CONTABILITÀ MULTIVALUTA
Contabilità multivaluta: cosa serve sapere
Gestire un'azienda di portata globale significa avere a che fare con diverse valute 24 ore al giorno. La contabilità multivaluta facilita la gestione di questa complessità. Precisione e agilità possono convivere.
Scopri la contabilità multivaluta
Per prosperare nell'era moderna, caratterizzata da un'incertezza a tutti i livelli e da cambiamenti repentini, le aziende globali hanno bisogno di pratiche contabili che sfruttino tutta la potenza della tecnologia. Scopri come funziona la contabilità multivaluta.
Definizione della contabilità multivaluta
Che cos'è la contabilità multivaluta?
Disporre di informazioni finanziarie accurate è vitale per qualsiasi azienda. Ma per quelle che operano in più paesi, questa precisione è più difficile da raggiungere e mantenere. La gestione di più valute comporta maggiore complessità, sia per rispettare gli obblighi locali in termini di reporting sia per proteggersi dalla volatilità dei tassi di cambio. Inoltre, per le aziende diventa più difficile consolidare e rendicontare i propri dati finanziari e presentare un quadro unico e coerente delle performance.
La contabilità multivaluta consente di operare a partire da una valuta di base e di gestire e analizzare i dati finanziari attraverso conversioni per la rendicontazione. Prendiamo, ad esempio, un'azienda con sede negli Stati Uniti che gestisce impianti di produzione in Vietnam e Messico. Con la contabilità multivaluta, quando la divisione produttiva messicana effettua un pagamento a un fornitore, la transazione approvata viene registrata in pesos (la valuta locale) e convertita automaticamente in dollari statunitensi, la valuta funzionale, cioè dell'azienda.
Poiché entrambe le valute sono presenti nel ciclo di vita della transazione, la gestione finanziaria diventa molto più semplice, veloce e precisa. A livello locale, gli addetti alla contabilità possono chiudere il bilancio e soddisfare gli obblighi locali in termini di reporting e conformità. A livello aziendale, i team di contabilità hanno una visibilità ampia e in tempo reale e la capacità di analizzare a fondo i dati arrivando fino al dettaglio delle transazioni. Si tratta di un modo di lavorare molto diverso dal passato, quando le sedi locali comunicavano i dati finanziari alla sede centrale e la conversione riguardava solo i dati di sintesi, procedure che rendevano le aziende vulnerabili a errori, ritardi e rischi di reporting.
75%
Percentuale di professionisti della contabilità che affermano che nella loro azienda i processi contabili sono ancora in gran parte manuali o richiedono un notevole sforzo manuale.
36%
Percentuale che sta pianificando o sta implementando soluzioni contabili cloud.
"From Mirage to Reality: Bringing Finance Into Focus in a Digital World", Deloitte, 2023
La necessità di una contabilità multivaluta
Perché le aziende hanno bisogno della contabilità multivaluta?
Con la globalizzazione che marcia a gonfie vele e i mercati mondiali più integrati che mai, le aziende che vogliono rimanere competitive devono aspirare a una dimensione internazionale. Ma operare in molte valute locali comporta una serie di ansie e rischi finanziari.
Volatilità delle valute Qualsiasi incertezza, sia essa legata a conflitti geopolitici o a difficoltà generate dal clima economico e politico, può causare volatilità nei tassi di cambio e un'esposizione valutaria. La gestione di tali esposizioni è raramente alla portata delle aziende che si destreggiano tra registri contabili doppi e conversioni manuali.
Aumento degli oneri contabili Il controllo manuale dei tassi di cambio e l'aggregazione di dati isolati per convertire le transazioni in valuta estera nella valuta funzionale richiedono molto tempo. Ma la sostituzione dei vecchi metodi di lavoro con un'automazione intelligente e un software di contabilità basato sul cloud può rendere il consolidamento finanziario e la rendicontazione più veloci, più fluidi e molto più efficienti.
Normative locali e conformità Ogni paese ha le proprie regole e i propri obblighi finanziari, che aderisca o meno ai principi contabili internazionali (IFRS), ai principi di contabilità statunitensi (GAAP) o a dei principi di contabilità locali. La contabilità multivaluta consente ai team di contabilità di gestire agilmente più valute, di aderire agli standard contabili locali e di soddisfare gli obblighi di rendicontazione locale in ogni paese in cui opera l'azienda.
Chiarezza a livello di performance I tassi di cambio possono talvolta rendere più difficile il confronto tra i risultati delle diverse entità o divisioni. Ma con la contabilità multivaluta, i team Finance possono facilmente analizzare l'impatto dei cambi per fornire un quadro più chiaro della performance aziendale e prendere decisioni più informate.
"Con il consolidamento manuale e una differenza significativa di fuso orario, ci vogliono circa cinque giorni in più del dovuto per chiudere i nostri bilanci mensili. Workday ci aiuterà a risolvere questo problema."
– Chief Financial Officer, Opteon Property Group
Termini chiave della contabilità multivaluta
Quali sono i termini chiave della contabilità multivaluta?
Valuta funzionale: nota anche come valuta dell'azienda, è la valuta dell'ambiente prevalente in cui l'entità opera, cioè genera e spende il capitale. Determinare la valuta funzionale solitamente è semplicissimo, ma alcune circostanze richiedono maggiore attenzione. Secondo l'ASC (Accounting Standards Committee) 830 degli Stati Uniti, ad esempio, una valuta in un ambiente altamente inflazionistico non è considerata sufficientemente stabile per essere utilizzata come valuta funzionale.
Valuta estera: si tratta di una valuta diversa da quella funzionale.
- Valuta della transazione: nota anche come valuta del libro mastro, è semplicemente la valuta di una transazione trasmessa. Può essere uguale o diversa dalla valuta funzionale (dell'azienda).
- Valuta di rendicontazione: le aziende globali sono tenute a redigere rendiconti a livello locale e l'entità locale di solito si fa carico di tali report. La valuta di rendicontazione, ovvero la valuta in cui vengono redatti i bilanci, è spesso quella del paese in cui ha sede l'entità locale. Ma non deve essere necessariamente così. Ad esempio, una società neozelandese registrata in Australia e con importanti investitori negli Stati Uniti potrebbe redigere il bilancio utilizzando il dollaro neozelandese, il dollaro australiano (per soddisfare i requisiti della Australian Securities & Investments Commission) e il dollaro statunitense (per gli investitori).
Conversione: è il processo che converte i dettagli delle transazioni e dei report finanziari dalla valuta funzionale alla valuta di rendicontazione. Alcune aziende svolgono i calcoli manualmente, ma un software di contabilità può automatizzare la conversione.
- Tasso di cambio: è il tasso al quale una valuta viene scambiata con un'altra in un determinato momento. Quando la contabilità multivaluta è gestita da un'automazione intelligente, ogni conversione avviene automaticamente nella valuta funzionale in base al tasso di cambio in vigore alla data della transazione.
Gestione della contabilità multivaluta
Come si gestisce la contabilità multivaluta?
Sono finiti i tempi in cui le aziende transfrontaliere gestivano la contabilità multivaluta incaricando gli addetti locali di comunicare i dati finanziari di sintesi alla sede centrale. Oggi i software di contabilità che sfruttano l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning (ML) possono automatizzare in modo intelligente il processo, spesso complesso, di gestione della contabilità multivaluta. Ecco come funziona:
Il team Finance utilizza un software di contabilità per stabilire la valuta funzionale. In questo modo la valuta per la contabilità è una sola ed è fissa. Vengono definite anche le regole di conversione che definiscono i tassi di conversione.
Quando si verifica una transazione operativa, il machine learning incorporato inserisce automaticamente la valuta applicabile. Ad esempio, per fornitori e clienti vengono impostate valute predefinite, mentre per le note spese la piattaforma utilizzerà la valuta dell'azienda del dipendente o la valuta di elezione del dipendente (se differiscono). La valuta della transazione rimarrà presente per tutto il ciclo di vita della transazione.
Dopo l'approvazione della transazione, l'automazione intelligente genera registrazioni operative e contabili. Se la valuta della transazione è diversa da quella funzionale, le regole automatiche configurabili convertono la transazione nella valuta funzionale. La possibilità di eseguire audit è integrata, perché tutte le informazioni e le attività, dalla transazione iniziale e dalla valuta locale a tutti i cambi di valuta e ai tassi e alle date utilizzati, sono conservate nella transazione registrata.
I team di contabilità possono effettuare la rendicontazione in più valute con pochi semplici clic. Le regole di conversione stabilite in precedenza per definire i tassi di conversione vengono successivamente utilizzate per convertire la valuta funzionale nella valuta di rendicontazione.
Per consolidare i risultati, tutti i dati delle società del gruppo vengono convertiti in tempo reale nella valuta di rendicontazione. Le transazioni in valute estere vengono registrate il giorno della transazione nella valuta funzionale al tasso spot. Le attività e le passività finanziarie originariamente registrate al tasso spot vengono rivalutate al tasso di bilancio.
"Utilizziamo Workday sia come sistema ERP che come archivio contabile. Il fatto di sapere che i dati sono completi, accurati e tempestivi mi permette di svolgere il mio lavoro in maniera efficiente ed efficace e di fornire ai dirigenti i report necessari per prendere decisioni migliori."
—Controller, ABC Fitness
Best practice della contabilità multivaluta
Quali sono le best practice della contabilità multivaluta?
I regolamenti finanziari possono cambiare, l'impronta globale o le operazioni dell'azienda possono evolvere, ma queste best practice non tramontano.
Scegliere un'unica soluzione per tutta l'azienda. L'uso di applicazioni diverse implica maggiori difficoltà, frustrazioni e problemi di interoperabilità che potrebbero portare a lavorare con dati imprecisi o non aggiornati. Per garantire l'uniformità della funzione di contabilità a livello globale, opta per una soluzione che supporti la contabilità e la rendicontazione in più valute.
Configurare le regole di contabilità del sistema. Deve essere possibile modificare facilmente le regole e i workflow del sistema di contabilità in modo che rispondano alle esigenze della tua azienda, senza obbligare il tuo team ad adattarsi a una soluzione standard ma inadeguata. Semplifica e snellisci notevolmente la contabilità multivaluta con un software di contabilità che permetta al tuo team di gestire e modificare facilmente le regole in base alle necessità.
Abbracciare l'automazione. L'AI e il ML stanno ridefinendo la funzione Finance e la contabilità. Dato che l'automazione intelligente può farsi carico delle attività di routine dinamiche, il team Finance può dedicare più tempo alle attività ad alto impatto e accelerare la chiusura.
Mantenere il data lineage. Ai fini della trasparenza e della conformità, un audit trail è assolutamente fondamentale. Ma un software di contabilità che conservi sia la valuta funzionale che quella della transazione per l'intero ciclo di vita della transazione contribuisce a fornire insight più dettagliati, maggiore efficienza e tranquillità.