Toen Adcorp in 2019 besloot om de afzonderlijke HR-, finance- en operationele systemen van de Group te vervangen door een nieuwe technologie, was het bedrijf vastbesloten om voor elk gebied de beste oplossing in te zetten.
Zameer Ahmed, HR Executive People Enablement: "Uit al ons onderzoek bleek dat Workday die oplossing was voor ons HR-team, en dat niemand anders hetzelfde niveau van functionaliteit en integratie kon bieden. Vooral de integratie van de verschillende HCM-modules betekende dat onze data-intelligence een veel hoger niveau zou bereiken."
Toen de beslissing was genomen en het bedrijf klaar was om Workday te implementeren, sloeg de coronapandemie toe. Zuid-Afrika ging in volledige lockdown. Ahmed vertelt: "De eerste implementatieweek was verschrikkelijk. Maar omdat Workday een SaaS-oplossing is, konden we flexibel en innovatief zijn. We stapten over naar een ander plan. Dit plan verminderde de impact van COVID op het team en stelde ons in staat om Workday op tijd en binnen het budget te implementeren."
Workday is geconfigureerd voor voortdurende ontwikkeling en om de best beschikbare oplossingen te bieden ter ondersteuning van onze 'people objectives'.
HR Executive: People Enablement
Nieuwe eenvoud leidt tot tijd- en kostenbesparingen.
Toen Ahmed bij Adcorp kwam om toezicht te houden op de implementatie van Workday, trof hij een enorm complex IT-landschap aan waarin de 16 verschillende bedrijven van de Group verschillende benaderingen hadden.
"We hadden bijvoorbeeld 95 verlofregels (absentieregels), veel te veel voor één systeem en de oorzaak van chaos. Maar door naar Workday over te stappen, konden we onze aanpak volledig herzien, en nu hebben we nog maar twee regels.
"Hierdoor wordt alles niet alleen veel eenvoudiger, maar het bespaart het bedrijf ook miljoenen rand. Mensen kunnen nu immers hun eigen verlof beheren en beter zien of ze het risico lopen hun vrije dagen kwijt te raken. Dit zorgt voor een drastische vermindering van onze aansprakelijkheid op het gebied van verlof en waarborgt het welzijn van onze werknemers. Dit is slechts één voorbeeld van vele van dergelijke gevallen binnen de Group."
Configureerbaar volgens uw precieze zakelijke behoeften.
Ahmed is de afgelopen twee jaar onder de indruk geraakt van het gemak waarmee het ontwerp van Workday aan precieze eisen kan worden aangepast.
"Om te beginnen is er een geweldige basis om vanuit te werken", zegt hij. "We hebben ontdekt dat het het gemakkelijkst is om een Workday-proces te kiezen, het te implementeren en dan uit te zoeken wat je wilt veranderen. We hebben ontwerpsessies gehouden om te bepalen wat we precies wilden en kwamen erachter dat we eigenlijk maar ongeveer 20% hoefden te veranderen.
"Dat is echt heel bemoedigend, want het betekent dat je niet steeds je consultant om hulp hoeft te vragen. Je kunt helemaal zelf je systeem bedienen en managen."
Ownership en ondersteuning in de Group.
Maar wat Ahmed vooral heeft ontdekt, is dat het gebruik van Workday-functionaliteit zorgt voor een betere werkomgeving in het hele bedrijf.
"Je kunt je mensen echt goed managen", zegt hij. "Organisaties die talent, prestaties, beloning, gelijkheid en diversiteit integreren, hebben een veel interessanter zakelijk verhaal te vertellen. Workday is echt holistisch en biedt alles wat je nodig hebt in één systeem en op één plek."
De hele groep is zeer enthousiast over Workday, vervolgt Ahmed, en er is een sterk gevoel van ownership. "Onze mensen gebruiken Workday steeds vaker als een werkwoord, zeggen dingen als 'Dat Workday ik wel even!' en noemen het 'ons' systeem. Dat vind ik fantastisch. Het laat zien dat onze integratiestrategie op elk niveau heeft gewerkt."