Met de slogan 'Tech Meets Sport' is Sport Alliance een complex bedrijf dat voorziet in de digitaliseringsbehoeften van meer dan 8000 sportscholen en andere sportorganisaties in heel Duitsland. Het uitgebreide servicepakket omvat cloudgebaseerde software voor het managen van sportscholen, uitgebreide mobiele apps, online ledenwerving en financiële services voor de fitnessbranche.
Sport Alliance is ontstaan uit de fusie van verschillende kleinere, gespecialiseerde bedrijven en is uitgegroeid tot een besloten vennootschap met eigen vermogen. Toen Chief Financial Officer Philipp Rusch in 2022 bij Sport Alliance in dienst trad, vond hij een bedrijf dat "in een sterk groeitraject zat, met een jaarlijkse omzetstijging van 15% tot 20% en daarbij verdere acquisitie nastreefde."
De complexiteit van snelle groei in goede banen leiden.
Toch ontdekte Rusch ook problemen die moesten worden aangepakt. "We vlogen vooruit dankzij de explosieve groei, maar voor onze finance- en HR-functies bracht dit grote uitdagingen met zich mee. Met name finance moest een transformatie ondergaan omdat het niet langer voldeed. Processen, structuur, personeelsbeheer, alles moest op de schop", aldus Rusch. "Daarbij was er geen operationeel budget dat een duidelijk beeld van de organisatie gaf."
Rusch besloot al snel dat Workday Adaptive Planning de benodigde kernfunctionaliteit bood om eerst de gewenste transformatie in finance te realiseren en daarna in de doorlopende functionaliteit te voorzien die het snelgroeiende bedrijf in de toekomst nodig zou hebben. "Ik besloot Workday Adaptive Planning in te zetten om zowel ons ondersteunings- als ons planningsprobleem op te lossen", aldus Rusch. "De situatie was zo urgent dat we het sales- en implementatietraject in recordtempo hebben doorlopen!"
We hebben het sales- en implementatietraject in recordtempo doorlopen.
—Philipp Rusch, CFO
'Minimaal invasieve' oplossing voor snelheid en gebruiksgemak.
De voornaamste reden waarom Rusch voor Workday Adaptive Planning heeft gekozen, was toch wel het intuïtieve karakter. "In medische termen is het 'minimaal invasief'. Met andere woorden, het biedt een analytische laag die je over het systeem legt, zodat je de ERP- of HR-systemen niet eens hoeft aan te raken", zegt Rusch.
Het intuïtieve karakter van Workday Adaptive Planning versnelde de implementatie voor Sports Alliance. "Ik moest een plan presenteren aan het bestuur, maar het zou nooit worden geaccepteerd als het niet stevig was verankerd in de organisatie, geen accountability bood en niet live en snel aanpasbaar was", zegt Rusch.
Rusch ondertekende het contract met Workday op 14 september 2022 en Workday Adaptive Planning werd op 21 oktober uitgerold voor de eerste planningsronde. "Het eerste budget dat in Workday Adaptive Planning was gemaakt, werd op 2 december vrijgegeven door de directie", zegt Rusch.
"En dat was nog niet alles. De actuals van januari werden ook met succes gerapporteerd. De vaart zat er echt goed in", voegt Rusch toe. "Maar dat moest ook wel, gezien de complexiteit van de omgeving waarin we opereerden. Dit was een ongelooflijk belangrijke prestatie voor het bedrijf."
Verbeterde transparantie en verantwoording.
Nadat het team het eerste budget van Sport Alliance met Workday Adaptive Planning had opgesteld, werd al snel duidelijk dat Workday ook de transparantie en verantwoording binnen het bedrijf versterkte.
"Ons bedrijf is bijzonder dynamisch, waardoor we het planningsproces moesten starten met bepaalde aannames en veronderstellingen", zegt Rusch. "In de praktijk blijken deze niet altijd te kloppen, vooral niet in zulke turbulente tijden, omdat de bedrijfsontwikkeling anders kan lopen dan verwacht."
Met Workday Adaptive Planning kon Rusch echter snel noodzakelijke aanpassingen doorvoeren om in te spelen op verdere inzichten. "Ik had het bestuur een nieuwe forecast beloofd in maart, samen met een goed bijgewerkt budget", zegt Rusch. "Deze werd op 9 april naar onze 25 afdelingshoofden uitgerold."
Rusch benadrukt de cruciale rol die Workday Adaptive Planning in het budgetteringsproces heeft gespeeld. Vóór de implementatie was het simpelweg niet mogelijk een nauwkeurig budget op te stellen dat echt geschikt was voor het beoogde doel", zegt Rusch. "Ik wil hierbij met name het geweldige team van onze implementatiepartner Kainos bedanken. We gingen haast meedogenloos op ons doel af, we wisten wat we wilden, en vroegen continu 'Wat is ons minimaal levensvatbare product?' Hun inzet was van begin tot eind voortreffelijk."
Vóór de implementatie van Workday Adaptive Planning was het simpelweg niet mogelijk een nauwkeurig budget op te stellen dat echt geschikt was voor het beoogde doel.
—Philipp Rusch, CFO
Verantwoordelijkheid delegeren voor het creëren van nauwkeurige scenario's.
Rusch hoopte ook dat Workday Adaptive Planning de afdelingshoofden van Sport Alliance in staat zou stellen volledige verantwoordelijkheid te nemen voor hun uitgaven.
"Om dat te doen, moeten ze exact weten wat hun budget is", zegt Rusch. "Ze moeten in staat zijn nauwkeurige scenario's te creëren, en dat is precies wat Workday Adaptive Planning voor hen en het bedrijf als geheel mogelijk maakt."
Rusch wil Sport Alliance op een unieke manier managen en met Workday Adaptive Planning kan dat. "Ik moet een duidelijke manier hebben om het budget met de werkelijke acties te vergelijken", zegt Rusch. "Verantwoording is voor mij heel belangrijk en ik wil de mogelijkheid hebben bevoegdheden volledig aan afdelingshoofden over te dragen. Dit stelt hen in staat te reageren met hun eigen budgetten. Ik pas die vervolgens dynamisch aan via Workday Adaptive Planning met behulp van een eenvoudige gebruikersinterface die we zelf beheren."
Rusch benadrukt ook de eenvoud die Workday Adaptive Planning in financiële planning introduceert. "Personeelsplanning is functiespecifiek. Dit betekent dat veranderingen in het personeelsbestand en salarissen eenvoudig op basis van individuele functies kunnen worden beheerd door naar geplande cohorten en aanstellingen te kijken", zegt Rusch. "Het is buitengewoon transparant en heeft het planningsproces enorm versoepeld."