Zoals de naam al doet vermoeden is TalkTalk een telecombedrijf en het behoort tot de grootste van het VK. Sinds het in 2010 is afgesplitst van Carphone Warehouse heeft het bedrijf zich ontwikkeld via een combinatie van autonome groei en acquisities. Naarmate TalkTalk groeide, ontstond er behoefte aan betere, snellere en efficiëntere manieren om met werknemers te communiceren en een betere werkervaring te creëren. Voordat Workday werd geïmplementeerd, stond de verouderde HR-technologie van het bedrijf dit echter in de weg.
Workday is de single source of truth voor alles wat met onze mensen te maken heeft.
Director of HR Operations and Resourcing
"We hadden een oud systeem met beperkte functionaliteiten en weinig mogelijkheden voor selfservice voor managers en medewerkers", aldus Kathryn Heywood, Director of HR Operations and Resourcing bij TalkTalk. Het bedrijf had te kampen met een verouderd werving- en selectiesysteem, dat een cruciaal onderdeel van het bedrijf vormde. Werknemers moesten meerdere handmatige processen voltooien om de meest routinematige HR-taken uit te voeren, en managers hadden weinig inzicht in de business.
"Ons doel was om een geweldige ervaring te creëren voor onze managers en medewerkers. We wilden onze gedeelde diensten uitbreiden door ze geavanceerde technologie te bieden waarmee ze de manier waarop ze over HR dachten konden veranderen."
TalkTalk heeft voor Workday gekozen vanwege hun uniforme systeem en de duidelijke blik op de business. "Workday biedt alle functionaliteiten die HR nodig heeft in één systeem. Je kunt alles tegelijk implementeren en hoeft geen gefaseerde aanpak te gebruiken als dat de voorkeur heeft", aldus Heywood.
"Het is erg op de eindgebruiker gericht. We wilden een geweldige gebruikerservaring creëren voor onze medewerkers en managers en dat is ons gelukt dankzij Workday", licht ze toe. "Het heeft ons ook geholpen bij het managen van recruitment via het HR-systeem, dat voorheen helemaal los stond. Het bood ons dus één systeem waarmee we alles konden doen."
TalkTalk koos voor een grootschalige implementatie waarbij ze binnen zes maanden voor 2500 werknemers tegelijkertijd Human Capital Management, Recruiting, Benefits, Compensation, Absence Management, Time Tracking en Talent Management uitrolden. Daarnaast vonden er dertien integraties naar externe systemen plaats, waaronder één integratie met ADP, het payrollsysteem van het bedrijf.
In no time geadopteerd.
Het duurde niet lang voordat de eerste positieve resultaten zichtbaar werden met Workday. Binnen een maand had 90 procent van de mensen zich aangemeld bij het systeem. Dit was ongekend. Binnen drie maanden daalde het aantal aanvragen bij het servicecentrum. Managers konden rechtstreeks de informatie raadplegen die ze nodig hadden en de mensen vonden wat ze nodig hadden dankzij de gebruiksvriendelijke Workday-interface.
Het resultaat is dat de HR-functie van TalkTalk nu strategischer en flexibeler is. Vóór Workday was HR een transactioneel proces dat bestond uit handmatige processen. Het fungeerde als een reactief in plaats van proactief systeem. HR spendeert nu 65 tot 70 procent van hun tijd aan het ontwikkelen van strategieën. Het implementeert en versterkt Centers of Excellence en is toonaangevend op het gebied van talent-, resource-, compensatie- en verandermanagement. "De technologie van Workday stelt ons in staat om proactief en op de toekomst gericht te zijn. Zo kunnen we spannende zaken zoals cultuur en gedragingen aanpakken en een geweldige werkplek creëren", aldus Heywood.
Het senior managementteam was snel enthousiast. "Onze CEO en het executive team omarmden Workday", zegt ze. "Toen we live gingen, vonden er verschuivingen plaats op het executive niveau. Onze CEO heeft al die verschuivingen in Workday gemanaged en er vervolgens een blog over geschreven. Door die betrokkenheid waren ook ander senior managers snel overtuigd."
Ze herinnert zich dat de integratie naar ADP ook succesvol verliep. "Workday is de single source of truth voor ADP Payroll. We behalen voortdurend een nauwkeurigheid van 99,9% en hebben zelfs de 100% bereikt."
Met de implementatie van Workday ging TalkTalk van zeven afzonderlijke HR-systemen naar slechts twee: Workday en ADP Payroll. De tools voor tijdregistratie, werknemersverlof, compensatie, secundaire voorwaarden en salarisverwerking bevinden zich nu allemaal op één plek. Zo ontstaat er één betrouwbare bron voor alle data die tientallen formulieren en spreadsheets overbodig maakt.
"Ik kan er nu van op aan dat we nauwkeurige data hebben", benadrukt Heywood. "Als we zien dat onze omzet 20% is in een bepaald onderdeel van onze business, dan vertrouwen we die data. Workday is de single source of truth voor alles wat met onze mensen te maken heeft."
De oplossing volgt veranderingen in het bedrijf.
Heywood ziet het voordeel in van de regelmatige Workday-updates omdat deze TalkTalk in staat stellen om Workday aan te passen aan de behoeften van het bedrijf. "We ontwikkelen het systeem voortdurend op basis van de updates die Workday uitbrengt, maar ook om het aan te passen aan onze business", legt ze uit. "Workday is een systeem dat voortdurend in ontwikkeling is en onze business verbetert."
Over de ervaring van de werknemers zegt Heywood: "Mensen kwamen naar ons toe om te vertellen hoe eenvoudig het is om iemand van het ene team naar het andere over te verplaatsen. Ze geven ook aan dat het fijn is om alles van een team op één plek terug te vinden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld de betaalgeschiedenis, prestatiebeoordelingen, LinkedIn-profielen, competenties en vaardigheden, aanwezigheidsgeschiedenis, bonusgeschiedenis en nog veel meer inzien. Het is gemakkelijk om alles op één plek te zien en te doen."
Een HR-systeem voor iedereen.
Heywood maakt als manager dagelijks gebruik van Workday. "Ik gebruik het eigenlijk voor alles", zegt ze. "Ik raadpleeg het dagelijks om vakantiedagen te controleren, nieuwe mensen aan teams toe te voegen, personeel over te verplaatsen of te zoeken, of als ik extra betalingen wil doen. Ik gebruik ook de dashboards om te begrijpen hoe dingen ervoor staan en naar trends te kijken. Ik maak gebruik van Workday om inzicht te krijgen in onze data en metrics voor de business voor te bereiden."
Ze vervolgt: "Workday is een zeer geavanceerd systeem. Als je het volledige potentieel ervan benut, transformeert het de ervaringen van medewerkers en managers. De oplossing levert hun het soort gebruikerservaring dat ze als consument gewend zijn, maar dan op het werk en voor alles wat met hun mensen te maken heeft."
Achteraf gezien is het duidelijk dat het van essentieel belang was om de buy-in vanuit het hele bedrijf te krijgen. Workday moet niet worden gezien als het zoveelste HR-project of de zoveelste HR-oplossing, maar als een systeem waarmee de hele business wordt ondersteund. "Dat is een fundamenteel verschil", aldus Heywood. "We hebben Workday geïmplementeerd als een systeem dat de business in staat stelt aan de verwachtingen van de werknemers te voldoen, niet als een HR-systeem voor HR."
Nigel Sullivan, Group HR Director bij TalkTalk, vat de impact van Workday samen. "Workday heeft een blijvend verschil gemaakt in de manier waarop we bij TalkTalk onze mensen managen. Ik beschrijf wat we gedaan hebben soms als het empoweren van onze werknemers zodat ze hun eigen loopbaan kunnen vormen. HR heeft geen absolute macht om de poortwachter te zijn van alle data van mensen, zoals vaak het geval is in een traditionele HR-managementomgeving", geeft hij aan. "Met Workday hebben onze mensen rechtstreeks, vanaf elk device en elke locatie 24/7 toegang tot hun informatie. Met hun managers zijn zij nu in staat te werken in een technologische omgeving die de gebruikerservaring biedt die we als consument gewend zijn. Het heeft ook geholpen bij het vrijmaken van hulpmiddelen, zodat het HR-team een meer strategische bijdrage kan leveren aan de rest van de business."