Het internationale engineeringbedrijf Sandvik wilde afstappen van de traditionele, top-down communicatiestijl die bij veel grote ondernemingen gebruikelijk is. In plaats daarvan zochten ze een meer werknemersgerichte werkwijze, waarbij werknemers gehoord worden en informatie probleemloos van de frontlinie naar de C-suite stroomt. Het belangrijkste was dat Sandvik werknemers buiten het kantoor wilde bereiken en hen op dynamische en aantrekkelijke wijze toegang wilde geven tot informatie en learningprogramma's.
Sandvik koos voor Workday Journeys om de gewenste bedrijfscultuur te helpen creëren. Hoewel het oorspronkelijke doel de onboarding van werknemers was, realiseerde Sandvik zich al snel dat Journeys extra voordelen bood die inzetbaar waren om initiatieven voor employee engagement en bredere organisatiedoelen vorm te geven.
Sandvik wilde samenwerking bevorderen en de informatiestroom omkeren, zodat de standpunten van eerstelijnsmedewerkers de besluitvormers zouden bereiken. Het bedrijf zag ook dat Journeys kon helpen om de implementatie van nieuwe tools en strategieën te stroomlijnen en tegelijkertijd de betrokkenheid bij trainingen en activiteiten te verhogen.
Sandvik gaat verder dan onboarding.
Met Journeys creëerde Sandvik op maat gemaakte trajecten voor nieuwe medewerkers, waarbij ze door verschillende taken werden geleid met informatie die relevant was voor hun functie en voor het bedrijf.
We wilden de algehele betrokkenheid verbeteren en beseften dat Workday Journeys ons zou helpen deze bredere organisatiedoelen te bereiken. Het is een waardevolle tool die verder gaat dan onboarding.
Workday Solution Architect
Sandvik benutte een presentatieprogramma om het bedrijf te helpen het werknemerstraject effectief in kaart te brengen en de samenwerking met ontwerppartners te verbeteren door interactieve elementen op te nemen, zoals hyperlinks, video's, verhalen, illustraties en cursussen.
Werknemersparticipatie vijf keer zo groot met Workday Journeys.
Sandvik wilde Journeys allereerst strategisch afstemmen op een open inschrijvingsperiode voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor de workforce in het Verenigd Koninkrijk. In 2022 was de interesse gering met minder dan 60 van mogelijk 1000 deelnemers. Met Journeys wilde Sandvik werknemers op aantrekkelijke en toegankelijke wijze uitgebreide informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden bieden.
Het resultaat? In 2023 zag Sandvik een vervijfvoudiging van het aantal inschrijvingen, waarbij de deelname van werknemers steeg van één op de twintig naar één op de vier.
Verandering presenteren in de vorm van persoonlijke trajecten.
Workday Journeys maakte ook deel uit van een breder initiatief voor verandermanagement bij Sandvik. Het bedrijf heeft Workday Peakon Employee Voice geïntegreerd, het intelligente luisterplatform van Workday, en een traject ontwikkeld gericht op het opleiden en betrekken van werknemers bij het veranderingsproces. De campagne attendeerde werknemers op komende veranderingen via e-mail, aankondigingen op het intranet en geplande groepssessies met werknemers. Journeys leverde content via presentaties, video's en links, ondersteund door content van Peakon Employee Voice.
Sandvik gebruikte bepaalde voorwaarderegels om trajecten te creëren toegespitst op individuele werknemers en hun betrokkenheid bij het veranderingsinitiatief. Dankzij deze aanpak kregen alle werknemers relevante informatie en ondersteuning om de nieuwe tool te gebruiken voor dagelijkse taken. Het Peakon Employee Voice-traject werd verspreid onder meer dan 39.000 werknemers. Tot nu toe heeft ongeveer 30% het traject afgerond, en zijn er nog 1632 werknemers mee bezig.
Dit traject is nu geïntegreerd in de bedrijfsprocessen voor werving en functiewijziging en helpt Sandvik om individuele werknemers via bedrijfsprocesmeldingen op de hoogte te houden.
Automatisering via Workday Peakon Employee Voice bespaart tijd en biedt werknemersinzichten.
Sandvik gebruikte Peakon Employee Voice om realtime inzichten te krijgen in de zorgen, prioriteiten en betrokkenheid van alle werknemers. Regelmatige surveys stelden Sandvik in staat het werknemerssentiment consistenter te analyseren en meer te weten te komen over de effectiviteit van bedrijfsinitiatieven en -prioriteiten. Data worden gepresenteerd in gebruiksvriendelijke dashboards, zodat de zichtbaarheid toeneemt en er een manier ontstaat om actie te ondernemen en zorgen van werknemers aan te pakken.
Het uitvoeren van surveys en het verzamelen van data verliep voorheen grotendeels handmatig. De automatisering stelde ons in staat de administratieve druk op het HR-team aanzienlijk te verminderen.
HR Technology Expert
Dankzij Workday Peakon Employee Voice kon Sandvik de resultaten uitsplitsen op basis van demografie, land of regio. Belangrijke voordelen gezien de omvang en reikwijdte van het bedrijf. Sandvik heeft de integratie tussen Workday en Peakon Employee Voice geautomatiseerd, waardoor de werkdruk voor HR afnam en ruimte ontstond voor specifieke kansen en mogelijke actiepunten. Zo kan HR zich concentreren op de belangrijkste aandachtsgebieden.
Creëer een cyclus van continu luisteren.
Sandvik was geïnteresseerd in data die hen zouden helpen om actie te ondernemen en de zorgen of problemen van werknemers aan te pakken. Met Peakon Employee Voice en Workday creëerde Sandvik een cyclus van continu luisteren, wat managers in staat stelt om zich op de behoeften van hun team te concentreren en administratieve rompslomp te verminderen.
Werknemers vullen surveys in en het systeem levert inzichten over de sterke en eventuele minder sterke punten van het bedrijf. Vervolgens gaat het proces over in een dialoog, waarbij werknemers een vertrouwelijk gesprek kunnen voeren binnen de tool. Deze privégesprekken kunnen leiden tot een teamvergadering waarbij een manager het probleem ter sprake brengt en openlijk mogelijke oplossingen bespreekt. De laatste stap is het gezamenlijk creëren en implementeren van acties.
Opmerkingen (comments) zijn een belangrijk aspect van continu luisteren. Vaak komen hierdoor problemen aan het licht die anders onopgemerkt zouden blijven en niet zouden worden aangepakt. Sandvik ging in september 2023 live met Peakon Employee Voice en in de eerste negen maanden werden 78.000 opmerkingen door managers erkend, 23.000 antwoorden gedeeld en meer dan 1000 acties gecreëerd.
"De beste manier om mensen aan te moedigen de survey in te vullen, is door verandering te stimuleren en resultaten te boeken", zegt HR Technology Expert Andrew Nalian. "Dus hoe meer je met acties werkt, hoe meer mensen zien wat er gebeurt op basis van de feedback die ze geven, en hoe groter de kans is dat ze in de toekomst feedback zullen geven", voegt Nalian toe.