Voor een softwareabonnementenbedrijf zoals HubSpot, dat jaar na jaar met 30% groeit, is het essentieel om weloverwogen zakelijke beslissingen te kunnen nemen over welke markten in de toekomst moeten worden aangeboord, waar het volgende kantoor moet worden geopend of er moet worden geïnvesteerd in nieuwe versus bestaande klanten. In 2019 maakte het bedrijf een snelle groei door naar meer dan $500 miljoen aan inkomsten en meer dan 2500 werknemers. En finance probeerde steeds het tempo van de veranderingen en de groei van het bedrijf bij te houden. Ad hoc-forecasting en handmatige data-invoer lieten te veel ruimte voor potentiële forecastingfouten. Er werd hierdoor veel kostbare tijd werd verspild aan het consolideren en herzien van spreadsheets in plaats van aan het analyseren van data.
Maar nu heeft finance, dankzij Workday Adaptive Planning, meer flexibiliteit om de snelle expansie van HubSpot te ondersteunen. En dat betekent dat er niet alleen nauwkeurigere data beschikbaar zijn voor de besluitvorming, maar dat er ook meer tijd is om hoogwaardige analyses uit te voeren die tot betere zakelijke beslissingen leiden.
Uitdagingen
Snelle uitbreiding.
Terwijl het bedrijf groeide, moest finance dit bijhouden door nieuwe entiteiten, kostenplaatsen, rekeningen, werknemers en forecast-aannames toe te voegen. Het team moest ook zorgen dat nieuwe teamleden voldoende zichtbaarheid en toegang tot vertrouwelijke informatie kregen in de forecastingtool, op basis van hun rol en locatie.
Omslachtige rapportage.
In een bedrijf dat zo snel groeide, waren bijgewerkte rapporten over trends in inkomsten, uitgaven en personeelsbezetting een dagelijkse behoefte. Maar dit kostte dagen en zoveel tijd had het finance-team niet.
Moeizame consolidatie.
Doordat er meerdere databronnen waren, was het finance-team te veel kostbare tijd kwijt met het handmatig consolideren van informatie en het verbeteren van fouten.
Resultaten
Snelle groei managen.
Dankzij de flexibiliteit van het Workday Adaptive Planning-systeem kan het finance-team nu allocaties, globale voordelen en aannames voor loonbelasting automatiseren en in 15-20% minder tijd een forecast opstellen. Nieuwe gebruikers kunnen naadloos aan de tool worden toegevoegd zonder hulp van IT.
Intuïtieve selfservice-rapportage.
Workday Adaptive Planning stelt elk teamlid in staat om de 'CFO' van hun afdeling te zijn door een balans te vinden tussen gestandaardiseerde rapportages en klantrapportages op alle niveaus van de organisatie.
Eenvoud en automatisering.
Dankzij ingebouwde en automatische toepassing van aannames voor het berekenen van loonbelasting, ziektekostenverzekering, allocatie van faciliteiten, aannames voor reiskosten enzovoort, is het toevoegen van een nieuwe werknemer plus de bijbehorende kosten nu zeer eenvoudig.
Voor het corporate rapportageteam is Workday Adaptive Planning een redder in nood. De wetenschap dat de analisten in mijn team hun forecasts invoeren en dat we met een simpele 'refresh' automatisch alle internationale aannames en forecasts opnieuw kunnen uitvoeren - en dat ik de bijgewerkte forecast onmiddellijk kan bekijken, is essentieel.
VP van FP&A,