메트로폴리탄 미술관(The Met)은 매일 전 세계에서 온 방문객을 위해 예술품에 생명을 불어넣습니다. 메트로폴리탄 미술관은 신중하게 선정된 소장품, 교육 및 인턴십 프로그램, 온라인 투어 등 모든 사람을 위한 서비스를 제공합니다. 하지만 이러한 운영을 위해 상품 및 서비스를 조달하고 관리하는 범위와 물류는 복잡하고 비용이 많이 듭니다. 그리고 비영리단체로서 미술관의 기술 투자는 일반적으로 운영이 아니라 장학금을 지원합니다.
4년 전, 메트로폴리탄 미술관은 엄청난 부채와 운영 손실로 어려움에 빠졌으며, 경영진은 2020년 회계연도까지 예산의 균형을 이룬다는 계획을 세웠습니다. 이 미술관엔 Workday 재무 관리 및 Workday 조달이 있었지만, 초기 배포 시에는 조달이 우선순위가 아니었고 조직이 커가면서 그 이점을 활용하지도 못했습니다. 그 결과 프로세스가 사일로화되고 비효율적이었으며, 이는 간접 지출, 구매요청 승인, 공급업체 투자 수익(ROI)에 대한 인사이트를 방해했습니다.
Workday를 재배포한 후 12개월 안에 목표치의 220%를 절감하고 프로젝트에서 15%의 투자 수익(ROI)을 달성했습니다.
최고조달책임자(CPO)
대규모 재배포
조달 팀은 직원이 수용할 솔루션 전략에 대한 아이디어를 논의하면서 변화는 쉽지 않은 과정을 거칠 것이라고 예상했습니다. 메트로폴리탄 미술관은 워크플로 및 문제점을 광범위하게 분석한 후에 Workday 지출 관리를 재배포하여 비용을 절감하고, 지출 및 공급업체에 대한 제어를 강화하고, 조달 효율성을 높일 수 있음을 깨달았습니다. 직원들은 이미 이 도구를 사용하고 있었으므로 기본 사항을 잘 알고 있으며 부서 전반에서 소싱-결제 프로세스의 자동화 및 관리에 대한 변경 사항만 배우면 되었습니다. 또한 Workday 지출 관리는 구성하기가 쉬우므로 메트로폴리탄 미술관이 조달 및 재무 문제를 신속하게 해결할 수 있었습니다.
소싱에서 결제까지 재무 및 조달 프로세스 자동화
종합적이고 커스터마이즈 가능한 인사이트 및 제어 제공
직원에게 친숙한 경험을 통해 배우기 쉬운 단일 솔루션을 제공
시스템을 개선하고 비즈니스 프로세스를 수정하기 위해 우리의 기반을 살펴보고 이전에 활용하지 않았던 도구를 구현했습니다.
최고조달책임자(CPO)
조달의 기술
2백만 개의 전시품을 소장한 미술관을 지원하는 조달 관리는 막중한 책임입니다. 메트로폴리탄 미술관의 재배포에서 중요한 부분은 조달을 중심으로 워크플로를 재구성하는 일이었습니다. 이러한 변화를 위해서는 조달의 정의, 조달의 중요성, 직원을 보다 효율적이고 효과적으로 만드는 데 Workday의 효용을 직원에게 교육해야 했습니다. 메트로폴리탄 미술관의 최고조달책임자(CPO)인 Tiffany Sen은 “청취 투어부터 시작해서 기존의 방식을 바꾼 다음, 새로운 사명 및 조달 정책을 발표했습니다.”라고 설명합니다.
직원들이 기능을 편안하게 사용하고 새로운 프로세스의 가치를 이해하는 데 도움이 되도록 가상 커피, 컨퍼런스 콜, 일대일 회의를 스케줄링했습니다.
또한 Workday 솔루션 간의 원활한 통합으로 어떤 부서에서든 자동화된 워크플로를 보다 쉽게 생성할 수 있었습니다. IT 직원이 조달 역할을 할당하고, 이러한 워크플로에 액세스하고 구매요청을 승인할 수 있는 사람을 정의할 수 있기 때문입니다. 이렇게 하면 위험이 최소화될 뿐만 아니라 메트로폴리탄 미술관 직원이 구매 요청 및 승인을 관리하는 데 있어서 더 큰 자율성과 셀프서비스 기능을 얻게 됩니다. 커스텀 리포트와 대시보드도 더 쉽게 생성할 수 있고, 직원은 조달 프로세스 및 운영에 대한 실시간 액세스와 인사이트를 이용할 수 있습니다.
“우리는 역할, 승인, 보안, 보고에 초점을 맞춘 조달-지급 프로세스의 재설계에 접근하면서 아주 열린 마음으로 시작했습니다.” Sen은 이렇게 설명합니다. “Workday는 조달 혁신의 성공에 핵심적인 부분이었습니다. 그 이유는 우리가 처음으로 위험을 최소화하고 조달을 모든 소싱 및 결제 활동의 중심에 두기 위한 제어 수단을 마련할 수 있었기 때문입니다.”
저는 Workday Rising®에서 Workday 조달 대시보드를 처음 보고 Nicole에게 이것을 반드시 도입해야 한다고 말했습니다.
최고조달책임자(CPO)
새로운 예산 및 절감 목표 선정
재배포는 성과가 있었습니다. 메트로폴리탄 미술관은 소싱에서 결제까지의 프로세스를 표준화하고 가속화하여 비용 절감 및 예산 목표를 초과 달성했습니다. 이 미술관은 회계연도 2020년에 거의 160개의 프로젝트를 진행했으며 모든 카테고리에서 비용을 절감했습니다. “Workday 지출 관리를 재배포한 후 첫해에 목표의 220%를 절감하고 프로젝트에서 15%의 투자 수익(ROI)을 거두었습니다.”라고 Sen은 말합니다. “또한 조달 프로세스를 29단계에서 5단계로 줄이고 구매요청 승인에 사용하는 시간을 12일에서 2일로 줄였습니다.
메트로폴리탄 미술관은 이제 지출의 80%를 디지털 대시보드, 리포트, 워크플로를 사용하여 관리합니다. 여기에는 전시, 특별 이벤트, 교육, 리서치, 보수 작업을 위한 상품 및 서비스의 주문이 포함됩니다. “우리의 외상매입금 팀은 현금 관리, 오래된 송장, 공급업체 마스터 기록, 다양성 인증과 같은 부가가치 창출 태스크에 집중할 수 있습니다.”라고 Sen은 설명합니다.
메트로폴리탄 미술관이 지난 봄부터 시작된 미술관 폐관 기간에 원격 근무로 전환해야 했을 때는 자동화된 클라우드 기반 프로세스를 갖춘 것이 안정성을 유지하는 데 도움이 되었습니다. 현재 환경을 탐색하는 데는 비용 절감도 중요했습니다.
새로운 문제가 발생하면 직원들이 ‘이 일을 하는 더 나은 방법을 찾을 수 있나요?’라고 묻습니다. 지금까지 Workday를 사용해서 해결하지 못한 문제는 없었습니다.
조달 운영 매니저
조달을 성장 동력으로 변화
Sen은 “Workday를 사용한 결과 시스템에 있는 데이터의 강점과 보완할 부분이 뚜렷이 드러났습니다.”라고 말합니다. “Workday 어플리케이션은 더 열심히가 아니라 더 스마트하게 일할 수 있도록 도와줍니다.” 그리고 Workday는 조달 팀의 역할을 전략적 운영자에서 전략적 리더로 바꾸었습니다. 메트로폴리탄 미술관은 Workday에 대한 교육과 최신 정보 습득을 유지하기 위해 사용자 그룹 및 설계 파트너 프로그램에 가입했으며, Workday Community에서 Workday 직원 및 고객들과 정기적으로 소통하고 있습니다.
최근에 메트로폴리탄 미술관의 조달 팀은 광고, 레스토랑 서비스, 소매 물류, 직원 유니폼, 특별 전시를 위한 새로운 파트너를 소싱하기 위한 조직 전체 프로젝트를 진행했습니다. 이 미술관은 또한 직원과 소장품을 보호하기 위한 여러 건의 자본 건설 프로젝트와 보안 개선을 시작하여 완료할 수 있었습니다.
Sen은 이렇게 말합니다. “우리가 Workday를 통해 프로세스를 혁신한 후로 박물관 최고위층은 이제 우리의 투자가 비용 절감을 넘어 가치 창출로 이어진다는 점을 이해합니다." “또한 우리는 위험 완화, 프로세스 효율성, 공급업체 관리, 지속 가능성, 정렬된 전략 면에서 모든 동료를 지원하여 새로운 아이디어와 예상치 못한 관계 연결을 통행 미술품이 갤러리, 전시회, 행사를 통해 생명력을 갖도록 하는 일을 지속하려고 합니다.”
우리는 인공지능, 머신러닝, 로봇 프로세스 자동화를 통해 효율성을 향상시키기 위해서 Workday에 크게 의지하고 있습니다.
최고조달책임자(CPO)
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