Elke cent telt, vooral bij de overheid waar belastingen een groot deel uitmaken van agentschapsbudgetten. Daarom heeft de lokale overheid van Skagit County van de staat Washington gekozen voor Workday Adaptive Planning om 50 budgetten met 30 subbudgetten voor meerdere agentschappen te verbeteren. De overgang van papier naar digitaal verbeterde de controle over het budgetproces, verkorte de budgetcyclus met een hele maand en verbeterde de zichtbaarheid en forecasting. Daarnaast heeft Skagit County een model van hun ingewikkelde personeelsstructuur aangemaakt met meerdere loonstructuren, vakbondslidmaatschappen en pensioenpakketten. Workday Adaptive Planning bleek een essentiële financiële tool te zijn voor het bewegen door en voorbereiden op een veranderende economie.
Workday Adaptive Planning paste goed bij onze behoeften. We wilden de mogelijkheid krijgen om onze inkomstenbronnen in te zien en onze omzet en onkosten voor de toekomst te forecasten.
Budget and Finance Director
Uitdagingen.
- Wens voor een webgebaseerde vervanging voor papieren budgetproces
- Behoefte aan het vereenvoudigen van budgetproces, zowel voor finance- als non-finance-bijdragers
- Vereiste meer inzicht in inkomstenbronnen en forecasten van toekomstige omzet
Resultaten.
- 36% kortere budgetcyclus dankzij wegnemen van papieren budgetdistributie
- Meer inzicht in inkomstenbronnen en forecasten van toekomstige omzet
- Mogelijkheid om een ingewikkelde personeelsstructuur te modelleren waarin meerdere loonstructuren, vakbondslidmaatschappen en pensioenpakketten opgenomen zijn
Inleiding.
De overheidstak van Skagit County is een grote en diverse organisatie met meer dan 700 werknemers en een budget van $ 150 miljoen. Met meerdere diensten voor het district zoals wetshandhaving, een rechtssysteem, gezondheidszorg en administratieve voorzieningen, kent de organisatie gevarieerde en ingewikkelde behoeften. Als overheidsinstantie is Skagit County niet alleen verantwoordelijk voor het leveren van essentiële gemeenschapsdiensten, maar moeten ze ook voldoen aan een groot aantal juridische en fiscale regelgevingen.
De uitdaging.
Skagit County had elk jaar 50 verschillende budgetten die elk meer dan 30 subbudgetten bevatten. Veel budgethouders waren afkomstig uit het rechtssysteem, de gezondheidszorg en de wetshandhaving, en hadden geen financiële achtergrond. Daarom spendeerde het financeteam maanden aan het draaien van rapportages, maken van kopieën en leveren van papieren rapporten aan de budgetbijdragers.
De budgetindiening van elke bijdrager bevatte de historische actualsdata, het budget van het huidige jaar en een zesmaandelijkse voorspelling van onkosten. Daarnaast dienden mensen aanvragen voor het budget van het komende jaar in, waaronder nieuwe programma’s of extra personeel. Het financeteam verzamelde deze rapporten en voegde handmatig de data in hun financesysteem in voordat de budgetafdeling uiteindelijk het plan kon opstellen. Dit proces kostte van begin tot eind meer dan elf weken vanaf het punt dat de rapporten werden gedistribueerd.
"De staatswet verplicht ons dat we beschikken over budgetcontrole. De wet vertelt ons dat we het budget niet mogen overschrijden en dat we in staat moeten zijn om de budgetdata in ons financesysteem te laden", aldus Trisha Loque, Budget and Finance Director van Skagit County. "Voor ons oude proces moesten we papieren rapporten van ons financesysteem afdrukken zodat we ze konden distribueren aan belangrijke bijdragers. Dit koste onze organisatie talloze werkuren. Daarnaast was het een inefficiënt en ineffectief mechanische voor het managen van ons ingewikkelde budget."
"Door Workday Adaptive Planning te implementeren en ons proces online uit te voeren, hebben we het handmatig invoeren van data en papieren distributie weggenomen, onze budgetcyclus met een hele maand verkort en een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld bespaard."
De oplossing.
Na het evalueren van een aantal andere applicaties, koos Skagit County voor de Workday Adaptive Planning Business Planning Cloud vanwege de krachtige functionaliteiten en functies, in combinatie met het totale kostenplaatje dat uitstekende waarde bood. Ze stelden de Software-as-a-Service (SaaS)-aanpak op prijs, omdat het geen IT-middelen of de aanschaf van extra hardware vereiste tijdens een toch al moeilijk budgetjaar. Daarnaast koste het implementeren van Workday Adaptive Planning minder tijd en de gebruiksvriendelijkheid ervan, zoals de Excel-achtige functionaliteiten, zorgde voor een eenvoudige gebruikerstraining en -adoptie.
"Workday Adaptive Planning voldeed zeer goed aan onze behoeften. We wilden de mogelijkheid krijgen om onze inkomstenbronnen in te zien en onze omzet en onkosten in de toekomst te forecasten", herinnert Logue zich. "Een van de belangrijkste functies die Workday Adaptive Planning bood, was de mogelijkheid om een ingewikkelde personeelsstructuur te modelleren bestaande uit 700 medewerkers met verschillende start- en einddatums, 13 verschillende vakbonden, meerdere loonstructuren, fulltime en parttime medewerkers, medewerkers in loondienst en medewerkers op uurbasis en drie verschillende pensioenpakketten."
De resultaten.
"Het was heel fijn om met het professionele serviceteam van Workday Adaptive Planning te werken. Ze dachten altijd goed na over hoe een probleem moest worden aangepakt voordat ze bij ons terugkwamen met een zorgvuldig uitgedachte oplossing. Er waren geen obstakels bij de implementatie. De applicatie was eenvoudig om te implementeren en leren. Daarnaast was de klantenondersteuning geweldig en altijd beschikbaar om mogelijke vragen te beantwoorden", aldus Logue.
"Tijdens ons eerste budgetproces waarbij we gebruikmaakten van Workday Adaptive Planning, konden we zien wie hun budgetdata had ingevoerd en wie niet. Het was eenvoudig om een specifiek datapunt te vinden of een vraag te beantwoorden door de rapportages in te kijken", herinnert Logue zich. "Door Workday Adaptive Planning te implementeren en dit proces online uit te voeren, hebben we het handmatig invoeren van data en papieren distributie weggenomen, onze budgetcyclus met een hele maand verkort en een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld bespaard."
Skagit County beschouwt Workday Adaptive Planning nu als een essentiële applicatie waarmee ze forecasts kunnen voorbereiden en what-if-analyses uit kunnen voeren tijdens deze turbulente economische tijden. Met de mogelijkheid om te plannen voor verschillende financieringsscenario’s kan Skagit County een zichtbaarheidsniveau en controle over uitgaven onderhouden die voorheen alleen aan de hand van Excel-worksheets beschikbaar voor hen was.
Door Workday Adaptive Planning te implementeren en dit proces online uit te voeren, hebben we het handmatig invoeren van data en papieren distributie weggenomen, onze budgetcyclus met een hele maand verkort en een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld bespaard.
Budget and Finance Director