Checkout.com zet zich in om bedrijven wereldwijd te ondersteunen bij het afhandelen van digitale betalingen die altijd beschikbaar zijn. Daarbij worden enorme hoeveelheden data gegenereerd door hun speciaal ontworpen oplossingen voor betalingsverwerking.
Dit is duidelijk een enorm waardevolle bron voor het bedrijf dat voortdurend probeert om klanten beter te begrijpen en het aanbod te stroomlijnen. En ook het financeteam van het bedrijf kan deze data benutten als uiterst nuttige informatie. Dit is niet alleen van waarde voor het grootboek, maar helpt finance ook om als businesspartner een grotere rol te spelen. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van nieuwe producten, rapportages en controles.
Een sterkere verbinding met de kernwaarden en essentie van het bedrijf.
Enterprise Architect, Finance Transformation Director Emma Castledine: "We hadden voorheen wel een uitstekend betalingsplatform, maar geen methode om gegenereerde data om te zetten in boekhoudkundige posten. We hadden honderden spreadsheets, maar geen mogelijkheid om zaken te onderzoeken of om verbanden te leggen."
Dat veranderde met de komst van Workday Prism Analytics en Workday Accounting Center. "Toen ontdekten we pas echt de kracht van data", zegt Castledine. "We kunnen die kloof als financeafdeling nu daadwerkelijk dichten. Van cruciaal belang is dat het team ineens veel sterker verbonden is met de kernwaarden en de essentie van wat Checkout.com altijd al is geweest: een bedrijf met het inzicht dat ons in staat stelt oplossingen te bieden die voldoen aan de specifieke behoeften van onze klanten."
We kunnen nu ook het bestaande werk en de controles van operationele finance benutten ter ondersteuning van onze statutaire resultaten. Dat is een echte gamechanger voor ons.
Emma Castledine, Enterprise Architect, Finance Transformation
Barrières tussen teams doorbreken.
Pas nadat het bedrijf Workday Prism Analytics en Workday Accounting Center implementeerde bij de financeafdeling, kon de kloof tussen functies in accounting en operationele finance worden overbrugd. Castledine legt uit dat dit in een uiterst complex betalingslandschap aanzienlijke efficiëntieverliezen opleverde. "We moeten ontzettend veel handelaren en betalingen verwerken", zegt Castledine. "Het omzetten van inkomsten in contanten is hierdoor bijzonder complex, en vóór de komst van Workday, ook enorm tijdrovend en inefficiënt. Het proces is nu niet alleen aanzienlijk verbeterd, maar we kunnen ook de audittrail van begin tot eind volgen, en weer terug. En onze accountingteams en statutaire financeteams werken tegenwoordig nauw samen met ons operationele financeteam. Vroeger waren ze volledig van elkaar gescheiden, maar dankzij Workday spreken ze dezelfde taal en werken ze samen.
"Dit is niet alleen geweldig voor controles. Er ontstaat aanzienlijke operationele efficiëntie omdat iedereen elkaars cijfers ondersteunt. We zullen het komende jaar het bestaande werk en de controles van operationele finance blijven benutten om onze statutaire resultaten te ondersteunen. Dit zal ongetwijfeld een echte gamechanger zijn."
Dit nieuwe gevoel van verbondenheid gaat veel verder dan de financefunctie. Castledine vervolgt: "De interacties die nu mogelijk zijn met onze product- en engineeringteams, zijn compleet anders dan vóór Workday. Die teams kunnen nu niet alleen over accounting praten, maar onze accountingteams communiceren ook beter met product- en engineeringteams. De cultuur binnen Checkout.com is daardoor heel anders geworden. We zijn opeens veel meer een eenheid en geen afzonderlijke afdelingen die elkaar niet begrijpen."
En ook de relaties met het management zijn erdoor verbeterd. "Workday heeft gezorgd dat niet alleen de CFO, maar de hele C-suite het belang van financiële controle erkent en op waarde schat", vervolgt Castledine. "Dat is van groot belang voor de verdere ontwikkeling van ons bedrijf en Workday heeft ons wat dat betreft echt vooruit geholpen."
Ons financiële verwerkingsteam zou twee keer zo groot moeten zijn als we alles wat nu via Workday Accounting Center verloopt handmatig zouden willen verwerken.
Emma Castledine, Enterprise Architect, Finance Transformation
'Ongelooflijk nuttige' data onthullen voor extra analyse.
"Workday Accounting Center is ook voor onze dagelijkse finance operations een gamechanger geweest, doordat we nu op transactieniveau data uit onze upstream-systemen kunnen genereren", vervolgt Castledine. "Onze belangrijkste applicaties hebben betrekking op boekhoudkundige journaalposten voor netto-omzet, waaronder factoren zoals inkomsten, kostprijs van de omzet en bijbehorende balansposten."
En er is meer. "We gebruiken het ook in combinatie met Workday Prism Analytics om afstemming op twee belangrijke gebieden te ondersteunen", zegt Castledine. "Ten eerste de impact van wisselkoersen op onze balans. En de coördinatie tussen inkomsten en contanten, waarbij we uitgebreide informatie uit Workday Accounting Center rechtstreeks afstemmen op transactie-informatie van de bank."
Dit is van groot belang voor Castledine en het team. "Het betekent dat we die gedetailleerde informatie op transactieniveau en tabellen binnen Workday Accounting Center kunnen gebruiken om te bepalen wat de dubbele journaalposten in Workday Financial Management moeten zijn. Dat is cruciaal, want we kunnen de gedetailleerde informatie die we nodig hebben om KPI's te rapporteren, nu gemakkelijk importeren in het grootboek. Maar dat is niet het enige.
"Een van onze KPI's is bijvoorbeeld de netto-omzet per handelaar. We kunnen die cijfers eenvoudig boeken, maar hebben daarnaast ook inzicht in de verwerkingsvaluta, het actietype, verwachte vereffeningsdatums en meer. Hoewel we details op dat niveau niet willen opnemen in het grootboek (omdat het dan veel te groot zou worden), zijn het ongelooflijk nuttige data voor aanvullende analyses."
De cultuur van finance positief veranderen.
Castledine gelooft ook dat de implementatie van Workday Accounting Center de cultuur binnen de financeafdeling van Checkout positief heeft veranderd, met name voor bepaalde accountants die nu een veel groter werkgebied hebben.
"De rol van finance houdt nu het midden tussen die van een accountant en een systeemaccountant. Dat betekent dat ze zich ook echt verdiepen in upstream-data", zegt Castledine. "Ze hebben de administratieve leiding over Workday Accounting Center en beheren het hele traject van begin tot eind. En dat verloopt heel soepel.
"Ze begrijpen alle datavalidaties in Workday Accounting Center. Dus als ze iets moeten oplossen, kunnen ze upstream de benodigde informatie vinden. En als ze data in Workday Financial Management bekijken, weten ze waar die vandaan komen en wat de onderliggende factoren zijn.
"Ze kunnen nu betere inzichten in data bieden en zijn zogenaamde 'end-to-end-accountants' geworden. En dat maakt het werk interessanter en aantrekkelijker voor de technisch ingestelde, nieuwsgierige mensen die doorgaans bij Checkout werken. Ze vinden het geweldig dat ze een nieuw speeltje hebben om uit te proberen."