Regent’s University London is de enige onafhankelijke non-profituniversiteit van Londen. De universiteit heeft Workday Adaptive Planning gebruikt om een model met doorlopende planning te implementeren met een gestandaardiseerd system of record voor financiële prestaties. Uiteindelijk heeft dit een sterker gevoel van eigenaarschap van financiële prestaties voor hun budgethouders opgeleverd. Regent’s University London is momenteel uitvoerige forecasts voor de lange en korte termijn aan het uitvoeren om alle drijfveren te achterhalen die met de toekomstige financiële gezondheid van de universiteit te maken hebben.
Met meer flexibiliteit om ons aan te passen aan veranderlijke omgevingen waar de opleidingssector uit bestaat, krijgen we de controle over onze financiële toekomst.
Finance Director
Uitdagingen.
- Onvermogen om planning- en budgetdata van zeven scholen en ca. 50 kostenplaatsen samen te voegen.
- Wantrouwen in de nauwkeurigheid van de data voor het achterhalen van betekenisvolle inzichten
- Beperkte mogelijkheid tot forecasts
Resultaten.
- Meer controle over proces van financiële planning met nauwkeurige en actiegerichte data
- Snellere en efficiëntere planning en analyse waarbij alle budgethouders worden betrokken
- Betere mogelijkheden voor besluitvorming met betrekking tot cashflow op de korte en lange termijn voor een betere studentenervaring
Regent’s University London is de enige onafhankelijke non-profituniversiteit van Londen. Terwijl niet-onafhankelijke universiteiten subsidie van de overheid ontvangen, is het collegegeld dat Regent’s University London van studenten ontvangt de enige inkomstenbron voor alles van cursussen tot huisvesting en catering. De universiteit staat dan ook onder grotere financiële druk dan andere instellingen voor hoger onderwijs in het VK.
De financiële afdeling van de universiteit moet een hoogwaardige studentenervaring zien te financieren, waarbij rekening moet worden gehouden met tal van metrics en factoren die gebalanceerd en gebudgetteerd moeten worden. Het bestaande systeem voldeed niet meer aan de verwachtingen, wat betekende dat het team een FP&A-systeem nodig had dat de samenvoeging en analyse van budget- en performance management-data vereenvoudigde.
Het samenvoegen van complexiteit.
Regent’s University London werkte met Clear Plan, de partner van Workday Adaptive Planning, om een budgetmodel te bouwen die aan de behoeften voldeed van de multidisciplinaire campusgemeenschap van de universiteit die actief is op zeven scholen. De integratie van bestaande rekeningstructuren en het leveren van instructiesessies hielp bij een snellere implementatie en leerde budgethouders over de voordelen van deze nieuwe aanpak. Toen Workday Adaptive Planning eenmaal draaide, werd de eerste bezuiniging binnen slechts zes weken bereikt.
Een eersteklas budget maken.
Toen Workday Adaptive Planning was geïmplementeerd, ging Regent’s University London van slag met het verfijnen van het budgetproces, waarbij meerdere datasets gecombineerd werden en er werd overgegaan op een model met doorlopende planning. Uiteindelijk werden de eindrapporten zo betrouwbaarder gemaakt. Een groot onderdeel hiervan was het samenvoegen van data in Workday Adaptive Planning met een gecentraliseerd planning- en budgetproces dat veel eenvoudiger en sneller is. Budgethouders kregen ook meer een gevoel van eigenaarschap dankzij de grotere zichtbaarheid in de getallen.
"Vroeger bevatte het budget onnauwkeurigheden die voornamelijk werden veroorzaakt door de ingewikkelde samenvoeging in Excel", aldus Carl Teigh, Finance Director bij Regent’s University. "Dit betekende dat er weinig vertrouwen was in de resultaten die door finance werden opgesteld en het beperkte de door finance gegenereerde waarde, waardoor de besluitvorming van de universiteit werd bemoeilijkt. Met Workday Adaptive Planning is de zichtbaarheid voor budgethouders vergroot en zijn ze meer betrokken geraakt bij de nauwkeurige financiële planning. Door bijvoorbeeld te bekijken waar er ruimte is voor het rationaliseren van kosten, en daardoor het meeste te halen uit de beschikbare resources voor het opnieuw investeren in de verbetering van de studentenervaring."
Modelleren voor de toekomst.
Inmiddels is Regent’s University London verdergegaan dan het samenvoegen en wordt er een veel uitgebreider forecastproces gebruikt om te plannen voor financiële zekerheid op de lange termijn. Forecasts koppelen studentennummers, cursustermijnen en payroll van de faculteit rechtstreeks aan de omzetdata om te verzekeren dat er op de lange termijn cashflow beschikbaar is waarmee de studentenervaring en de financiële gezondheid van de universiteit kunnen worden verbeterd.
"Met meer flexibiliteit om ons aan te passen aan veranderende omgevingen die de opleidingssector vormen, krijgen we de controle over onze financiële toekomst. We kunnen budgetten vanuit meerdere kanten bestuderen, of dit nu gaat over een bepaalde kostenplaats of honoraria, om op- of neerwaartse trends te identificeren. Naast onze jaarlijkse forecast kunnen we nu drie tot vijf jaar van tevoren modelleren en bedrijfsbrede inzichten onttrekken voor de toekomstige gezondheid van de universiteit. De relevante bewegingen die we met Workday Adaptive Planning hebben kunnen vaststellen en waar we op hebben kunnen reageren, hadden we nooit met ons vorige systeem kunnen achterhalen."
De relevante bewegingen die we met Workday Adaptive Planning hebben kunnen vaststellen en waar we op hebben kunnen reageren, hadden we nooit met ons vorige systeem kunnen achterhalen.
Finance Director