De papieren processen van Clark County beperkten inzicht en controle, creëerden complexiteit en vertraagden de operationele transformatie die nodig is om aan de behoeften van een veranderende wereld te voldoen.
Het bestaande Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) was rigide en moeilijk te gebruiken. Het aanbrengen van wijzigingen vereiste expertise in programmeren, dus het IT-personeel moest wijzigingsrapporten, grootboekcodes, routeringsprocessen en werktags maken.
Met Workday kan niet-technisch personeel wijzigingen aanbrengen, omdat er niet geprogrammeerd hoeft te worden.
Finance Director
Een flexibele digitale fundering voor finance en HR.
In plaats van 6 miljoen dollar uit te geven om het bestaande ERP-systeem te upgraden, zocht de county naar een nieuwe oplossing. Na negen softwareleveranciers te hebben geëvalueerd, koos Clark County voor Workday Financial Management en Workday Human Capital Management (HCM). Het cloud-native Workday is flexibel genoeg om aan de veranderende eisen van de county te voldoen en is eenvoudig in gebruik. Workday kan ook integreren met bestaande kas-, bankmanagement- en point-of-pay-applicaties, wat helpt om datasilo's en extra stappen in de dagelijkse taken te minimaliseren.
Met de ingebouwde mogelijkheden van Workday verving Clark County 75 ongelijksoortige bronnen van papieren bestanden door één gedigitaliseerde databron. Het IT-ondersteuningsteam van 6 fulltime medewerkers werd teruggebracht tot 1 fulltime toegewijde medewerker die nu geautomatiseerde workflows kan ondersteunen en werknemers selfservicemogelijkheden kan bieden. Het team profiteert ook van de mogelijkheid om te bepalen wie toegang heeft tot welke data, en om bij te houden wie welke bestanden bekijkt en wijzigt.
Verbeterde wendbaarheid en reactietijden.
Tegenwoordig bieden flexibele workflows en selfservicemogelijkheden finance- en HR-medewerkers de mogelijkheid om inzichten te verkrijgen, processen aan te passen en onverwachte zaken te regelen, zonder het IT-team om hulp te vragen. Zo zijn finance-werknemers als gevolg van de pandemie naadloos overgestapt van kantoorwerk naar thuiswerk. "Toen COVID toesloeg, hebben we onmiddellijk extern management ingesteld voor de salarisadministratie, debiteuren en andere kritieke financeprocessen en alles bleef zonder problemen werken", zegt Laurie Foster, Accounting Manager bij Clark County. "Dit hadden we niet gekund zonder Workday."
Verhoogde efficiëntie en kostenbesparingen.
Nieuwe digitale workflows verlagen de kosten en versnellen facturering, goedkeuringen, vergoedingen, procurement en aankopen. De county voert de salarisadministratie nu 60 procent sneller uit en het inwerken van nieuwe mensen neemt de helft minder tijd in beslag. Met Workday kunnen werknemers zelfstandig hun profiel bijwerken en urenstaten, absentieaanvragen en onkostendeclaraties indienen. Het bedrijfspersoneel kan grootboekcodes aanpassen, aanvraag-routingprocessen wijzigen en rapporten maken. Dit jaar heeft het HR-team ook weken werk bespaard tijdens het open-inschrijvingsproces, door gebruik te maken van door het systeem gegenereerde aankondigingen en papierloze workflows. Op de eerste dag had 25 procent van de werknemers hun inschrijving voltooid en binnen 5 dagen was 80 procent klaar.
We hebben onze workflows met Workday gedigitaliseerd, zodat mensen niet langer formulieren hoeven in te vullen en hoeven te wachten.
Finance Director
Vereenvoudigde compliance en verminderd risico.
Met Workday bracht de financiële staf 10.000 grootboeken terug tot 400, waardoor de controle en het onderhoud efficiënter werden. Het budgetrapport is nu gebaseerd op programma's in plaats van op afdelingen, wat het inzicht vergroot en niet-goedgekeurde uitgaven met 15 procent heeft verminderd. Werknemers hebben alleen toegang tot informatie waarvoor zij gemachtigd zijn en de county houdt een audittrail bij van systeemtoegang en -wijzigingen. Het districtspersoneel kan ook meer tijd besteden aan het evalueren en bijwerken van het beleid om de efficiëntie van het programma te verbeteren en de compliance ervan te waarborgen.