Internationale fabrikant verbetert scenarioplanning en zichtbaarheid van data.
Om bedrijfsgroei te stimuleren, was Boston Scientific te afhankelijk van IT voor het updaten van bedrijfsregels, berekeningen en voorwaarden in een on-premise softwaresysteem. Workday Adaptive Planning heeft het financeteam weer achter het stuur gezet. In plaats van op technische vertragingen richt het finance-team zich nu op scenariomodellering en het analyseren van de zakelijke impact. De controle over budget en rapportage ligt bij belangrijke bijdragers die Boston Scientific aansturen en het bedrijf draaiende houden op maximale productiviteit.
Met Workday Adaptive Planning hebben we een beter budgetteringsproces gerealiseerd tegen een fractie van de kosten in vergelijking met de miljoenen dollars en jaren van investeringen besteed aan het onderhouden van de on-premises oplossing.
Senior Finance Manager
Uitdagingen.
- Afhankelijk van IT voor het beheren van het budgetsysteem
- Te weinig inzicht in veronderstellingen van budgetmodellen
- Moeizame systeemupdates bij veranderingen in de bedrijfsvoering
Resultaten.
- Veel tijd bespaard die vroeger werd besteed aan het controleren van berekeningen en het volgen van activiteiten
- De samenwerking tussen finance en andere afdelingshoofden verbeteren en gezorgd voor 'shared responsibility' budgetten en forecasts
- Een jaarlijkse ROI van 300% gerealiseerd ten opzichte van de Total Cost of Ownership van on-premise bedrijfssoftware
Met 25 deelnemers aan het budgetteringsproces is het niveau van toegang tot informatie, transparantie en samenwerking aanzienlijk gestegen. Dit schept vertrouwen tussen de belanghebbenden en het finance-team.
Senior Finance Manager
Hyperion houdt de business tegen.
De fabriek van Boston Scientific in St. Paul, Minnesota heeft 250 mensen in dienst. Het bestaande budgetterings- en planningsproces was gebaseerd op een sterk aangepast Hyperion-platform. Het grootste deel van de budgettering vond plaats op basis van bedrijfsregels en berekeningsaannames, die door de IT-organisatie werden bijgehouden. Bovendien verzamelde het finance-team data in Microsoft® Excel en vroeg via het IT-team om updates voor Hyperion. Systeemupdates konden tot twee uur nodig hebben om een nieuwe bedrijfsregel uit te voeren.
"Het werd een uitdaging om het budget in Hyperion bij te houden", aldus Mark Powers, Senior Finance Manager bij Boston Scientific. "Telkens wanneer de bedrijfsomstandigheden veranderden of een product werd toegevoegd of verwijderd, moesten we beroep doen op IT om Hyperion aan te passen en scripts opnieuw uit te voeren. Dit was enorm frustrerend voor de finance- en business-teams omdat we geen duidelijk overzicht hadden van de aannames en business drivers in de Hyperion-scripts. Deze uitdagingen werden groter naarmate onze specifieke Hyperion-instance werd stopgezet en de IT-ondersteuning afnam. Dus moesten we op zoek naar een nieuwe oplossing."
De overstap naar best practices in de cloud.
Het finance-team wilde een oplossing die ze in staat zou stellen hun bestaande budget in eigendom te houden en te beheren. Ook wilden ze een tool waarmee ze veel sneller scenariomodellen konden maken dan met hun bestaande platform. Na het bijwonen van een seminar over best practices voor budgettering en forecasting, besloten ze om te proberen hun bestaande budgetmodel, dat was ondergebracht in Hyperion, te repliceren met behulp van Workday Adaptive Planning.
Boston Scientific implementeerde Workday Adaptive Planning midden in het jaarlijkse budgetproces en rolde het uit naar 25 gebruikers. De implementatie duurde een maand en het bedrijf heeft enorm veel tijd bespaard bij het verzamelen van budgetgegevens van bijdragers.
"Na de implementatie van Workday Adaptive Planning en de uitrol ervan naar onze klanten, kregen we alleen maar positieve feedback", aldus Powers. "Onze gebruikers vonden het zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief. Ze vonden het geweldig!"
De resultaten.
Met Workday Adaptive Planning heeft de Boston Scientific-vestiging zijn budgetteringsproces aanzienlijk gestroomlijnd. De budgetcyclus van zes weken blijft hetzelfde, maar het bedrijf heeft de tijd die het hele team hieraan besteedt met 80 uur verminderd en het finance-team in staat gesteld het werk van twee andere financieel analisten over te nemen.
"Nu besteden we minder tijd aan problemen met het systeem en IT-vertragingen en houden we meer tijd over om te begrijpen hoe het model in elkaar zit en wat de invloed ervan is op het business", legt Powers uit. "Met 25 deelnemers aan het budgetteringsproces is het niveau van toegang tot informatie, transparantie en samenwerking aanzienlijk gestegen. Dit schept vertrouwen tussen de belanghebbenden en het finance-team."
Boston Scientific voert nu managementrapportage uit door data uit SAP te importeren in Workday Adaptive Planning. Daarnaast gebruikt het bedrijf de software om what-if-analyses uit te voeren op de productiviteit van werknemers en het salesvolume, en om vijfjarenplannen op te stellen.
"Workday Adaptive Planning heeft fantastisch voor ons gewerkt tijdens ons budgetteringsproces. Het heeft zelfs onze verwachtingen overtroffen. Toen het Hyperion-systeem dat door onze bredere onderneming werd gebruikt, tijdens de budgetcyclus onverwacht uitviel, konden we ons budgetteringsproces voortzetten in Workday Adaptive Planning", aldus Powers. We hebben een beter budgetteringsproces gerealiseerd tegen een fractie van de kosten in vergelijking met de miljoenen dollars en jaren van investeringen besteed aan het onderhouden van de on-premise Hyperion-oplossing."