De Boys and Girls Clubs of Calgary is opgericht 1939 en is een non-profitorganisatie die vitale steun, een veilige omgeving en communityservices biedt aan meer dan 4500 kwetsbare en kansarme jongeren in de regio rondom het Canadese Calgary. Gesticht met het idee dat 'elk kind telt', is het de missie van de organisatie om kwetsbare kinderen, jongeren en hun familie te helpen bij het overwinnen van barrières en het ontwikkelen van vertrouwen en de competenties die ze nodig hebben om hun volledige potentieel te bereiken. Hoewel de liefdadigheidsinstelling sociaal wonen, educatieprogramma’s, clubs voor na school en meer biedt, is het hoofddoel om vertrouwen op te bouwen bij hun jonge cliënten en te zorgen dat ze zich geholpen voelen. Deze missie wordt uitgevoerd aan de hand van de toegewijde eerstelijnswerknemers die als taak hebben om die relatie op te bouwen. In een sector waar hoog verloop echter normaal is, worden deze fragiele relaties verbroken als werknemers het bedrijf verlaten. Dit heeft een directe impact op hun kwetsbare jonge cliënten. Director of People Services at Boys and Girls Club Calgary Justin Bergeron legt uit hoe de organisatie Workday Peakon Employee Voice gebruikt om meer inzicht te krijgen in de ervaringen en behoeften van hun personeel, en hoe handelen naar deze inzichten direct impact had op het verloop in het bedrijf en de levens van de jongeren die ze helpen.
Dit is het verhaal van Justin.
De impact van verloop op kwetsbare jongeren verlagen.
Toen ik ging werken bij de Boys and Girls Club of Calgary vonden er grote veranderingen in de organisatie plaats en was het verloop ontzettend hoog. In onze sector is het altijd een uitdaging om het verloop te beperken omdat het salaris laag is en ons personeel vaak jonger is. Het jaar dat ik kwam werken, kende een natuurlijk verloop van 42%. We werken met kwetsbare jongeren die soms uit huis zijn geplaatst en in groepsaccommodatie leven. Het opbouwen van een vertrouwelijke en ondersteunende relatie met die kinderen is het belangrijkste aspect van wat we doen. Zo krijgen ze meer stabiliteit.
Als verloop en onbetrokkenheid hoogtij vieren bij onze eerstelijnsteams, heeft dit een directe impact op de jongeren die we helpen en op de relatie die ze met onze werknemers opbouwen. Daarom wilden we graag technologie gebruiken waarmee we ons personeel meer kunnen betrekken en we meer inzicht hebben in wat onze mensen nodig hebben. De technologie van Workday Peakon Employee Voice is erg indrukwekkend, omdat we kunnen zien wat mensen in realtime zeggen en daarop kunnen reageren voordat het onze eerstelijnswerknemers kan treffen.
Een brug slaan tussen senior executives en eerstelijnsmedewerkers.
Voor ons is met afstand de meest invloedrijke functie de mogelijkheid voor onze executives om realtime feedback te krijgen en rechtstreeks met onze mensen een gesprek te kunnen starten. Zelfs als het alleen om een bevestiging of opmerking gaat, zegt het onze werknemers dat we naar hen luisteren en we ermee bezig zijn. Daarnaast versterkt het hun relatie met ons Senior Leadership Team. Het was ontzettend belangrijk voor ons dat onze executives op alle niveaus toegang tot deze functie hadden. Workday maakt het mogelijk dat onze eerstelijnsmanagers hun dashboards met hun teams kunnen delen om te laten zien hoe alles ervoor staat, en om te vragen waar de aandacht volgens hen op gericht moet worden. Dit heeft gezorgd voor een hoog niveau van betrokkenheid. Onze mensen hebben zo niet alleen wat te zeggen, maar ze hebben ook een buy-in.
We zijn ons er bijvoorbeeld altijd van bewust geweest dat ons verloop hoger is in onze groepsaccommodaties. Via Workday konden we zien dat onze werknemers zich druk maakten over toegang tot wifi. Dit was een makkelijk op te lossen probleem dat een enorm verschil maakte. Op uitvoerend niveau leest onze CEO elk bericht en wordt er veel direct contact onderhouden met onze werknemers om inzicht te hebben in wat zij nodig hebben en waar onze hotspots zijn. Zo kunnen we hen als organisatie beter ondersteunen.
Feedback gebruiken om het welzijn van werknemers in stressvolle omgevingen te ondersteunen.
Sinds we Workday Peakon Employee Voice hebben geïmplementeerd, hebben onze werknemers toegang tot een realtime plek waar ze ons kunnen vertellen hoe ze zich voelen. Daarnaast konden we de specifieke maatregelen zien die we moesten nemen om het welzijn van onze werknemers te verhogen. Sommige termen die in onze sector voorkomen zijn compassiemoeheid, indirecte trauma en burn-outs. Dit stressniveau is vergelijkbaar met het niveau dat ervaren wordt bij de politie, brandweer en ambulanceverpleegkunde. Vanuit een zakelijk perspectief betekent dit een hoge kostenpost vanwege verloop en korte arbeidsgeschiktheid, zoals wanneer personeel vanwege stress met ziekteverlof is.
We doen ook een beroep op een groep werknemers die over, zoals wij dat noemen, 'geleefde ervaring' beschikken. Dat wil zeggen dat ze vroeger zelf een kwetsbare jongere waren en ervaring hebben met het systeem of sociaal-economische factoren. De aard van ons werk kan een grote tol van mensen eisen, wat de reden is dat we zoveel mogelijk willen doen om ons personeel op het mentale welzijnsvlak te ondersteunen. Weten hoe ze zich voelen en wat ze nodig hebben is een van de eerste stappen om dat te bereiken. Toen er uit onze feedback bleek dat ons personeel meer hulp bij hun geestelijke gezondheid nodig had, konden we ons precies richten op wat nodig was. Uiteindelijk hebben we ons therapiebudget verhoogd, omdat we dit zagen als een investering in onze mensen en de relaties die ze met onze cliënten opbouwen.
Workday Peakon Employee Voice levert ons informatie over ons personeel die we anders via traditionele enquêtes nooit hadden kunnen verkrijgen. Het heeft ons als organisatie opener en transparanter gemaakt.
Director of People Services