Exeter Finance heeft meer dan een miljoen klanten geholpen bij de aankoop van een auto door ze de benodigde financieringsoplossing te bieden. Concurrerende tarieven en diensten beginnen bij de manier waarop werknemers achter de schermen werken. Daarom werkt Exeter voortdurend aan de operationele efficiëntie, onder meer door het verbeteren van de processen voor recruitment, secundaire arbeidsvoorwaarden en payroll. Paula Blayney, Vice President of HR Information Systems (HRIS), zegt: "We maken al onze workflows zo gestroomlijnd, eenvoudig en consistent mogelijk. Het is vooral belangrijk om overheadprocessen voor managers te automatiseren, zodat ze meer tijd hebben om hun teams te coachen."
Exeter maakt al jaren gebruik van Workday voor het managen van het internationale personeelsbestand en het verbeteren van de employee experience. Het HRIS-team, bestaande uit vier personen, had echter niet veel tijd om zich te verdiepen in de nieuwe functionaliteiten van Workday om mogelijke knelpunten weg te nemen. Dus toen het team de opties voor planning, advies en netwerken in Workday Success Plans ontdekte, hebben ze zich aangemeld voor de oplossing. We zijn een zelfvoorzienend team, maar dankzij Success Plans kunnen we productiever werken en Workday inzetten om onze doelen te halen", zegt Blayney.
We zijn een zelfvoorzienend team, maar dankzij Success Plans kunnen we productiever werken en Workday inzetten om onze doelen te halen.
Vice President, HR Information Systems
Een plan voor de lange termijn dat snel rendement oplevert.
Een Success Plans-consultant organiseerde eerst een 'Feature Adoption'-workshop om de operationele doelen van Exeter vast te stellen. Vervolgens hielp de consultant Exeter met het ontwikkelen van een roadmap-op-maat door de visie van Exeter af te stemmen op de bestaande en toekomstige functionaliteiten in Workday. Sam Siddique, Systems Integrations Manager bij Exeter, vertelt: "Als team brachten we de mogelijke functionaliteiten in implementatiecategorieën onder: must, should, could en won't. Vervolgens gaven we prioriteit aan de implementatie van de 'must-have' functies op basis van onze zakelijke behoeften. We komen elke maand terug bij onze roadmap en voeren aanpassingen door op basis van nieuwe functies, mogelijkheden en vereisten."
Een van de eerste functies die Exeter implementeerde was het Workday Request Framework, met als doel het verbeteren van de workflows voor managers en HR-teams. "Vroeger werkten we de functieprofielen van werknemers bij op basis van verzoeken via e-mail", zegt Siddique. "Nu beheren we dat hele proces in Workday, van het versturen en ontvangen van verzoeken tot het aanbrengen van wijzigingen en het afsluiten van aanvragen. Door het centraliseren en standaardiseren van al deze stappen zijn de processen voor het aanmaken en bijwerken van functieprofielen nu eenvoudiger en bovenal efficiënter. Omdat alle aanvragen in Workday zijn ondergebracht kunnen we bovendien moeiteloos rapporteren over eerdere aanvragen, bijvoorbeeld voor audits."
Ik was enthousiast omdat VIBE perfect aansluit bij ons initiatief voor diversiteit en inclusie. Bovendien zou het ons voorzien van de inzichten die we nodig hebben.
HR-analist
Samenwerken om allerlei uitdagingen op te lossen.
Om te netwerken en om van Workday-klanten uit andere branches te leren deed het HR-team van Exeter mee aan 'Collaboration Crews', die beschikbaar zijn via Success Plans. Trameisha Royal, HR-analist bij Exeter, vertelt hierover: "Elke week hebben we het over een ander onderwerp. Ik ontdekte daar bijvoorbeeld het VIBE-dashboard (Value Inclusion, Belonging & Equity) in Workday. Ik was direct enthousiast omdat VIBE perfect aansluit bij ons initiatief voor diversiteit en inclusie. Bovendien zou het ons voorzien van de benodigde inzichten om onze huidige situatie af te stemmen op onze doelen."
Na het bekijken van de VIBE-dashboardopties klopte Exeter aan bij 'Ask an Expert', een gepersonaliseerde consultingservice in Success Plans. Blayney: "Veel uitdagingen kunnen we zelf oplossen, maar met 'Ask an Expert' ben je geen tijd kwijt met het zoeken naar antwoorden." Een Workday-consultant liet het team zien hoe ze konden inloggen op de centrale admin-tenant om data van derden over diversiteit en inclusie in hun dashboard te laden. Daarna volgde het team de VIBE-gids in de Workday Community om de data te importeren, wat het management nuttige vergelijkende inzichten verschaft via het dashboard en in rapporten.
Mijn favoriete functie is 'Ask an Expert'. Het is een soort vriend, die je altijd kunt opbellen als je vragen hebt of iets wilt bespreken.
HR Information Systems Manager
Snelle hulp bij onverwachte hobbels op de weg.
Met de roadmap als leidraad blijft het HRIS-team bij Exeter hun Workday-oplossing verfijnen en kunnen ze nieuwe functionaliteiten in slechts enkele weken (in plaats van maanden) uitrollen. En als er nieuwe vragen opborrelen kan het team vertrouwen op Success Plans. Devita Roberson, HR Information Systems Manager bij Exeter, vertelt: "Mijn favoriete functie is 'Ask an Expert'. Het is een soort vriend, die je altijd kunt opbellen als je vragen hebt of iets wilt bespreken."
Roberson zegt dat het team bijvoorbeeld niet wist waarom HSA-informatie (Health Savings Account) slechts voor bepaalde functie-aanbiedingen werd gegenereerd. Ze zegt: "We dachten dat het probleem voortkwam uit onze configuratie van Payroll of Benefits, want die gaan bijna altijd hand in hand. Onze Ask an Expert-consultant liet ons een instelling in Payroll zien en hielp ons tests uit te voeren om te controleren of het probleem verholpen was. Dit is slechts een voorbeeld van de hulp die we telkens weer krijgen via Success Plans. De consultants horen echt bij ons team en we krijgen de coaching die we nodig hebben om snel zoveel mogelijk waarde te creëren voor onze organisatie."