De voorbijgangers die op een zomerdag in 2001 bij een hotdogkar op Madison Square Park in Manhattan stopten, hadden geen idee dat deze kar het begin van een internationaal fenomeen was. Sindsdien blijft Shake Shack mensen verrassen. In 2004 maakte de hotdogkar plaats voor een vaste kiosk en zo ontstond Shake Shack.
Het aantal Shake Shacks blijft in hoog tempo groeien, zowel in de VS als in de rest van de wereld. Iedere locatie is een knipoog naar de sfeer van het klassieke hamburgertentje langs de weg en er blijven nieuwe versies van oude klassiekers op het menu verschijnen. Shake Shack staat bekend om zijn uitstekende hamburgers, bevroren custard en shakes die zijn gemaakt van verse, lokale ingrediënten. De foodies van vandaag kunnen er geen genoeg van krijgen. Er zijn nu meer dan 300 Shake Shack-locaties, van Kansas City tot Londen en Shanghai.
Vóór Workday moest het accountingteam elke journaalpost die in het systeem werd ingevoerd printen en fysiek ondertekenen. Nu dat proces is geautomatiseerd, scheelt dat een hoop verwerkingstijd.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Snelle groei en kinderziekten.
In 2015 ging Shake Shack met succes naar de beurs. De snelle groei vormde een uitdaging voor de bescheiden financiële afdeling van de organisatie, evenals de extra rapportage- en auditvereisten van de recente beursnotering, waaronder compliance met Sarbanes-Oxley (SOX).
Het financeteam was voor het opstellen van budgetten, rapporten en forecasts afhankelijk van verschillende, vaak op papier gebaseerde systemen die stamden uit de beginperiode van de organisatie. De kwartaalafsluiting duurde meer dan 10 dagen. En van de ruim 200 controles moest het merendeel handmatig worden uitgevoerd. Deze taken varieerden van maandelijkse bankreconciliaties tot de beoordeling en goedkeuring van facturen.
Interne auditors moesten van elke afdeling handmatig data verzamelen, waaronder rekeningsaldi en journaalposten, om externe auditors het juiste materiaal te verstrekken. En het snelgroeiende personeelsbestand betekende dat Shake Shack ook een HR-systeem nodig had dat met hen mee kon groeien.
Duidelijkere forecasts en snellere budgettering.
Shake Shack-teams voeren budget- en forecastcycli uit in Workday Adaptive Planning voor een nauwkeurigere en efficiëntere forecasting van inkomsten en uitgaven, afschrijving van apparatuur en een snellere budgetcyclus.
Alle kostenplaatsmanagers maken gebruik van Workday Adaptive Planning voor het opstellen van forecasts. "Workday Adaptive Planning biedt ons bedrijf enorme meerwaarde dankzij de kracht van informatie, zodat we betere beslissingen kunnen nemen", aldus Brian Seely, Senior Director of Enterprise Systems & Solutions bij Shake Shack.
Workday Adaptive Planning is ook van onschatbare waarde om sneller managementrapportages op te kunnen stellen.
Workday Adaptive Planning heeft ons bedrijf een buitengewone meerwaarde gegeven met de kracht van informatie, zodat we betere beslissingen kunnen nemen.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Een extra portie feilloze audits.
Nu het interne auditteam van Shake Shack dankzij Workday toegang heeft tot de financiële data van het bedrijf, kan het snel en rechtstreeks vanuit het systeem audit trails maken. Ze hoeven niet meer elke afdeling te vragen om door grote hoeveelheden papierwerk te ploegen. "Vroeger moesten we mensen om rekeningsaldi en journaalposten vragen", aldus Jessica Kast, Senior Manager Internal Audit bij Shake Shack. "Met Workday kunnen we nu alles zien wat we nodig hebben zonder de hulp in te roepen van anderen."
Brett Cohen, Internal Audit Manager bij Shake Shack, bevestigt dat voordeel: "Vanuit een controleperspectief kunnen we Workday gebruiken zonder ons zorgen te maken over ontbrekende of achterstallige zaken. We kunnen inzoomen op aankopen om de betaalwijze en de goedkeurder te bekijken. Zo kunnen we het rapport opstellen, aan onze auditors geven en veel sneller steekproeven uitvoeren."
Vroeger moesten we mensen om de rekeningsaldi en journaalposten vragen. Met Workday kunnen we nu alles zien wat we nodig hebben zonder de hulp in te roepen van anderen.
Senior Manager of Internal Audit
Het geheime ingrediënt.
Shake Shack schrijft de uitbreiding van hun Workday-expertise toe aan een reeks ondersteunende services, waaronder Workday Application Management Services (Workday AMS), geleverd door Deloitte, en een reeks aanvullende resources uit de Workday Community.
"Workday AMS-ondersteuning van Deloitte helpt ons enorm bij onze dagelijkse activiteiten", aldus Seely. "En we spitten allemaal de video's en presentaties van de Workday-community door om extra kennis te vergaren."
Uiteindelijk helpen al deze voordelen Shake Shack op duurzame wijze te blijven groeien. "Al met al heeft Workday ons bedrijf een hoop voordelen opgeleverd in de vorm van een toolkit waarmee we onze processen stroomlijnen, tijd besparen en veel duidelijker inzicht krijgen in onze financials", concludeert Seely.