Na een reeks fusies bleef Direct Line Group (DLG) zitten met meerdere HR-systemen. Personeelsdata waren moeilijk toegankelijk en vaak onnauwkeurig. DLG heeft zich in 2012 afgescheiden van Royal Bank of Scotland (RBS), waarmee een einde kwam aan een relatie die meer dan 20 jaar had geduurd.
DLG moest zijn activiteiten loskoppelen van Royal Bank of Scotland (RBS) en kreeg de kans zijn verouderde HR-systemen reviseren en HR-activiteiten standaardiseren. Dit gaf een enorme impuls aan hun zoektocht naar een robuuste oplossing met geavanceerde mogelijkheden.
Waarom Workday?
DLG werd onmiddellijk aangetrokken door het gebruiksgemak en de rapportagefuncties van Workday. Het was voor DLG essentieel om foutloze HR-data te hebben, omdat onnauwkeurige HR-rapporten een geplande beursgang in gevaar zouden hebben gebracht.
Empowerment en controle waren twee andere redenen om Workday te kiezen, omdat managers hierdoor betere beslissingen zouden nemen. Bovendien zou het HR meer inzicht geven in de dagelijkse activiteiten van de 11.000 medewerkers van de organisatie, zodat processen konden worden verbeterd.
Benefits.
Met Workday kreeg DLG één gebruiksvriendelijk HR-systeem dat de zichtbaarheid van informatie verbeterde, het personeel meer mogelijkheden gaf en de controle in handen van de gebruikers legde. Ook konden ze hiermee kostenbesparingen realiseren. En dit alles dankzij betere data-inzichten.
Met Workday hebben we betere controle over onze uitgaven. We kunnen sneller uitbetalen, hebben auditfunctionaliteit gekregen en er zijn minder zakelijke creditcards nodig.
Head of HR Information Systems
Transparantie verbetert employee experience.
DLG heeft meer zicht op de uitgaven en kan uitgaven onderzoeken die voorheen in spreadsheets werden opgeslagen. Als gevolg hiervan kan het bedrijf bepalen hoe ze efficiënter kunnen werken om uitgaven te reduceren. En met de auditfunctionaliteit in Workday kan DLG makkelijker dubbele boekingen signaleren en kostbare fouten elimineren.
De inkoopkaarten zijn overgezet naar Workday Expenses, waardoor DLG nog meer controle heeft over de uitgaven. "We begrijpen waar het geld door het bedrijf stroomt. Zo kunnen we manieren vinden om te besparen en nog efficiënter te werken", aldus Sarah Clarke, Head of HR Information Systems.
Met elk nieuw stukje data krijgen we het inzicht dat we nodig hebben om de juiste werknemers aan te stellen voor de juiste functie.
Head of HR Information Systems
Effectievere werving en selectie.
DLG heeft het recruitingproces gestroomlijnd met data opgeslagen in Workday Recruiting. Het bedrijf beschikt over informatie waar ze kandidaten kunnen vinden, hoelang het inhuren duurt, welke functies zijn vervuld en hoeveel werk dit recruiters kost.
Sarah zegt: "We hebben aanzienlijke efficiëntieverbeteringen in het wervingsproces gerealiseerd. Workday Recruiting heeft een centrale rol gespeeld bij enkele innovatie-initiatieven die we in het wervingsproces hebben ingevoerd, zoals kantoorrondleidingen via virtual reality en videogesprekken. We kunnen nu eerder met kandidaten in contact komen en het hele traject van sollicitatie tot onboarding vlotter laten verlopen. Dit zorgt dat kandidaten een positievere kijk krijgen op ons merk."
Snelle gebruikersadoptie en selfservice.
Door de hoge gebruikersadoptie en de selfservice-functionaliteit in Workday heeft DLG zijn HR-activiteiten kunnen stroomlijnen. Jason Gowlett, Director, HR Operations, zegt hierover. "Onderschat het gemak van toegang niet. Workday is een moderne tool die voldoet aan de verwachtingen van consumenten: ze hebben geen handleiding nodig om het te gebruiken."
Onze HR Operations is meer gestroomlijnd dan je zou verwachten voor een organisatie van onze omvang.
Director, HR Operations
Het beste talent helpen behouden.
De people strategie van DLG is gericht op het inhuren van het juiste talent voor de juiste functie. En processen worden eenvoudiger gemaakt om de medewerkerstevredenheid te verhogen. Jason zegt: "Als we het leven van onze mensen makkelijker kunnen maken, hebben ze meer tijd en motivatie om onze klanten van dienst te zijn." DLG kan geweldige people managers identificeren door data over functionering, werknemerstevredenheid en personeelsverloop uit Workday aan elkaar te koppelen. Geweldige managers worden dan een voorbeeld voor anderen en helpen zo te zorgen voor gelukkige en succesvolle medewerkers.
DLG heeft een Data Insights Consultant in dienst genomen om data uit Workday te analyseren. Het bedrijf heeft ook programma's voor afgestudeerden en stagiairs gelanceerd, met hulp van de Workday-oplossing. Sarah: "HR is nu beter afgestemd op onze people strategie. Door onze expertise kunnen we ons focussen op het aannemen en behouden van het beste talent."
Als bedrijf opereren we nu efficiënter. Als functie is onze focus strategischer geworden nu we beschikken over de juiste ondersteunende tools.
Head of HR Information Systems