Meer dan een eeuw lang waren enorme rollen krantenpapier en vaten inkt de standaard kostenposten voor The E.W. Scripps Company (Scripps). Maar die kosten verdwenen in 2015. Het management nam de beslissing om het bedrijf af te splitsen van de aftakelende krantenbusiness die ooit hun paradepaardje was. In plaats daarvan richtte het bedrijf zich op het opbouwen van het powerhouse voor lokale televisie en nationale media dat het vandaag de dag is: het levert content aan bijna elk huishouden met een tv in de VS.
In de jaren voor deze verandering zag Scripps dat de branche snel naar digitale modellen evolueerde, die werden gestuurd door technologische ontwikkelingen. Hierdoor ging het management de processen en workflows herzien, vertelt Kevin McDonald, Vice President for People Services & Insights bij The E.W. Scripps Company. "We zagen kansen om finance en HR beter met elkaar te verbinden door onder andere beter gebruik te maken van data", zegt hij. "We kwamen erachter dat rapportage, analyse en planning vaak wat op de achtergrond raakten en dat de focus eerder op het opzoeken en afstemmen van data lag."
Workday gaf ons de data en de inzichten om de business strategischer én sneller te runnen, met name in moeilijke en onzekere tijden.
Vice President, Financial Planning & Analysis
Werknemers boven finance.
Om deze situatie te keren, ging Scripps allereerst aan de slag met het digitaliseren van HR. Voor deze missie kozen ze voor Workday Human Capital Management (HCM) en Workday Payroll. Volgens McDonald werden de applicaties vlot geïmplementeerd dankzij het beproefde Workday Delivery Assurance-model en Workday-partner OneSource Virtual. "We zaten toen midden in meerdere fusies en overnamen", zegt hij. "Ik maakte me best zorgen over de risico's en potentiële problemen waar we tegenaan zouden lopen. Maar Workday bleek een van de soepelste implementaties die ik in mijn hele carrière heb meegemaakt."
Gezien de geslaagde implementatie van Workday HCM en Payroll, en ook een positieve ervaring met Workday Adaptive Planning, zetten McDonald, Vice President & Controller Dan Perschke, en andere Scripps-stakeholders hun zinnen op Workday Financial Management en Workday Prism Analytics in hun digitale bedrijfsvoering. Hiermee hadden ze zowel één bedrijfsbrede, betrouwbare bron van financiële en HR-data als een efficiënt integratieframework voor de processen en financiën van pas overgenomen bedrijven. "We wilden finance op hetzelfde platform als HR krijgen om integraties en onderhoud te verminderen", zegt Perschke. "Dat is ons nu gelukt. Met Workday hebben we onze financefunctie volledig getransformeerd en onze handmatige processen en spreadsheetworkflows drastisch verminderd."
Met Workday hebben we onze financefunctie volledig getransformeerd en onze handmatige processen en spreadsheetworkflows drastisch verminderd.
Vice President & Controller
Beter geïnformeerde sturing zorgt voor betere beslissingen.
Workday had een ingrijpende impact op de financeactiviteiten van Scripps. "Workday bracht onze diverse financefuncties samen en op hetzelfde platform als onze HR-processen. Dit was voor Scripps een enorme sprong voorwaarts", zegt McDonald. "Toen de Workday-applicaties eenmaal volledig geïntegreerd en operationeel waren, kon het financeteam meer tijd investeren in het ontwikkelen van analytics, naast rapportages en forecastingdashboards."
Vagelis Kontopos, Vice President of Financial Planning & Analysis bij The E.W. Scripps Company, zegt dat Workday zijn team de tools gaf om complexe plannings- en forecastingprocessen te vereenvoudigen. "Workday gaf ons de data en de inzichten om de business strategischer én sneller te runnen, met name in moeilijke en onzekere tijden", zegt hij. "Scenarioplanning en frequente rapportages waren kritiek toen onze reclame-inkomsten tijdens de pandemie kelderden. Met Workday konden we ons executiveteam helpen slimmere beslissingen te nemen voor wanneer de cashflow minder was."
Volgens Kontopos is het budgetteringsproces nu sneller en zijn de gerapporteerde actuals tegen de budgetten nu beter up-to-date. "Door in al onze afdelingen een gemeenschappelijk Workday-systeem te gebruiken, is ons budgetteringsproces beter gecentraliseerd en vergt het veel minder tijd en inspanning", zegt hij. "Met Workday hebben we de maandelijkse rapportage van twee dagen tot ongeveer 30 seconden teruggebracht. Op die manier kunnen we het executiveteam beter in real time rapportages, forecasts en budgetupdates leveren."
Op dag één konden we al 32 verschillende systeeminterfaces schrappen. Dit nam een enorme administratieve last weg, waardoor zowel het finance- als HR-team zich kon focussen op belangrijkere bedrijfsinitiatieven, en daaraan was door alle fusies en overnames zeker geen tekort.
Vice President for People Services & Insights
Op dag één al 32 systeeminterfaces geschrapt.
Workday heeft ook de business- en IT-systemen van Scripps sterk vereenvoudigd. Dit is grotendeels te danken aan de ingebouwde infrastructuur, waaronder beveiliging en data- en procesmanagement. "Op dag één konden we al 32 verschillende systeeminterfaces schrappen", zegt McDonald. "Dit nam een enorme administratieve last weg, waardoor zowel het finance- als HR-team zich kon focussen op belangrijkere bedrijfsinitiatieven, en daaraan was door alle fusies en overnames zeker geen tekort."
Stappen in nieuwe en vooruitstrevende richtingen brachten veel complexe bedrijfsafsplitsingen en acquisities met zich mee die veel tijd in beslag hadden kunnen nemen. "Met Workday kunnen we in amper twee weken een reorganisatie doorvoeren", zegt Perschke. "Dat was vroeger niet mogelijk. Workday heeft ons echt geholpen vaart te zetten achter onze overnames en ze veel sneller naadloos te integreren. We kunnen onze business reorganiseren door hiërarchieën te wijzigen. We kunnen ze gewoon slepen en neerzetten. Simpel."
Met Workday hebben we de maandelijkse rapportage van twee dagen tot ongeveer 30 seconden teruggebracht. Op die manier kunnen we het executiveteam beter in real time rapportages, forecasts en budgetupdates leveren.
Vice President of Financial Planning & Analysis
Sterke actie zorgt voor sterke krantenkoppen.
Alle drie de executives bij Scripps zijn het erover eens dat de hele Workday-applicatiesuite intuïtief in gebruik is. "Workday maakt complexe systemen begrijpelijk voor de gemiddelde gebruiker, waardoor er minder behoefte is aan training en meer gebruik wordt gemaakt van selfservice", zegt Kontopos. "De mogelijkheid om Workday te openen en tot op het allerlaagste niveau in te zoomen, van een grootboektransactie tot een factuur, heeft ons financeteam 100% zelfvoorzienend gemaakt."
De tijd en kosten die Workday Scripps heeft bespaard, hebben resources vrijgemaakt voor andere belangrijke bedrijfsinitiatieven. "Omdat Workday in de cloud zit, ondersteunt het ook gebruikersmobiliteit en de flexibiliteit om van overal te werken, wat een enorm pluspunt voor ons is", zegt Kontopos. "Als ik op een voetbalwedstrijd van mijn kind ben en ik iets moet goedkeuren, is dat op mijn telefoon in twee seconden gebeurd. Ik hoef niet te wachten tot ik thuis ben en het misschien vergeet. Dankzij Workday kunnen we als bedrijf veel beter snel en efficiënt communiceren."
De mogelijkheid om Workday te openen en tot op het allerlaagste niveau in te zoomen, van een grootboektransactie tot een factuur, heeft ons financeteam 100% zelfvoorzienend gemaakt.
Vice President of Financial Planning & Analysis