California College of the Arts (CCA) motiveert studenten om cultuur en samenleving vorm te geven door het beoefenen en kritisch bestuderen van kunst, architectuur en schrijven. Toen de college echter de administratieve systemen onderzocht waarvan ze dagelijks afhankelijk waren, ontdekte ze dat de ontwerpnormen vrij laag waren. "De esthetische kwaliteit van papieren urenstaten afgedrukt vanaf Microsoft Excel-spreadsheets, weerspiegelde niet onze waarden als kunstacademie", zegt Annemarie Haar, Director of Libraries.
De college wilde de gebruikers van haar HR-systeem een betere user experience bieden. "We werken veel met adjunct-docenten die hun eigen architecten- of ontwerpbureaus hebben", zegt Mara Hancock, CIO en Vice-president Technology bij CCA. "En ze zijn gewend aan hoge ontwerpnormen. Dus we wilden een zeer naadloze en moderne user experience voor ze creëren."
CCA werkte met een mix van verschillende HR- en salarissystemen met foutgevoelige spreadsheets en tijdrovende, handmatige papieren processen. Het was moeilijk om toegang te krijgen tot nauwkeurige werknemerdata en het inzicht in eigen talent was beperkt.
Ontoegankelijke data over docenten, personeel en studenten.
"We hadden problemen om informatie uit onze systemen te krijgen" ,legt Chief Financial Officer Laura Hazlett uit. "Eindgebruikers hadden bijvoorbeeld geen zicht op personeelsinformatie. Als een manager een personeelssalaris wilde opzoeken, kon dat niet doen zonder langs HR of payroll te gaan. En als de manager dan naar Payroll ging om informatie te krijgen, was de informatie soms anders dan via HR, omdat de data niet in één systeem stonden."
Volgens Amy Flaherty, Director of Payroll and Benefits Administration, werd het gebrek aan zichtbaarheid een groter probleem tijdens de budgetteringsperiode. "We werden overspoeld met telefoontjes van managers die de salarissen van hun huidige werknemers wilden weten. Ze hadden niet eens toegang tot dat niveau van informatie."
Zelfs een simpel rapport maken in het oude systeem, zoals een lijst van alle directeuren, was niet makkelijk. Hazlett: "Je moest handmatig een heleboel uitspitten en dat leidde vaak tot rapporten die ofwel onvolledig ofwel onnauwkeurig waren. "Managers hadden niet de data om goede beslissingen te nemen."
De school wilde HCM en Payroll aan elkaar koppelen om efficiënter te kunnen werken. Het verbeteren van processen en het verkrijgen van inzicht zou CCA in staat stellen om onnodige stappen te elimineren die de belangrijke bedrijfsprocessen minder productief maakten.
De college koos voor Workday. "Ik heb een sterk geloof in de kracht van technologie", zegt Hazlett. "Ik had het gevoel dat onze legacysystemen het niet meer aankonden. En Workday juist wel."
Verbeterde productiviteit en ondersteuning.
Na een succesvolle implementatie begon CCA al snel echte voordelen te zien. "Een taak waar ik vroeger een uur over deed, kan ik nu waarschijnlijk in 15 minuten afkrijgen", zegt Haar. "Wanneer je een team van mensen aanstuurt, bespaart het enorm veel tijd om de handmatige processen van het invoeren van getallen en het afdrukken van die spreadsheets uit je administratie te kunnen verwijderen."
De feedback van de gebruikers is positief. "Ik herinner me nog precies toen het live ging, dat we een bonus moesten geven aan iemand die tijdens de winterstop had gewerkt", aldus Hazlett. "De manager vroeg onze IT'er om haar te laten zien hoe ze het verzoek via Workday kon indienen. Het was in minder dan een minuut gebeurd en de manager zei: 'Wow! Wat een transformatie!'"
Hazlett is ook blij met de steun die CCA van Workday heeft gekregen sinds het live ging. "Vaak wordt er veel beloofd en dan is alles geweldig totdat je het implementeert. De klantenservice heeft dan de neiging te verslechteren of zelfs helemaal te verdwijnen. Maar het team bij Workday is anders. Ze willen echt dat we blij zijn met het systeem."
HR als een strategische zakenpartner.
De uniforme aanpak van Workday voor het managen van meerdere HR-functies blijkt een groot voordeel te zijn. "Het feit dat we nu één plek hebben waar zowel werknemers als studenten hun urenstaten kunnen regelen, heeft ons veel tijd bespaard en onze workflows verbeterd", aldus Flaherty. "Daardoor hebben we meer tijd om een betere klantenservice te leveren.
"Maar het belangrijkste is dat we rapporten kunnen genereren die we met alle managers op de campus kunnen delen. Aan de hand van deze rapporten kunnen managers nu bepalen of ze op schema liggen wat hun doelstellingen betreft en inzicht krijgen in wat hun werknemers doen, of niet doen."
Door managers de informatie te geven die ze nodig hebben, zijn veel extra stappen overbodig geworden en heeft HR een meer strategische rol kunnen spelen.
"Het biedt een structuur voor ons HR-team om een kader te creëren rond onze salarisschalen, onze functieprofielen en al die belangrijke HR-protocollen, wat we vroeger niet deden," zegt Hancock. "Het opent nieuwe wegen en verbetert ons werk."
Elegante user experience.
CCA is blij dat Workday de visuele esthetiek en bruikbaarheid heeft van populaire consumententechnologie. "Het ontwerp is een enorme verbetering ten opzichte van wat we eerder hadden", zegt Haar. "Het is strak, het is simpel, het is kleurrijk, en het is erg intuïtief."
"Het is verbazingwekkend hoe makkelijk het is", zegt Hancock. "Onze faculteitsleden, personeel en toekomstige studenten hebben hoge verwachtingen. Ze willen werken met moderne en flexibele oplossingen. En dat is wat Workday ons geeft."
Probleemloze upgrades.
Overstappen op een nieuwe versie van bedrijfssoftware is niet langer een ontmoedigend initiatief met downtime, hoge kosten en ingewikkelde aanpassingen.
"Het feit dat Workday elk jaar twee releases heeft, maakt een enorm verschil", zegt Hancock. "Onze huidige legacysystemen bevatten code die dateert uit de jaren tachtig. We moesten het systeem aanpassen aan onze behoeften en de kosten om dat te onderhouden zijn aanzienlijk. Met een Workday-update schakelen we feitelijk een knop om en zetten we het aan. Voor personeel dat al jaren tijd verspilt met upgrades van legacysystemen stoot, is dit een enorm voordeel."
Volgende stappen.
CCA verwacht in de toekomst nog meer voordeel te behalen naarmate meer gebruikers de mobiele mogelijkheden van Workday gaan benutten.
"Ik denk dat onze studenten positief zullen reageren op de mogelijkheid om hun urenstaten op hun mobiele apparaten te doen, omdat ze er toch al de hele tijd op zitten", zegt Flaherty.
Er zijn ook plannen om de verouderde acquisitieprocessen van de college te optimaliseren. "Als we Workday Recruiting eenmaal hebben uitgerold, zal het de manier waarop we personeel inzetten ingrijpend veranderen", legt Hancock uit. "Ons personeel zal zich meer kunnen focussen op personeelsvoorzieningen en arbeidsverhoudingen, op een manier die voorheen niet mogelijk was."
"De overstap naar Workday was een belangrijke beslissing voor de college. Ik ben blij dat we de steun van onze belanghebbenden hebben gekregen om van systeem te veranderen, en ik weet zeker dat Workday ons goed van dienst zal zijn", zegt Hazlett.