Kinderziekenhuizen nemen een speciale plaats in binnen de gezondheidszorg. Ze behandelen de dringende medische behoeften van baby's, kinderen en tieners en houden rekening met de zorgen van hun ouders en familieleden. De artsen en clinici hebben een jarenlange opleiding in pediatrie gevolgd om te helpen het leven en de gezondheid van hun jonge patiënten te verbeteren.
Het bekroonde Dayton Children's Hospital (DCH) is een van de meer dan 250 van zulke ziekenhuizen in de V.S. De 3600 werknemers voorzien in de pediatrische behoeften van 20 counties in het westen van Ohio en het oosten van Indiana. Een hoofdziekenhuis met 177 bedden verbindt 22 andere klinische pediatrische faciliteiten in de regio.
Net als alle ziekenhuizen moet DCH een evenwicht vinden tussen het verstrekken van hoogwaardige zorg aan zijn patiënten en het beheersen van de kosten. Het ziekenhuis streeft er ook naar om zorgverleners en werknemers van topkwaliteit aan te trekken en te behouden. Maar al deze doelen zijn niet gemakkelijk te bereiken in de snel veranderende, sterk gereguleerde gezondheidszorg van vandaag in Amerika.
We maken rapporten met SCM om lage voorraden te signaleren … zodat we kunnen beginnen met aanvullen voordat het op is.
Corporate Director of Supply Chain
Groeipijnen.
In de afgelopen jaren namen de kostendruk en de operationele complexiteit bij DHC toe, met name door de toevoeging van hun vele satellietfaciliteiten. Het management wist dat het ziekenhuis moest investeren in een digitale transformatie om deze uitdagingen aan te kunnen. Na een zorgvuldige evaluatie van opties, kozen ze voor Workday als een cloudgebaseerd systeem om backoffice-activiteiten te verbeteren en te integreren, met name functies op het gebied van HR, finance, en supply chain.
David Farrall, Corporate Director Supply Chain bij DCH, legt uit dat het ziekenhuis koos voor Workday Supply Chain Management (SCM) nadat het veel succes had geboekt met Workday Human Capital Management en Workday Financial Management. Toen hij bij het ziekenhuis kwam werken, had hij 20 jaar ervaring in supply chains buiten de gezondheidszorg en hij vond de verschillen opvallend. "Het management van de supply chain van een ziekenhuis is complexer dan dat van supply chains buiten de gezondheidszorg", zegt hij. "Een veel van de voorraden zijn van levensbelang."
Toen Farrall bij DCH begon, had het ziekenhuis hun verouderde handmatige systeem nog niet vervangen door SCM. "We werkten met een vreselijk papieren systeem dat geen zicht had op onze voorraad", herinnert hij zich. "We volgden 22.000 SKU's en de status van vele honderden contracten. Meer dan 30% daarvan was verlopen, maar we wisten niet welke zonder ze allemaal stuk voor stuk door te nemen."
Er zijn grotere problemen bij het management van een supply chain in een ziekenhuis... veel van de voorraden zijn van levensbelang.
Corporate Director of Supply Chain
Meer inzicht, geen tekorten.
Door hun supply chain met SCM te transformeren, heeft DCH veel meer inzicht in hun voorraden. Het resultaat is dat de organisatie het bestellen heeft vereenvoudigd, de aankoop flexibeler heeft gemaakt en, wat het belangrijkste is, lege schappen heeft vermeden. "Als een kritiek item nodig is, kan de tijd die nodig is om het elders te zoeken, de zorg in gevaar brengen", zegt Farrall. "En als een procedure bijzonder tijdgevoelig is, kan het ontbreken van een onderdeel levensbedreigend zijn. Door het elimineren van voorraadtekorten, met name van kritieke medische benodigdheden, kan ons personeel een betere kwaliteit van zorg leveren."
Hij wijst er ook op: "Hierdoor kunnen verpleegkundigen, medisch personeel en administratief personeel meer tijd met de kinderen doorbrengen en hun gezinsleden extra aandacht geven."
Om de migratie naar SCM voor te bereiden, hebben Farrall en zijn team eerst hun voorraadbeheer aangepakt. "We hebben 50% van onze SKU's geëlimineerd door simpelweg alles te verwijderen dat meer dan 36 maanden niet was gebruikt", zegt hij. "Na onze lancering hebben we nog meer opgeruimd en onze inventaris teruggebracht tot slechts 7000 artikelen. Nu kunnen onze business analysts ervoor zorgen dat de artikelen in ons SCM-systeem in gebruik blijven door zo nodig wijzigingen aan te brengen in hun beschrijvingen of maateenheden."
Voorafgaand aan de lancering van SCM in DCH begon Farrall met het uitvoeren van gebruikersacceptatietests met een kernteam van grote aanvragers van het ziekenhuis. "Daarna hebben we bijna iedereen die het afgelopen jaar een aanvraag had ingediend, stapsgewijze cursussen laten volgen om de tools en processen in Workday te leren kennen", zegt hij. "Ons trainingsproces hielp ons team goed voorbereid te zijn op onze go-live datum."
Geen cent meer.
DCH gebruikt SCM ook als een contractbewaarplaats. Het bevat meer dan 725 inkoopovereenkomsten, waaronder 270 Business Associate Agreements. "We betalen geen cent meer dan wat in onze contracten staat, omdat SCM dat niet toestaat", zegt Farrall. "Bovendien weet ik precies hoeveel er verlopen zijn en waarom. Nu SCM al onze verschillende soorten contracten regelt, is de compliance met 80% gestegen."
SCM helpt het DCH-personeel nauwkeuriger aanvragen in te dienen, waardoor leveringen aan leveranciers nauwkeuriger verlopen en het aantal retourzendingen daalt. "De retourzendingen naar een van onze grootste leveranciers zijn met 50% gedaald. Hierdoor houden we tijd over voor waardevollere taken, zoals het zoeken naar manieren om de kosten verder te verlagen. En onze artsen kunnen patiënten meer aandacht geven", aldus Farrall.
"Wij betalen geen cent meer dan wat in onze contracten staat, omdat SCM dat niet toestaat.
Corporate Director of Supply Chain
Op het juiste moment erbij gekomen.
"Ik ben dankbaar dat ik naar Dayton Children's ben gekomen toen ze alles aan het herstructureren waren en aan het overstappen waren naar Workday. Zo kon ik zowel leren van onze digitale transformatie als deze helpen leiden. En deze heeft ons gebracht waar we nu zijn en gaat met ons mee naar de toekomst", voegt Farrall toe.
Toen de pandemie begin 2020 toesloeg, had DCH SCM ongeveer een jaar in gebruik, wat Farrall als zeer gelukkig beschouwt. "Tijdens COVID-19 waren de bevoorradingsketens zo verstoord dat we niet altijd alle benodigdheden konden krijgen die we nodig hadden, vooral PBM's, handdoekjes en schoonmaakmiddelen", zegt hij. "Door SCM te laten waarschuwen wanneer kritieke artikelen bijna op waren, konden we alternatieve bronnen gaan zoeken, waarbij we soms zelfs zo ver moesten gaan als onze vierde optie. Dit hielp ons ervoor te zorgen dat we voldoende PBM's hadden voor onze eerstelijnsartsen, zodat ze veilig de hoogwaardige patiëntenzorg konden bieden die de kinderen nodig hebben en waar hun ouders op rekenen."
Volgens Farrall is het tijdens de pandemie heel belangrijk geweest dat het gemiddelde dagelijkse gebruik van belangrijke artikelen gemakkelijk en snel kon worden bijgehouden en gerapporteerd. "We maken rapporten met SCM om voorraadproblemen te markeren, zoals lage voorraden. Zo kunnen we beginnen met aanvullen voordat de voorraad op is", zegt hij.
We maken rapporten met SCM om lage voorraden te signaleren … zodat we kunnen beginnen met aanvullen voordat de voorraad op is.
Corporate Director of Supply Chain
Mooie toekomst.
Farrall heeft Workday Assistant toegevoegd, een digitale chatbot, die hij gebruikt voor interactie met SCM en het opvragen van informatie. "Of het nu gaat om naalden, doekjes, flessen water, batterijen of wat dan ook, Workday Assistant kan me meer info geven over het leveringsbewijs, de koper, de PO (als die er is) en vertellen of het geleverde betaald is of niet."
Farrall vertrouwt erop dat de voortdurende verbeteringen in SCM-functies nog meer mogelijkheden zullen bieden om de kosten, de dienstverlening en de zorgkwaliteit te verbeteren. "We leveren alles wat de kinderen nodig hebben om te zorgen dat ze een prettig verblijf hebben, zelfs teddyberen en speelgoedpony's", zegt hij. "We kunnen er zijn tijdens hun beste dagen, op de achtergrond, door de medische artikelen te leveren die ze nodig hebben om succesvolle resultaten voor ze op te leveren."
Gerelateerde content