Met het vorige, on-premise payrollplatform van Land O'Lakes was payrollverwerking extreem moeilijk. Alle data voor inhuren en vertrek werden handmatig op papier ingevoerd. Compliance was ook een probleem.
Het payrollteam voerde bijvoorbeeld vroeger alle W4-data en data over directe stortingen, plus informatie over bonussen en derdenbeslag, op papier in. De handmatige verwerking van compliance-audits was tijdrovend en foutgevoelig.
Vóór Workday voerden we W4-data en informatie over directe stortingen en bonussen op papier in.
Payroll and Compliance Manager
Een internationaal payrollplatform met krachtige ondersteuning.
Land O'Lakes, een internationale onderneming die zaken doet in 50 landen, zag de cloudgebaseerde Workday HCM en de Payroll Management-module als de ideale opvolger van het verouderde, on-premise payrollsysteem. Het bedrijf elimineerde de meeste handmatige handelingen, hetzij door ze te automatiseren, met name audits, of door ze te verplaatsen naar een selfserviceportal voor werknemers. Voorbeelden van dit laatste zijn onder meer het invoeren van W4-data en informatie over en directe stortingen. Managers gebruiken de portal om werknemersbonussen uit te betalen.
Het nieuwe payrollplatform van Workday biedt consistente updates van regelgevingen om de internationale compliance te waarborgen. Workday Community, een organisatie van andere Workday-gebruikers, sprak Land O'Lakes zeer aan omdat het een krachtig netwerk van ervaring en expertise biedt, evenals substantiële training en ondersteuning. Als actieve deelnemer kan Land O'Lakes van anderen leren hoe het zijn nieuwe payrollplatform optimaal kan benutten.
Stroomlijnt payrollverwerking.
Dankzij Workday Payroll kon het payrollteam van Land O'Lakes een groot deel van het salarisproces automatiseren, waardoor handmatige berekeningen niet meer nodig zijn en het team meer tijd overhoudt. "Het einde van het jaar was ooit een nachtmerrie. Met Workday hebben we er een compleet 'non-event' van gemaakt", zegt John Gardner, Payroll and Compliance Manager.
Zijn team verhoogde de payroll-nauwkeurigheid zelfs tot meer dan 99,9 procent, terwijl betalingen buiten de cyclus met 50 procent of meer werden verlaagd. Het Workday-platform heeft ook de zichtbaarheid van payrolldata verbeterd met dashboards die in realtime worden ingevuld, waardoor de samenwerking met andere business units beter is geworden. Bovendien heeft het bedrijf met Workday het gebruik van papier drastisch verminderd, wat gunstig is voor het milieu, tijd bespaart en minder foutgevoelig is.
Het einde van het jaar was ooit een nachtmerrie. Met Workday hebben we er een compleet 'non-event' van gemaakt.
Payroll and Compliance Manager
Automatiseert compliance-audits.
Smart Audits vermindert het aantal audits dat Land O'Lakes moet uitvoeren voor beoordeling. Compliance met regelgeving wordt ook beter ondersteund in Workday, waardoor het bedrijf proactief kan omgaan met de nieuwste internationale regels en voorschriften op het gebied van salarisadministratie.
Het Workday-team van experts is continu bezig met het monitoren en onderzoeken van wijzigingen in wetgeving, die naar alle klanten tegelijk worden gepusht, aangezien iedereen dezelfde versie van Workday gebruikt. Zo leverde Workday in een jaar tijd 510 Amerikaanse compliance- en regelgevingsupdates, gemiddeld bijna twee per werkdag.
Deze frequente updates helpen Land O'Lakes om internationale compliance in stand te houden. Hierdoor kan het bedrijf fouten vermijden bij de payroll-auditing en -accounting, die anders zouden kunnen leiden tot niet-naleving van voorschriften zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), die het minimumloon, overuren en andere payrollkwesties regelt.
We hebben tijdens de pandemie 100% op afstand gedraaid via Workday, wat niet had gekund met een on-premise oplossing.
Payroll and Compliance Manager
Ondersteunt veilige toegang op afstand.
Vanaf het begin van de thuiswerkverplichting tijdens de pandemie kon het payrollteam van Land O'Lakes de salarisadministratie probleemloos op afstand uitvoeren met behulp van de Workday-cloudoplossingen. Workday geeft teamleden altijd en overal veilige toegang tot alle salarisgegevens die nodig zijn om ervoor te zorgen dat salarisuitbetalingen en automatische stortingen op tijd plaatsvinden. Vorig Gardner was dit onmogelijk met het vorige, on-premise systeem.