Met kantoren in landen als Noorwegen, Nieuw-Zeeland, Brazilië en Singapore realiseerde Atlas Professionals zich in 2019 dat het wereldwijd verbeteren van hun financiële accuratesse en agility een betrouwbaar en transparant systeem vereiste.
Financieel directeur John Ruigrok: "Onze inadequate legacysystemen belemmerden ons om een echt datagedreven organisatie te worden. Bovendien moesten de vijf financiële hubs die we wereldwijd hebben, beter voldoen aan onze regionale financiële behoeften."
"Een betrouwbaar en transparant wereldwijd systeem."
Na een grondig selectieproces koos het bedrijf voor Workday. Zoals Ruigrok zegt: "We waren ervan overtuigd dat dit een aanzienlijke en wereldwijde verbetering zou opleveren voor onze financiële accuratesse en agility. En dat bleek ook het geval.
"Minstens zo belangrijk is dat de organisatiebrede data die Workday nu genereert, businessleaders direct toegang geeft tot de benodigde data voor eenvoudigere en betere financiële analyses en besluitvorming. In tijden van snelle verandering en groei is dat een uiterst belangrijke factor voor continu succes."
Onze executiveteams hebben nu gemakkelijk toegang tot de benodigde informatie om datagedreven en onderbouwde beslissingen te nemen.
John Ruigrok, Finance Director
Lagere foutpercentages en verbeterde processen in het hele bedrijf.
Atlas Professionals had vóór Workday moeite om payroll en finance te managen voor duizenden werknemers en contractanten wereldwijd. Ruigrok: "Migreren naar de cloud was onvermijdelijk, dus zochten we een financieel systeem dat het veranderende financiële landschap in de wereld aankon, onze bestaande markten versterkte en onze fusie- en overnameactiviteiten ondersteunde."
De situatie is dankzij Workday aanzienlijk veranderd. "Het effect werd snel duidelijk: minder menselijke fouten, veel minder handmatig werk en algemene verbetering van factureringsprocessen", vervolgt Ruigrok. "Maar dat is pas het begin. Ook onze afsluitingsperiode is radicaal gestroomlijnd. En, belangrijker nog, ons inzicht in de regionale nuances van onze vijf financiële hubs is toegenomen.
"Kortom: onze financiële data waren nog nooit zo gestroomlijnd en toegankelijk, en we hebben onze investering snel terugverdiend."
Verbeterde toegang tot data leidt tot betere zakelijke beslissingen.
De gestroomlijnde toegang tot nauwkeurige, live data die Workday faciliteert, levert krachtige voordelen op voor Atlas Professionals.
Ruigrok: "Door input van informatie verloopt de dataverwerking nauwkeuriger en profiteren we van meerdere voordelen. Onze financiële agility is aanzienlijk toegenomen door de verbeterde dataconsistentie. Onze executiveteams hebben nu bovendien heel eenvoudig toegang tot de benodigde informatie om datagedreven en onderbouwde beslissingen te nemen op basis van betrouwbare rapporten voor bedrijfsanalyses."
En dat is nog niet alles. Ruigrok vervolgt: "Managers gebruiken de herziene data-inzichten om betere loopbaanmogelijkheden te ontwikkelen en nieuwe bijscholingskansen te identificeren. We hebben daarnaast recent veel nieuwe leidinggevenden aangenomen, die we vlot aan de slag hebben gekregen dankzij de snelle toegang tot data en rapportages."
De positieve impact is in de hele organisatie voelbaar. Ruigrok: "Workday creëert ook kansen voor nieuwe overnames en joint ventures, en biedt mogelijkheid tot uitbreiding naar landen die voorheen minder in aanmerking kwamen."
We zijn nu veel beter in staat om onze lokale finance- en businessteams te begeleiden, te coachen en te ondersteunen.
John Ruigrok, Finance Director
Verbeterde zichtbaarheid voor snellere positieve actie.
Directe toegang tot live financiële informatie blijkt een groot voordeel te zijn met een sterke positieve impact op veel aspecten van het bedrijf.
"De informatie is nu veel transparanter, omdat we minder lang op cijfers hoeven te wachten", legt Ruigrok uit. "Ze zijn nu vrijwel direct zichtbaar in het systeem en dit levert belangrijke voordelen op voor diverse managementaspecten.
"We zien bijvoorbeeld hoe cijfers zich in de loop van de maand ontwikkelen en dit helpt om teams aan te sturen. We weten het als er iets ontbreekt of misgaat en kunnen direct actie ondernemen. Voorheen wisten we dat pas bijna drie weken na het einde van de maand. Dus we zijn nu veel beter in staat om onze lokale finance- en businessteams te begeleiden, te coachen en te ondersteunen."