ME is een Australische online bank met als missie Australiërs financieel vooruit te helpen. De bank is eigendom van 26 'superfondsen' (industry super funds), heeft zijn hoofdkantoor in Melbourne en heeft 1600 mensen in dienst. De klantinteractie verloopt online, telefonisch en via mobiele bankiers, makelaars en netwerken van superfondsen en vakbonden.
"Onze typische klant is een Australiër die een bankoplossing nodig heeft maar niet naar een traditionele bank wil", zegt Melanie Simpson, Group Executive, People Experience. "Vaak hebben ze al andere banken geprobeerd, die teleurstellend waren. Ze zijn van mening dat Australiërs een betere bank verdienen: een bank die hun behoeften erkent en, belangrijker nog, er prioriteit aan geeft. Onze retailbankproducten omvatten spaarrekeningen en termijndeposito's, transactierekeningen, hypothecaire leningen met variabele en vaste rente, persoonlijke leningen en creditcards. En die producten voldoen aan de behoeften van 85% van de Australiërs."
Gelijke tred houden met groei.
Als challengerbrand en tamelijk nieuwe bank die in 2001 een bankvergunning kreeg, kende ME een snelle groei. De business boekte in het boekjaar 2018 AUD$ 96,5 miljoen winst.
Maar Simpsons stelt: "Zonder geavanceerde HR-systemen om resources snel, efficiënt en met nauwkeurige informatie te managen, kan een bedrijf niet groeien."
Bij ME wordt HR in vier hoofdgebieden onderverdeeld:
- Business partnerships: onderzoek naar strategische partners voor de business die ook advies over werknemersrelaties en arbeidsverhoudingen kunnen bieden
- Cultuur en capaciteiten: recruitment, organisatieontwikkeling, learning en ontwikkeling
- Oplossingen voor people experience: HR-administratie en -advies, systeemondersteuning en procesverbetering
- Gespecialiseerd team: payroll, compensatie en benefits, risico's, en gezondheid en veiligheid op het werk
"Vóór Workday hadden we geen HR-managementsysteem. We gebruikten spreadsheets en hadden voor allerlei taken meerdere systemen. Dit was omslachtig en tijdrovend", zegt Simpson.
"Zo duurde het bijvoorbeeld lang om gewoon inzicht te krijgen in resourcetoewijzing en reorganisaties te plannen met het oog op efficiëntieverbetering. Ook in projecten hadden we zeer beperkte capaciteiten voor resourceplanning.
"We hadden geen overkoepelend systeem om elk stuk HR-informatie vast te leggen, te organiseren en te analyseren. Alles werd handmatig gedaan. Het was arbeidsintensief voor HR en leverde geen inzichten voor ons management op. Daarom wilden we een nieuw HR-systeem opbouwen", zegt ze.
De tijd van verandering.
Dat was ME in juli 2016, en vandaag werkt de bank met een Workday-systeem.
"We hebben grondig marktonderzoek verricht met een gedetailleerd RFP-proces (Request for Proposal). We vroegen een aantal leveranciers om deel te nemen aan een tweedaagse proof-of-concept om de voordelen van hun respectievelijke oplossingen te presenteren", zegt Simpson. "Workday was de beste match voor ons. Omdat het cloudbased is, is het altijd up-to-date. Het maakt ook gebruik van best-practice-processen. Dit is belangrijk voor risicobeperking.
"Er is bovendien sterke beveiliging binnen het Workday-platform. Dit is enorm belangrijk voor ons als bank. En we waardeerden de integratie van de modules in het pakket. De functionaliteit was uitgebreid en sloot aan bij onze behoeften, en de applicatie heeft een mooie gebruikersinterface", zei ze.
Maar wat Workday er voor ME uiteindelijk echt liet uitspringen was de snelheid van de implementatie. "Workday beloofde snelheid en we kregen snelheid. In juli 2016 begonnen we het nieuwe HR-systeem op te bouwen en in maart 2017 was het klaar. Het duurde maar negen maanden", zegt Simpson.
ME implementeerde Workday Human Capital Management (HCM), Workday Time Tracking en het Workday Cloud Platform in twee fasen. Na een initiële implementatie bij HR werd het systeem geleidelijk bij werknemers geïntroduceerd om ze te helpen hun timesheets te begrijpen.
"Iedereen keek uit naar de verandering", zegt Simpson. "De overstap verliep over het algemeen vlot, maar er waren wel een paar hobbels op de weg. Achteraf gezien hadden we de business beter op de veranderingen kunnen voorbereiden met een beter ondersteuningsmodel om het systeem te stabiliseren en na de installatie te integreren."
Simpson geeft ook het volgende advies op basis van de uitrol bij ME:
- Geef het projectteam voldoende resources: wees niet te zuinig, want dat gaat ten koste van de resultaten
- Houd het projectteam samen, ook na de go-live van de applicatie, zodat ze eventuele problemen kunnen oplossen
- Voorzie een hulplijn die medewerkers kunnen bellen als ze problemen ondervinden
- Zorg voor voldoende ondersteunende resources na de implementatie
- Gebruik een Values Realisation Assessment om de voordelen van de applicatie na de go-live te meten
- Grondige testprocedure
Op weg naar succes.
Met Workday heeft ME één systeem voor HR en een centraal register van het hele personeelsbestand. Dankzij de functie voor resourceplanning heeft de bank nu meer inzicht in het aantal resources, de verschillende personeelscategorieën, de beschikbaarheid van resources en de toekomstige vraag, data-analyse en besluitvorming.
"We hadden een collaboratieve relatie met Workday als onze integratiepartner, met vanaf het begin duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Onze relatie met Workday verhoudt zich uitstekend tot onze andere leveranciersrelaties", zegt Simpson.
"We kunnen taken nu veel sneller en eenvoudiger gedaan krijgen en we zijn nog meer functionaliteiten in het systeem aan het opnemen", voegt ze eraan toe. "We zijn nog niet klaar. Ik denk dat we nog meer kunnen doen om het volledige potentieel te benutten.
"Met geavanceerdere systemen kunnen we onze snel groeiende bank beter managen. We willen blijven groeien op het gebied van relevantie en moderniteit, en we willen de manier waarop we onze klanten van dienst zijn blijven innoveren, want zij zijn onze prioriteit.