Rolls-Royce is een van 's werelds meest vooruitstrevende bedrijven. Het is technologisch toonaangevend op complexe markten als burgerlijke lucht- en ruimtevaart, defensie en energiesystemen.
Die omvang en diversiteit zijn niet zonder nadelen, met 42 aparte payroll-loonlijsten in de internationale organisatie. Dit zorgde lange tijd voor uitdagingen bij het analyseren van de echte personeelskosten, die altijd eerder op gemiddelden gebaseerd waren in plaats van op precieze data. Dit leidde op zijn beurt tot aanmerkelijke verschillen tussen geschatte en werkelijke kosten.
De behoefte aan nauwkeurige informatie werd bedrijfskritiek toen de impact van COVID-19 op de markten van het bedrijf tot een enorme herstructurering leidde om de kosten te drukken en synergie te creëren. What-if-scenario's waren niet langer genoeg. Precisie was essentieel.
Workday is bij Rolls-Royce veel meer dan een HR-systeem. Het is een zakelijke tool om de business te informeren, inzichten te verschaffen en enkele van onze kenmerkende processen te managen.
Transformation Director, Global Business Services
Zichtbaarheid is cruciaal voor managementcapaciteiten.
Marcus Millership, Transformation Director in Global Business Services, de gecentraliseerde strategie- en financefunctie bij Rolls-Royce, stelt: "Personeel is de grootste kostenpost voor de business, en totale zichtbaarheid is cruciaal voor het managen van de organisatie." Millership en zijn team, die een oplossing moesten zoeken voor de nauwkeurigheidskwestie bij HR, keken naar veel verschillende systemen voordat ze voor Workday Prism Analytics kozen.
100% geautomatiseerde rapportages over headcount en totale personeelskosten zorgen nu voor volledige nauwkeurigheid en verminderen de budgetvarianties met miljoenen ponden, maar dat is niet alles. Het heeft ook tot een ongekende samenwerking tussen HR en finance geleid, waardoor finance Workday Prism Analytics zelfs voor zijn eigen doeleinden heeft geïmplementeerd.
"Tot nu toe kunnen we zeggen dat Workday Prism Analytics ongetwijfeld de juiste keuze was", zegt Millership. "Zonder Workday was de COVID-crisis een stuk moeilijker geweest. De nieuwe mogelijkheden die we nu hebben zijn echt indrukwekkend."
Nieuwe precisie maakt een einde aan budgetvarianties.
Het integreren van data van duizenden werknemers wereldwijd in meerdere payroll-loonlijsten heeft de varianties bij het berekenen van headcountbudgetten drastisch verminderd. Als gevolg kunnen managers nu vertrouwen op de data waarop ze hun beslissingen baseren.
Marcus Millership legt uit: "Er is geen enkele behoefte meer aan de aannames die onze budgetteringsprocessen in het verleden parten hebben gespeeld. Nu kunnen we de echte kosten in Workday invoeren, die cijfers afstemmen tegen onze organisatieniveaus en op basis hiervan veel nauwkeuriger en preciezer te werk gaan. In het huidige klimaat is dit bijzonder belangrijk om de kosten te drukken."
Betrouwbare data is essentieel voor herstructurering.
Betrouwbare data was met name van belang tijdens de herstructurering die ervoor zorgde dat Rolls-Royce uit de pandemie kwam als een wendbaardere organisatie die groeikansen beter kan identificeren en benutten.
Millership licht toe: "Volledig inzicht in onze kostenstructuur en geconsolideerde, nauwkeurige informatie in één systeem met snelle en eenvoudige updates en extractie zijn zeer waardevol geweest. Duidelijk zicht op ons personeelsbestand en efficiënte budgetplanning zijn essentieel, en die mogelijkheden hebben we nu."
Finance en HR werken samen aan inzichten en actie.
"Volgens finance is Workday een 'single source of truth' voor personeelsdata en moeten we het gebruiken om de personeelskosten te managen", zegt Millership.
"Dat is mooi! Afstemming over die ene databron is essentieel voor vooruitgang terwijl we bouwen aan een volledig duurzame toekomst op basis van nieuwe technologieën. In die toekomst zal het essentieel zijn om data uit de hele organisatie in één systeem te gebruiken."
"Daarom richten we ons nu op de strategische waarde van het platform."