Bij de beursgang van Kainos in 2015 implementeerde het bedrijf een nieuw financieel rapportagesysteem. Nog geen jaar later besefte het bedrijf dat het systeem niet voldeed. Processen verliepen grotendeels handmatig en kostten veel tijd. Ook was het systeem niet geschikt om de budgetcontrole te delegeren naar de projectteams. Dit was voor Kainos aanleiding om een nieuwe partner te zoeken.
Ons vorige systeem was niet flexibel genoeg om te voldoen aan onze veranderende behoeften.
Group Head of Finance
Een flexibel platform dat inspeelt op veranderingen.
Kainos had zijn personeelsadministratie al getransformeerd met Workday Human Capital Management (HCM). Door het toevoegen van Workday Financial Management krijgt het bedrijf betere inzichten en controle en wordt er meer waarde gehaald uit de oorspronkelijke investering. "Het integreren van finance en HR heeft enorm veel draagvlak bij de business leaders, omdat ze eindelijk de strategische inzichten krijgen die ze nodig hebben."
In Workday vond Kainos ook een partner met dezelfde passie voor innovatie en het verbeteren van de klantervaring. Matt McManus, hoofd van de finance-afdeling, vertelt: "Workday is ontzettend intuïtief, waardoor je het snel onder de knie krijgt, zelfs zonder IT-achtergrond."
Efficiëntere accounting.
Met alles rondom financieel management op één plek heeft Kainos de boekhouding getransformeerd. Het aantal facturen dat handmatig moet worden ingevoerd is dankzij Workday gedaald van 50% naar 15%. De tijd die een halfjaarlijkse externe audit in beslag neemt is van twee weken teruggebracht naar één week. Andere verbeteringen zijn:
- De doorlooptijd van de maandafsluiting is gedaald van acht naar zeven dagen
- De verwerkingstijd voor betalingen aan leveranciers is teruggebracht van een aantal dagen tot 20–30 minuten
- Een besparing van £ 95.000 dankzij de automatisering van processen
Daarnaast heeft Kainos meer inzicht in zijn financiën dankzij de integratie van Workday met de bank. Iemand van het financeteam hoeft aan het eind van iedere maand niet meer te werken aan bankreconciliaties om te controleren of alles correct is. Het is nu een klusje van 10 minuten, terwijl het Kainos een beter beeld geeft van de financiën.
Stuurbekrachtiging voor de business.
Met Workday Adaptive Planning kan Kainos betere forecasts maken en de kosten verlagen door budgetten te delegeren. "Met Workday kunnen we teamleiders meer verantwoordelijkheid geven", zegt Matt. "Onze business leaders zijn gemotiveerder nu ze via Workday de controle hebben over uitgaven en inzicht krijgen in budgetten en de planningscycli. Kainos blijft winst maken en groeien omdat we onze uitgaven continu bijhouden en afzetten tegen de budgetten."
Kainos heeft Workday Adaptive Planning geïmplementeerd om effectiever te kunnen plannen. "Het team analyseert de kosten van alle bedrijfsonderdelen en gebruikt de conclusies om onze kwartaalforecast bij te stellen", legt Matt uit. Voorspellingen zijn niet alleen nauwkeuriger, ze komen ook sneller tot stand. "Er zijn geen drie tot zes weken meer voor nodig", zegt hij. "We leveren de rapporten nu binnen een dag aan, wat bijdraagt aan de productiviteit van het hele bedrijf."
Bovendien heeft Workday Adaptive Planning Kainos geholpen tijdens COVID-19. De personeelskosten bedragen ongeveer twee derde van de totale bedrijfskosten. Daarom moest Kainos als reactie op de pandemie zijn personeelsstrategie aanpassen. Op basis van inzichten uit Workday Adaptive Planning kon het bedrijf bepalen waar de prioriteiten lagen.
Onze vorige oplossing werd alleen gebruikt door het financeteam. Workday daarentegen is een centraal platform voor de hele business.
Group Head of Finance
Een oplossing vinden voor elk obstakel.
Met Workday Extend kan Kainos applicaties bouwen en naar behoefte aanpassen. Zo heeft Kainos het proces voor het aanvragen van een zakelijke creditcard verbeterd. Het is geen 'mysterieuze' procedure meer, waarin een aanvraag via e-mail moet worden ingediend en drie weken later pas wordt beantwoord. Het hele proces is inzichtelijk via Workday-profielen. Wie een aanvraag indient, ontvangt daar updates over. Wanneer een kaart is uitgegeven worden de gegevens opgeslagen in Workday, waardoor ze eenvoudig te raadplegen zijn.
Kainos is momenteel bezig met het uitrollen van Professional Services Automation (PSA) om het projectmanagement te verbeteren. Met Workday PSA kan het bedrijf de beste mensen toewijzen aan projecten en de gerelateerde financiële zaken nauwkeurig bijhouden. Kainos kan bovendien de projectfacturatie integreren met Workday Financial Management voor een betere forecasting en een efficiëntere verdeling van resources.
Gerelateerde content