SiteMinder biedt een toonaangevend platform voor het acquireren van hotelgasten. De technologische pionier stelt hotels van over de hele wereld in staat om online in contact te treden met hun gasten, op elke plaats en op elk moment van hun reis.
Na bijna tien jaar opschalen van hun Software-as-a-Service (SaaS)-business realiseerde SiteMinder dat hun eigen systemen en processen het internationale, gediversifieerde bedrijfsmodel niet langer ondersteunen. "Wanneer een snelgroeiend bedrijf snel uitbreidt naar andere landen, voert elk kantoor vaak zijn eigen administratie. Uiteindelijk hadden we een ingewikkeld stelsel van meer dan 1500 verschillende accounts", zegt Global Finance Director Nick Glass.
Uitdagingen.
Het bedrijf worstelde ook met de op Excel gebaseerde handmatige consolidaties, er was geen workflow voor de goedkeuring van onkosten en de beperkingen van coderingssegmenten maakten het onmogelijk om bedrijfsbrede inzichten te krijgen. "Het was moeilijk om te zien hoe de business daadwerkelijk presteerde, vooral vanwege snel veranderende wisselkoersen."
De maandafsluiting duurde bijna 20 dagen omdat de verwerking handmatig gedaan moest worden. Dit was frustrerend voor het team van getalenteerde finance professionals die hun tanden wilden zetten in meer strategische problemen, zoals het zoeken naar omzetkansen.
De daaruit voortvloeiende inefficiënties, de beperkingen voor onze talenten en het gebrek aan kostenverantwoording en inzichten beperkten onze groei. Nick maakte zich ook zorgen over het gebrek aan workflows, wat het risico op fraude vergrootte. "We wilden automatisering, structuur en meer controle."
Waarom Workday?
Als SaaS-bedrijf was de softwarekeuze van SiteMinder niet alleen gericht op het product, maar ook op het kiezen van een betrouwbaar bedrijf waarmee ze in de juiste richting konden evolueren. Nick leg uit: "Je krijgt met SaaS regelmatig updates. Het gaat niet alleen om de functionaliteiten die het bedrijf op dit moment biedt. Het is belangrijker dat het bedrijf dat in de toekomst doet op een manier die voor jou werkt, op het moment dat je het nodig hebt. We wilden automatisering, structuur en meer controle en met Workday Financial Management zouden we dat bereiken."
"We wisten zeker dat Workday samen met ons zou groeien, innoveren en veranderen. Ik had eerder met ze samengewerkt en elke keer dat we een probleem ondervonden, luisterden ze en haalden ze snel de juiste mensen erbij. Uiteindelijk is dat de reden dat we voor Workday als partner hebben gekozen. Ze helpen ons om problemen op te lossen en het project over de streep te trekken."
Workday biedt ons veel agility en de mogelijkheid om de business snel op te schalen.
Global Finance Director
Met vertrouwen beslissingen nemen.
Elk bedrijfsonderdeel van SiteMinder genereert nu met behulp van de selfservice tools van Workday hun eigen rapporten, die op elk device toegankelijk zijn. Zakelijke gebruikers kunnen vanaf de top line onbeperkt in- en uitzoomen op data waardoor ze meer inzicht krijgen in de inkomsten en winstgevende activiteiten. Dashboards zijn aangepast aan individuele afdelingsbehoeften, waardoor informatie goed verteerbaar wordt. De CEO heeft volledige toegang tot alle cijfers, terwijl individuele cost center managers alleen de KPI's en metrics zien die voor hun afdeling relevant zijn.
In het nieuwe systeem hebben budgethouders meer verantwoordelijkheid en is het kostenmanagement verbeterd. Budgetten zijn gekoppeld aan daadwerkelijke cijfers waardoor er betere beslissingen genomen worden over toekomstige uitgaven.
Het financeteam heeft controle gekregen over activiteiten in meerdere valuta's. Gebruikmakend van zeven verschillende valutakoersen worden aanzienlijke efficiënties gegenereerd.
We verbeteren Reporting voortdurend om nog beter te voldoen aan de behoeften van de business en om onze inzichten verder te verrijken. Het is geweldig om te zien hoe mensen zich op Workday storten voor hun eigen analyses.
Global Finance Director
Meer tijd en betere controle.
Met een vereenvoudigd administratiestelsel, realtime consolidatie en volledig geautomatiseerde crediteurenadministratie heeft SiteMinder de benodigde 20 dagen voor de maandafsluiting met de helft verminderd. Het financeteam hoeft niet langer handmatig achter goedkeuringen van onkostendeclaraties aan te gaan. Het systeem is volledig geautomatiseerd. Werknemers uploaden foto's vanaf hun telefoon en volgen zelf de status van hun declaratie.
Het financeteam gebruikt de extra dagen - waaronder een tijdsbesparing omdat afdelingen zelf hun rapporten bouwen - om strategisch te partneren met de business.
Nu we onze maandafsluiting binnen de helft van de tijd afronden, snel op inzichten reageren en tijdig van koers veranderen is er een sneeuwbaleffect ontstaan.
Global Finance Director
Uitgebreide beveiliging en audit.
Workday heeft audits radicaal veranderd voor SiteMinder. "Onze auditors beschikken nu over eigen inloggegevens, waardoor ze zelf op zoek gaan naar informatie," vertelt Nick. Controle en governance is in de kern van Workday ingebouwd waardoor we de beveiliging verhogen en meer controletests mogelijk maken. De controle en verantwoording is ook verbeterd omdat Workday een duidelijke, time-stamped audit trail produceert voor elke goedkeuring.