Door de vele acquisities waren er in het hele bedrijf veel afzonderlijke systemen in gebruik. Dit verhoogde de complexiteit en maakte het moeilijk om de groei te beheren en verdere acquisities te integreren. De noodzaak om tal van systemen te managen weerhield HR ervan zich te concentreren op analyse en business partnering. Bovendien was het onmogelijk om met de nodige snelheid en nauwkeurigheid te voldoen aan de vraag daar data binnen het bedrijf.
Partnering voor een complexe en snel veranderende business.
Evotec werd geconfronteerd met toenemende complexiteit als gevolg van snelle organische en door acquisities gestuurde groei. Ze moesten een oplossing vinden die de business kon helpen om mee te schalen met organisatorische veranderingen. Bovendien moest de oplossing ook duidelijkheid en inzicht kunnen bieden in het snelgroeiende personeelsbestand. Evotec moest ook de druk op zijn HR-teams verminderen door efficiëntieverbeteringen en automatisering, en tegelijkertijd voldoen aan de toegenomen vraag naar analytics.
Workday heeft de reputatie klanten te helpen bij strategische uitdagingen, waardoor het de logische keuze was voor Evotec.
We hadden hoge verwachtingen dat ons nieuwe systeem schaalbaar en wendbaar moest zijn. Workday's aanpak maakte het voor ons de juiste keuze.
Head of Global HRIS
Systeemconsolidatie geeft human resources meer armslag.
De grootste waarde die Evotec uit Workday heeft gehaald, is de migratie van veel legacysystemen naar één enkele, internationale oplossing.
Voorheen was HR sterk afhankelijk van IT om deze complexe systemen aan te passen en in te zetten. Met Workday is HR veel onafhankelijker geworden van IT, met als gevolg dat beide organisaties hun aandacht kunnen richten op strategische projecten.
Verbeterde effectiviteit en alles op één plek betekende snellere rapportage en minder handmatig werk. Nu kunnen alle taken en goedkeuringen worden bijgehouden. Zo is de tijd die nodig is voor de voorbereiding en consolidatie in het proces voor prestatiebeloning gedaald van vier weken naar 2,5 uur.
Workday stelt teams ook in staat om hun eigen processen te ontwerpen. Het heeft de databeveiliging verbeterd door Excel-bestanden te vervangen door modernere, betrouwbaardere en robuustere oplossingen.
Wat vooral belangrijk is: Workday biedt één internationaal proces voor verschillende onderdelen van de business om echte afstemming tussen teams te creëren, activiteiten te stroomlijnen, tijd te besparen en relaties te verbeteren.
Administratieve onboardingtijd gereduceerd van 2 maanden naar 2 weken
Volledige controleerbaarheid van goedkeuringen van wijzigingen gerealiseerd
Snelheid, nauwkeurigheid, dataconsistentie en op elkaar afgestemde processen: we hebben het allemaal bereikt met Workday.
Head of Global HRIS
Concrete zakelijke voordelen.
Met Workday heeft Evotec nu systeemondersteuning voor processen die voorheen handmatig of met Microsoft Excel werden uitgevoerd. Senior leaders hebben mobiele toegang gekregen en 60 procent van hen gebruikt Workday regelmatig op hun mobiele telefoon. Managers hebben minder papierwerk te verwerken en minder Excel-bestanden door dingen meteen te doen.
Het bedrijf heeft grote besparingen op het gebied van tijd en geld gerealiseerd. Met één systeem om de originele data bij te houden, zijn de transactievolumes sterk verminderd. Zo kosten headcountrapportages nu bijvoorbeeld maar vijf minuten in plaats van een week.
Het proces voor prestatiebeloning nam weken in beslag, omdat senior leaders spreadsheets deelden om beslissingen te nemen. Dit kost nu maar twee of drie dagen. Dit is vooral belangrijk omdat dit het senior management veel tijd bespaart.
Met Workday Recruiting is hun proces ook drastisch veranderd, dankzij gestroomlijnde compliance met de GDPR en soepele communicatie met kandidaten. Het gevold is dat de kosten voor werving en selectie gelijk zijn gebleven in een periode van toegenomen werving.
Workday helpt HR op een veel strategischere manier te werken, waardoor we de business meer concrete waarde kunnen bieden.
Head of Global HRIS
Betere besluitvorming.
In het verleden was het moeilijk om data over overuren te kwantificeren, omdat alleen werknemers toegang hadden tot spreadsheets voor het bijhouden van overuren. Nu zijn deze data volledig controleerbaar.
Evotec heeft Workday ook gebruikt om tijdens de pandemie nieuwe verzuimcriteria en -systemen op te zetten, waardoor de kostenimpact op het bedrijf eenvoudig kan worden berekend. Als gevolg hiervan heeft Evotec nieuwe werkwijzen gecreëerd, die voordelen opleveren voor werknemers en tegelijkertijd de risico's en kosten voor het bedrijf verminderen.
Bovendien biedt het inzicht in overuren en afwezigheid Evotec de mogelijkheid om waarschuwingen in te stellen rond overuren en beslissingen te nemen op basis van de nieuwe zichtbaarheid. Workday zorgt voor een snellere onboarding en rapportage waardoor Evotec de meest effectieve kanalen voor werving en selectie kan identificeren.