Rubrik is een wereldwijd opererende leverancier van cloudoplossingen voor datamanagement en dataprotectie. Het bedrijf groeit snel: in vier jaar tijd is het aantal werknemers gestegen tot 1500. Het bedrijf had eerder gekozen voor Workday Human Capital Management om de employee experience te verbeteren, om executives meer inzicht in de organisatie te geven en om de druk op HR te verlichten.
Vóór Workday belemmerde de handmatige planning de wendbaarheid van de organisatie, wat net zo essentieel is voor succes. Het bedrijf voerde de strategische planning nog steeds uit via spreadsheets. Dit resulteerde in gefragmenteerde data en moeizame samenwerking. Dit maakte het ingewikkeld om actief te plannen voor groei.
Aanvankelijk gebruikte Rubrik Workday Adaptive Planning alleen voor de financiële planning. Maar nadat het had geholpen om kwartaalafsluitingen terug te brengen van drie maanden naar slechts zeven dagen, breidde Rubrik het gebruik van Workday Adaptive Planning uit naar personeels-, verkoop- en vraagplanning.
Er zijn nieuwe kansen voor samenwerking tussen de afdelingen ontstaan en de prestaties zijn verbeterd. Met een nieuwe basis voor planning op basis van consistente, realtime data wilde Rubrik de planningsprocessen nog verder versnellen door het ontwikkelen van integraties met systemen van derden met Workday Adaptive Planning.
Dit stelde de organisatie in staat om ook de planning voor finance, operations, sales, demand, personeelszaken en IT te automatiseren. Rubrik-teams produceren nu een volledige balans en resultatenrekening met data die continu, kwartaal na kwartaal binnenstromen, zodat de Quarterly Business Reviews (QBR's) nu gehouden worden op basis van actuele informatie. De planning is efficiënter en nauwkeuriger geworden en de eis van de CFO om te kunnen afsluiten in drie dagen is bereikt.
Met meer wendbaarheid en een compleet beeld van de hele organisatie kan Rubrik beter inspelen op markttrends en sneller beslissingen nemen. Dit wordt ondersteund door up-to-date managementrapportages en gepersonaliseerde analytics.
Uitdagingen.
Ongeldige data belemmerde de besluitvorming.
Er was weinig vertrouwen in de data van de periodieke financiële verslaglegging en het jaarlijkse operationele plan, waardoor het management zich onzeker voelde bij het nemen van belangrijke beslissingen of bij het uitbrengen van verslag aan de raad van bestuur.
Spreadsheets belemmerden de personeelsplanning.
Met de snelle groei en het feit dat personeel een van de grootste kostenposten voor een softwarebedrijf is, had Rubrik een nauwkeurigere en efficiëntere manier nodig dan spreadsheets om de groei bij te houden en de personeelskosten in realtime te plannen.
Moeilijk om salesregio's te bepalen.
Het proces om een grote, multidimensionale dataverzameling te gebruiken voor het bepalen van de meest optimale verkoopregio's verliep moeizaam met spreadsheets.
Gebrekkige data-integriteit resulteerde in beperkt inzicht in voorraden.
De vraagplanning en het kostenbeheer van hardwarezendingen van derden kwamen in gevaar door problemen met versiebeheer en onnauwkeurige spreadsheets. Hierdoor wat het onmogelijk om de omvang van deze kosten te bepalen.
Ik denk dat de implementatie van Workday Adaptive Planning een belangrijke stap voorwaarts is geweest voor ons bedrijf. Het automatiseren van planning, door het hele bedrijf heen, legt een stevige basis voor groei.
Vice President IT Business Applications
Resultaten.
Het automatiseren van realtime data ontsluit organisatorische wendbaarheid.
Met Workday, dat altijd en overal veilig toegang biedt tot realtime data, kan Rubrik bedrijfsbreed plannen in samenspraak met verschillende teams, van finance tot operations. Als gevolg is het proces voor kwartaalrapportages veel efficiënter en nauwkeuriger geworden, waardoor het financeteam consistente QBR's kan houden en voldoet aan de eis van de CFO voor een driedaagse afsluiting.
Datavisualisatie zorgt ervoor dat de personeelsbehoeften afgestemd zijn op groei.
Door te plannen voor alle personeelskosten op één plek binnen Workday kan Rubrik forecasts maken voor de kosten van de (toekomstige) headcount, inclusief reiskosten, bonusberekeningen en loonsverhogingen. Dankzij de gedetailleerde rapportages heeft Rubrik een perfect beeld van de uitgaven.
Intuïtieve regio-indeling.
Met de visuele indeling in het dashboard van Workday Adaptive Planning wordt wat ooit een wirwar van regio's in een spreadsheet was nu overzichtelijk getoond in een heatmap-stijl GeoMap voor regio-indelingen. Dankzij de mogelijkheid om what-if-analyses uit te voeren kunnen accounts verplaatst worden naar verschillende regio's om onmiddellijk de impact te meten.
Optimale demandplanning vermindert de voorraadkosten.
Voorraadniveaus en kosten worden nu in realtime door het operationele team bewaakt, terwijl maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse forecasts voor vraag- en voorraadplanning het management beter ondersteunt bij het nemen van beslissingen.