De budgetteringseisen binnen een academische instelling zijn inherent problematisch: meer doen met minder. Toen Bucknell University zijn nieuwe strategische doelen ontwikkelde, was het duidelijk dat meer financiering voor diversiteits- en inclusieprogramma's van essentieel belang was, maar dat er geld moest worden herverdeeld binnen de bestaande afdelingsbudgetten. Het gebruik van spreadsheets om uit te zoeken waar op afdelingen bespaard kon worden, was inefficiënt en belemmerde Bucknell bij het bereiken van zijn doel.
In plaats daarvan heeft het FP&A-team van Bucknell Workday Adaptive Planning ingevoerd, samen met Workday Human Capital Management en Financial Management, en zijn 150 gebruikers opgeleid in het invoeren van en rapporteren over hun budgetten.
De naadloze workflow die daaruit voortvloeide, zorgde ervoor dat alle budgeteigenaars gemakkelijk actuele budgetdata konden invoeren, die op hun beurt hun weg omhoog vonden naar de vice-presidents de decanen en de president van de universiteit. Deze universitaire besluitvormers, die budgetbeoordelingen voorheen aan hun operations managers overlieten omdat ze zo ingewikkeld waren, werken nu samen en checken dagelijks de budgetstatus. Het resultaat is een gezamenlijke inspanning die heeft geleid tot een herallocatie van budgetdollars naar de strategische initiatieven van de universiteit.
Uitdagingen
Gebrek aan betrokkenheid van de verschillende afdelingen bij de planning.
Toen het aantal spreadsheets tot 200 was toegenomen, was het bijna onmogelijk om meer dan 150 kostenplaatsmanagers ervan te overtuigen samen te werken om handmatig budgetten bij te houden en resources anders toe te wijzen.
Problemen met data-integriteit.
Met spreadsheets wisten kostenplaatsmanagers nooit zeker dat de cijfers juist waren, en het verifiëren van de data nam elke maand veel uren in beslag.
Beperkte rapportageresources.
Het kostte een kleine finance-afdeling van twee personen moeite om 150 gebruikers tijdig te voorzien van rapporten over afwijkingen in een jaar met een vast budget en om de revisies van die gebruikers in te voeren.
Geen betrokkenheid van leidinggevenden.
Afdelingshoofden namen niet de tijd om betrokken te raken bij de budgetteringscyclus omdat het te ingewikkeld was. Het was onmogelijk voor iemand als de decaan van Arts and Sciences om 75 budgetten te bekijken en te begrijpen wat er aan de hand was.
Resultaten
Sterk verbeterde samenwerking.
Workflowfunctionaliteit zorgt ervoor dat alle gebruikers bij het goedkeuringsproces betrokken zijn, zodat iedereen in de keten eerst het budget moet controleren. Dit heeft het finance-team ook in staat gesteld een gesprek te starten over waar ze geld aan uitgeven en zich af te vragen of het de juiste manier is om resources toe te wijzen.
Automatisering verhoogt de nauwkeurigheid en bespaart tijd.
Door het proces te automatiseren, zodat de door de kostenplaatsmanagers ingevoerde data automatisch werden samengevat, hoefde er geen uren meer te worden besteed aan het manipuleren en verifiëren van data. Hierdoor kon het finance-team voor het eerst het budgetproces een week voor de bestuursvergadering voltooien.
Selfservice verhoogt engagement.
Met selfservice-mogelijkheden zijn budgeteigenaars niet langer sporadisch in beeld, maar blijven nu het hele jaar door betrokken om rapporten uit te voeren en op hoog niveau te zien wie budgetten heeft ingediend, wie niet, wie om verhogingen heeft verzocht en wie op welk moment geld heeft teruggegeven.
Gebruiksgemak leidt tot meer betrokkenheid van het executive-niveau.
Decanen en vice-presidents die vroeger de ingewikkelde budgettering aan hun operations manager overlieten, vinden Workday Adaptive Planning zo gebruiksvriendelijk dat ze nu regelmatig vijf tot tien minuten per dag op het systeem besteden om een momentopname te zien van de budgetactiviteit van hun afdeling.
We hebben net een survey gehouden onder alle gebruikers van Workday Adaptive Planning. Iedereen vond de tool geweldig, vooral op de hogere niveaus waar ze een momentopname van alle budgetten kunnen zien die ze vroeger één voor één moesten bekijken.
Director of Budgets and Financial Modeling