Met Workday Adaptive Planning kunnen we de maandafsluiting dubbel zo snel voltooien en lopen we ver voorop wat betreft de kwaliteit en nauwkeurigheid van de beschikbare informatie.
Financial Accounting Manager
Na een fusie nam de omvang van Pinsent Masons met meer dan een derde toe. Dat betekende dat het internationale advocatenkantoor dringend een managementoplossing nodig had die de aparte grootboeken en systemen consolideerde. Bovendien moest de oplossing drilldownfuncties hebben, samenwerking in meerdere talen en valuta's ondersteunen en een multidimensionaal beeld van de gefuseerde onderneming bieden. Workday Adaptive Planning voldeed aan al deze eisen en transformeerde het financeteam in strategische bedrijfsadviseurs. In plaats van over zakelijke beslissingen na te denken, onderneemt het financeteam bij Pinsent Masons nu actie op basis van forecastinginitiatieven.
Uitdagingen.
- Langdurige processen om data klaar te maken voor accountingtaken
- Maandafsluiting die 15 dagen duurde
- Moeilijk om data uit aparte databases en andere kantoren wereldwijd te gebruiken
Resultaten.
- Versnelde de analyse en rapportage van de maandafsluiting met 750%, van 15 dagen tot 2 dagen
- Geïntegreerde data uit aparte accountingsystemen en regio's zorgde voor een totaalbeeld van de prestaties
- Hogere productiviteit met nieuwe initiatieven voor langetermijninvesteringen in IT, vastgoed en personeel
Internationaal advocatenkantoor integreert overnames en krijgt een totaalbeeld van finance.
Na een fusie die de omvang van Pinsent Masons met een derde vergrootte, had het internationale kantoor meerdere financiële systemen, waaronder twee systemen voor het grootboek en praktijkmanagement, die binnen enkele maanden moesten worden geconsolideerd om een totaalbeeld te krijgen van de financiën. Het internationale bedrijf bestaat uit meerdere praktijkgroepen en kantoren in verschillende landen met diverse valuta's. Daarom ging het op zoek naar een systeem met de volgende oplossingen:
- Drilldown in de cijfers voor alle praktijkgroepen, kantoren en afdelingen
- Samenwerking aan financiële data in lokale talen en valuta's
- Inzicht in de omzet en multidimensionaal zicht op de business
Als dit niet snel werd geïmplementeerd, had dit tot non-compliance en inkomstenverlies kunnen leiden. Veel voordelen van de fusie zouden dan onbenut zijn gebleven. Volgens Andrew Brett, Financial Accounting Manager bij Pinsent Masons: "Door samen te werken met Clear Plan, Britse partner van Workday Adaptive Planning, en te zien wat de applicatie voor ons kantoor kon betekenen, hadden we er het volste vertrouwen in dat de software voor ons zou werken. En dat deed het ook!"
De business als de som der delen.
Vóór Workday Adaptive Planning besteedde het financeteam 90% van de tijd aan het opzoeken van de cijfers voor de maandafsluiting. Vaak duurde het wel 15 dagen voordat ze tevreden waren met de data. "Nu hebben we binnen een dag zicht op de cijfers, en binnen twee of drie dagen kunnen we rapporten uitvoeren en beginnen te analyseren zonder fouten of afwijkingen", zegt Brett.
Met onze oude systemen was het bovendien moeilijk om data uit verschillende databases of regio's in het proces mee te nemen, wat de nauwkeurigheid van de data aantastte. Pinsent Masons kon ook onnauwkeurigheden in de grootboekposten identificeren die vóór Workday Adaptive Planning onzichtbaar waren. "Met Workday Adaptive Planning wordt alle data uit de verschillende accountingsystemen en regio's naadloos geïntegreerd", voegde Brett eraan toe.
Het financeteam doet meer dan rekenen.
Dankzij de productiviteitswinst kunnen Brett en zijn team zich nu concentreren op nieuwe initiatieven op het gebied van cashflow- en balansforecasts om langetermijninvesteringen in IT, vastgoed en personeel te sturen. Voor dergelijke projecten hadden ze vroeger gewoon geen tijd. "Nu kunnen we advies geven over investeringsbeslissingen, forecasts en waar nodig zelfs reforecasts, en waardevolle inzichten leveren om de business te laten groeien, in plaats van er gewoon over na te denken", zegt Brett. "Partners en de Executive Board willen steeds sneller en nauwkeuriger informatie ontvangen, zeker nu we naar andere regio's willen uitbreiden. Workday Adaptive Planning maakt dit mogelijk."