Diep graven is voor The Doe Run Company vanzelfsprekend. Maar bij het verzamelen van data stuitte de loodproducent op een muur: het managen van links en het bijhouden van wijzigingen in honderden spreadsheets stonden een dynamische rapportage in de weg. Met behulp van Workday Adaptive Planning kon Doe Run door de muur heen breken. Door aangepaste bedrijfsmodellen en forecasts voor de diverse activiteiten te ontwikkelen, kwam analyse weer op de voorgrond te staan en werd dankzij de data het vertrouwen hersteld.
Vroeger was er onduidelijkheid over de vraag of bepaalde activiteiten waarde toevoegden, maar nu zijn we daar zekerder van en kunnen we de waarde beter meten.
FP&A Manager
Uitdagingen.
Het gebruik van spreadsheets om bestandskoppelingen bij te houden, de integriteit van formules te garanderen, rapporten te genereren en wijzigingen te traceren kostte te veel tijd en werd te ingewikkeld
Kosten beheersen en cashflow managen in een onstabiele zakelijke omgeving
Gedecentraliseerde planning en performance management op divisieniveau mogelijk maken en dit weergeven in een geconsolideerd bedrijfsoverzicht
Resultaten.
Geautomatiseerde, nauwkeurige en efficiënte financiële plannen, forecasts en rapporten zijn een centrale managementtool voor kostenbeheersing geworden
Aanzienlijke besparingen op de totale eigendomskosten (TOC) vergeleken met on-premises bedrijfssoftware
Implementatie met meerdere instanties maakt gedecentraliseerde financiële planning en analyse mogelijk voor vier verschillende bedrijfsdivisies, wat een realtime, 360-graden beeld van de business performance biedt
Doe Run draait op volle snelheid in de cloud.
"Het gebruik van spreadsheets om bestandskoppelingen bij te houden, de integriteit van formules te garanderen, rapporten te genereren en wijzigingen te traceren kostte te veel tijd en werd te ingewikkeld", aldus Dr. Narayana Swamy, Manager Financial Planning & Analysis bij Doe Run. Vanaf 2011 heeft Doe Run Workday Adaptive Planning geïmplementeerd op vier locaties in de Verenigde Staten voor al zijn vereisten op het gebied van financiële analyse, forecasting en bedrijfsbudgettering. Dit betekende dat het bedrijf het volgende beter kon doen:
Meerdere versies van modellen voor financiële planning per locatie maken
Berekeningen van standaardkosten automatiseren voor budgetteringsdoeleinden
Een uitsplitsing van de variantieanalyse verstrekken op basis van productie- en gebruiksefficiënties
Maandelijkse verkoop- en factureringsstatistieken voor individuele klanten analyseren
Kapitaalleaseverplichtingen berekenen
Versies van financiële modellen regelen en bijhouden
Efficiënt financiële analyses uitvoeren met drag-en-drop-functies
Brutowinst in meer detail analyseren
Meer zichtbaarheid toevoegen aan historische data
"Gedetailleerde planning en forecasting is een Central Management-tool voor onze business", aldus Dr. Swamy. "Het is het primaire mechanisme voor het beheersen van kosten, wat van cruciaal belang is voor het managen van cashflow in een veranderende bedrijfsomgeving. Deze meer gedisciplineerde tool voor financieel management leidt tot betrouwbaardere budgetten, snellere forecastaanpassingen, een optimale toewijzing van resources en een betere besluitvorming in het algemeen."
De zoektocht van Doe Run leidt naar de cloud.
De on-premise Enterprise Resource Planning (ERP) en spreadsheetoplossing die het bedrijf voorheen had gebruikt voor het maken van financiële plannen en forecasts, was steeds omslachtiger geworden en kon de groei van het bedrijf niet meer bijhouden. Hierdoor had Dr. Swamy besloten een verkennend project te starten om een alternatief te vinden. "We hebben zes verschillende oplossingen op een rij gezet op basis van onze behoeften, waaronder een aantal on-premise bedrijfsoplossingen, en we hebben uiteindelijk besloten dat Workday Adaptive Planning de juiste oplossing voor ons was", aldus Dr. Swamy.
Gezien de totale eigendomskosten was Adaptive Planning van Workday een slimme beslissing. "Workday Adaptive Planning bood een buitengewone waarde van ongeveer 10% van de totale kosten van on-premise oplossingen, inclusief de kosten voor hardware, IT, licenties en ondersteuning. Dat het een cloudoplossing was, was voor ons een enorm voordeel, omdat ons IT-team niet over de resources beschikte om volledig betrokken te zijn bij het onderhouden van ons financiële systeem", zegt Dr. Swamy.
Een van de vele mogelijkheden die Doe Run van essentieel belang vond, is de implementatie van meerdere instanties van de oplossing. "Workday Adaptive Planning stelt divisieleiders binnen ons bedrijf in staat om hun eigen instanties te hebben, wat essentieel is voor ons bedrijf en de gevarieerde activiteiten van elke divisie", zegt Dr. Swamy. "We kunnen die instanties ook gemakkelijk aan elkaar koppelen voor een geconsolideerd en holistisch overzicht."
Workday Adaptive Planning stelt divisieleiders binnen ons bedrijf in staat om hun eigen instanties te hebben. We kunnen die instanties ook gemakkelijk aan elkaar koppelen voor een geconsolideerd en holistisch overzicht.
FP&A Manager