Tot dusver zijn we nog geen probleem tegengekomen dat we niet met Workday hebben kunnen oplossen.
Procurement Operations Manager
Procurement verandert in een aanjager van groei.
"Workday heeft ons laten zien op welke gebieden de data in ons systeem in ons voordeel werken en op welke gebieden we moeten verbeteren", aldus Sen. "De Workday-applicaties helpen ons om slimmer te werken in plaats van harder." Het heeft de rol van het procurementteam veranderd van tactische operators naar strategische executives. Om up-to-date en getraind te blijven wat betreft Workday, heeft The Met deelgenomen aan gebruikersgroepen en het partnerprogramma voor ontwerpers. Verder netwerken ze regelmatig met Workday-werknemers en -klanten via de Workday-community.
Onlangs heeft het procurementteam van Workday een organisatieoverschrijdend project geleid om nieuwe partners te vinden voor reclame, restaurantservices, retaillogistiek, personeelsuniformen en speciale tentoonstellingen. Het museum werkte ook aan verschillende kapitaalconstructieprojecten en verbeteringsinitiatieven voor een betere bescherming van het personeel en de collectie.
"Sinds we onze processen met Workday hebben getransformeerd, begrijpen museumdirecteuren nu dat onze bijdragen niet alleen maar zorgen voor kostenbesparingen, maar ook waarde creëren", aldus Sen. "We helpen al onze collega’s ook met risicomanagement, procesefficiëntie, leveranciersmanagement, duurzaamheid en een uitgelijnde strategie, zodat we kunst tot leven kunnen blijven wekken in al onze galerijen, tentoonstellingen en evenementen door nieuwe ideeën en onverwachte verbindingen te onthullen."
We maken veel gebruik van Workday om extra efficiënt te worden via kunstmatige intelligentie, machine learning en robotgestuurde procesautomatisering.
Chief Procurement Officer
Gerelateerde content