AAA Northern California, Nevada & Utah ziet het hele plaatje.

Al meer dan 100 jaar beschermt AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) zijn leden op de weg en thuis. Met zijn lange geschiedenis blijft de organisatie vooruit denken, met een messcherpe focus op het bedienen van zijn leden. Dat betekent de administratieve overhead verminderen om meer tijd over te houden voor leden. Dat betekent het combineren van Human Capital Management met financieel management om de bedrijfsvoering te verbeteren. Dat betekent Workday.

"We zijn begonnen met een kleine groep automobilisten in het Cliff House in San Francisco", zegt Paul Gaffney, president en CEO van AAA NCNU. "En nu hebben we meer dan 4,2 miljoen leden. Onze visie is om fanatiek loyale leden voor het leven te creëren door consistent uitstekende ledenervaringen te bieden."

Hij weet precies hoe hij deze visie kan realiseren: "We hebben een geweldige interne cultuur nodig die degenen die deze ervaringen leveren in staat stelt om echt in contact te staan met de leden die ze bedienen en om te begrijpen hoe dat van invloed is op de business." 

Workday biedt dat inzicht met zijn uniforme suite van applicaties. "Workday is de belangrijkste tool die iedereen in ons bedrijf inzicht geeft in hoe we het doen op financieel gebied en op het gebied van menselijke ontwikkeling", zegt Gaffney.

Een cadeau voor strategische planning.

Siobhán Mc Feeney, Chief Operating Officer van het bedrijf, prijst Workday om het vermogen om een compleet beeld van performance te geven. Dit betekent dat haar team op zinvolle manier kan forecasts kan maken. Ze werkte bij het bedrijf in 2011 toen Workday werd geïmplementeerd. 

"We hadden hele legers van accountants die dingen in elkaar aan het masseren waren", zegt ze over de systemen van voor Workday. "We wisten nooit waar we aan het eind van de maand of het jaar zouden eindigen. Met Workday weet u precies waar u staat." Het bedrijf kan nu met vertrouwen vooruitkijken. 

"Voorheen kon ik niet echt tijd besteden aan groei, omdat het eigenlijk meer giswerk was", zegt ze. "Ik kan nu echte informatie uit Workday gebruiken, zowel op het gebied van werknemers als op het gebied van finance. En op basis daarvan zeggen dat we waarschijnlijk langs deze vijf lijnen zullen groeien. En dat kan er zo uitzien. Dat wordt een cadeau in de strategische planning van dit jaar. Dat is een groot voordeel."

AAA NCNU had een zeer agressieve implementatietijdlijn die Workday heeft geholpen te realiseren: live gaan in slechts 14 weken. "We hebben het oude systeem op 1 juli uitgezet en zijn live gegaan. En iedereen kreeg zijn onkosten betaald. De wereld beweegt snel. Mensen bewegen snel," zegt Mc Feeney. En haar team ontdekte dat Workday dat ook doet.

Kostenbesparingen, werknemersrelaties en financiële systemen.

Mc Feeney maakt duidelijk dat geldbesparing niet de enige factor was bij de keuze voor Workday. "Uiteraard heeft het ons veel geld bespaard. Maar dat was niet de uiteindelijke drijfveer. Het ging erom dat werknemers moesten weten hoe ze het doen in het bedrijf en dat managers moesten weten hoe ze hun team konden leiden en ontwikkelen. En financiële systemen die niet voor gedoe zorgden. Workday voldeed aan al die criteria. En groeit met ons mee in de toekomst." 

Toch heeft het bedrijf ook aanzienlijk op kosten bespaard. Mc Feeney schat dat het bedrijf de kosten van salarisadministratie, Human Capital Management (HCM) en financieel management met 50 procent heeft teruggebracht, doorlopend. "En we konden dat geld in andere delen van de business investeren," zegt ze. 

Osh O'Crowley, de Chief Information Officer van het bedrijf, kijkt naar de kostenbesparingen met Workday in vergelijking met andere systemen die hij heeft gebruikt. 

"Als ik als CIO kijk ik naar hoe we ons geld uitgeven aan technologie, zit ik niet vast in die afschrijvingslus die de meeste CIO's hebben als ze ergens in investeren. En je moet ervoor zorgen dat het vijf tot zeven jaar meegaat. Je moet het upgraden. Je moet het in leven houden." "Maar met Workday heb ik niet de datacenters waarop al die technologieën draaien. Ik heb geen DBA's. Ik heb geen licentiekosten. Ik koop wat ik nodig heb. We knopen het aan elkaar en we focussen ons op onze leden", zegt hij.

Keuze voor de cloud.

Toen het bedrijf zich in 2011 afsplitste van zijn partnerverzekeringsmaatschappij en zijn aanpak opnieuw tegen het licht hield, wilde het een slankere organisatie creëren met een scherpere focus op zijn leden. Daarom werd gekozen voor cloudgebaseerde technologie. 

"De meeste mensen houden zich niet bezig met het runnen en hosten van accounting- en HR-software", aldus O'Crowley. "Workday geeft ons de kans om niet in die business te zitten, om het te laten doen door iemand die echt weet wat hij doet."

"In mijn eerdere experience waren veel technologieresources gericht op het in leven houden van de technologie", zegt hij. "Ik heb met grote ERP-applicaties gewerkt en ik herinner me zoveel gesprekken over hoe onze versie verouderd is, dat we een upgrade moesten uitvoeren, anders kunnen we dit niet doen vanwege dat. Veel van wat ik ‘administrativia’ zou noemen en wat geen waarde toevoegt aan de core business." 

Hij vindt dat Workday hem in staat stelt zich te concentreren op de ledenervaring. "We besteden heel weinig tijd aan de ondersteunende functies binnen de organisatie", zegt hij. "De functies werken. Ze doen wat we willen dat ze doen. Ze zijn eenvoudig in gebruik. En de rest van de tijd focussen we ons op onze leden." 

Gaffney is het daarmee eens. "We kunnen veel meer nadruk leggen op lijnmanagement en veel minder op staffuncties", zegt hij. "Daardoor kunnen we allemaal meer tijd besteden aan het verbeteren van onze kernactiviteiten. We nemen betere beslissingen. We nemen ze sneller. En we worden minder afgeleid door administratie."

"Sinds we Workday's uniforme suite voor HR en Finance hebben geïmplementeerd, hebben we veel minder supportpersoneel nodig. Nog maar een derde van de resources zit op ondersteuning en we kunnen de andere twee derde inzetten voor onze zakelijke prioriteiten", zegt hij.

HCM en financieel management: een logische combinatie.

Gaffney waardeert het dat Workday HCM en Workday Financial Management onderdeel zijn van hetzelfde systeem. "Een van de grote voordelen van een uniforme suite is dat de methoden voor deze twee functies hetzelfde zijn. We rekenen erop dat managers zowel gedisciplineerde financiële operators als geweldige peoplemanagers zijn. Het is geweldig dat ze in beide domeinen een gemeenschappelijke toolkit kunnen gebruiken", zegt hij. 

"Historisch gezien waren die domeinen gescheiden. We zitten zelden in de HR-modus of in de finance-modus. We runnen een business die wordt geleverd door mensen, en de belangrijkste maatstaf van die business is financieel. En dat in één systeem hebben is gewoon heel logisch. Ik weet niet waarom niemand dat eerder heeft gedaan", zegt hij. 

Ten slotte maakt Workday het voor AAA NCNU gemakkelijker om te groeien, een voordeel waar Gaffney enthousiast over is. "We gaan nieuwe business aanboren. De flexibiliteit van de uniforme suite die ons in staat stelt een nieuwe business te starten zonder dat we weer een stuk infrastructuursoftware hoeven aan te schaffen om die business te ondersteunen, is echt een belangrijk, blijvend voordeel", zegt hij. 

Vanuit operationeel oogpunt ziet Mc Feeney het voordeel van één betrouwbare databron. "De data bevinden zich op één plek", zegt ze. "Ze zijn nauwkeurig. Ze zijn op tijd. Het is zeer eenvoudig in gebruik. Mensen vinden het leuk, omdat het hun werk minder ingewikkeld maakt."

Wat zou ze tegen anderen willen zeggen die overwegen om over te stappen naar Workday? 

"Als u uw leven gemakkelijk wilt maken, uw werknemers beter wilt managen en een manier wilt vinden om echt duidelijk te zijn over waar u als bedrijf staat, dan is dat wat deze suite van applicaties biedt", concludeert ze. "Workday stelt u in staat om uw mensen op één plaats te managen en de integratie te zien met hoe uw business financieel presteert. Het is de enige tool die ik ken die dit doet. En u kunt zich richten op grotere dingen."