Test superati a pieni voti

Veolia sta diventando un punto di riferimento per la trasformazione ecologica. Il successo della multinazionale nello sviluppo di soluzioni sostenibili per la gestione dell'acqua, dei rifiuti e dell'energia in 48 paesi deriva non solo dalla sua brillante visione e dalle sue iniziative, ma anche dalla convinzione che per vincere le nostre sfide ecologiche occorrono soluzioni collaborative e a 360°. Quando le filiali britanniche e irlandesi dell'azienda si sono rese conto che l’uso di tecnologie diverse stava diventando di una complessità insostenibile per i 14.000 dipendenti, Veolia ha preso provvedimenti.

Passaggio al cloud

Nel Regno Unito e in Irlanda, i team Finance e HR di Veolia gestivano processi fondamentali come la gestione paghe, la supply chain, gli acquisti e le previsioni per le sedi internazionali con processi basati su carta e diverse applicazioni, tra cui 50 sistemi ERP. Per portare avanti le sue strategie ecologiche, Veolia aveva bisogno di una soluzione cloud centralizzata in grado di utilizzare al meglio gli investimenti IT esistenti e di fornire ai dipendenti workflow automatizzati e fluidi. Dopo un'attenta analisi, l'azienda ha deciso di affrontare la transizione con il deployment dell'intera suite di Workday, partendo da Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) e Workday Spend Management.

130 integrazioni da testare simultaneamente

Veolia mirava a un'implementazione iniziale con approccio "big bang" nel Regno Unito e in Irlanda, con workflow automatizzati end-to-end per 130 applicazioni. Tutto doveva funzionare fin dal primo giorno, inclusi la gestione paghe e i pagamenti dei fornitori. Mark Eaglefield, responsabile dei sistemi aziendali di Veolia, afferma: "Ci trovavamo di fronte a un progetto incredibilmente importante e complesso. L’area geografica conta più di 14.000 dipendenti, 400 sedi e linee di business distinte per acqua, rifiuti ed energia".

Veolia ha chiesto immediatamente aiuto per i test. Peter Keery, direttore della trasformazione finanziaria di Veolia, afferma: "Il nostro team di progetto non aveva alcuna esperienza con i testing. Avevamo bisogno qualcuno che ci aiutasse a capire come procedere."

Un approccio proattivo che utilizza le risorse esistenti

Eaglefield racconta che, dopo una ricerca approfondita e dopo alcuni contatti poco convincenti con alcuni fornitori, "Qualcuno ha chiesto: «Workday può aiutarci?» Il Workday Test Lead Service aveva l'esperienza che cercavamo e ha guidato i test in modo da allinearsi alla nostra prospettiva aziendale."

Con l'aiuto del Test Lead Service, Veolia ha completato le prime fasi di pianificazione e architettura secondo la metodologia Workday. "È piuttosto difficile definire come testare qualcosa che non si capisce, ma con il Test Lead Service non abbiamo dovuto ripartire da zero", afferma Eaglefield. "Abbiamo esaminato i test delle unità e questi hanno orientato il nostro team funzionale e i project manager durante le fasi iniziali, così non abbiamo dovuto dedicare molto tempo alla progettazione e abbiamo potuto procedere rapidamente".

5.000 scenari testati in 5 settimane

L'esecuzione di test di integrazione durante la fase di configurazione e prototipazione è stata una novità per Veolia, che ha trovato meno difficoltà a completare i test per HCM che per le funzioni finanziarie più complesse, che richiedevano simulazioni. "Il Test Lead Service è stato una guida preziosa per superare le nostre preoccupazioni iniziali e portare a termine oltre 10.000 test nelle varie fasi di test", afferma Eaglefield. "E una volta che abbiamo preso confidenza, abbiamo finito per raddoppiare gli scenari di test. In cinque settimane abbiamo testato oltre 5.000 scenari e per l'end-to-end siamo arrivati a 7.000 sia per i dati finanziari che per l'HCM. Dal punto di vista dell'esecuzione, abbiamo superato il 95%."

Una volta completati i test, Veolia ha iniziato a distribuire Workday ai 14.000 dipendenti dell’area geografica. Il primo giorno i processi hanno funzionato come previsto e il personale e i fornitori sono stati pagati senza problemi. "Tutti erano così concentrati sul lavoro che i lockdown imposti dalla pandemia potrebbero avere giocato a nostro favore", afferma Eaglefield. "Ma alla fine possiamo attribuire il successo della nostra implementazione, durata 20 mesi, alla completezza e all'efficacia del programma di test. Tutti i test paralleli sulla gestione paghe e il rigore con cui sono stati eseguiti hanno dato i loro frutti."

Focus sulla gestione sostenibile dell'acqua, dei rifiuti e dell'energia

Oggi, invece di affidarsi a diverse applicazioni e, in alcuni casi, a flussi di lavoro solo cartacei, i responsabili delle operazioni utilizzano Workday. "Prima solo 4.500 membri del nostro staff operativo avevano accesso al sistema", afferma Eaglefield. "Ora tutti e 9.000 utilizzano Workday. In questo modo, loro dedicano meno tempo ai processi di back-office e più tempo ai miglioramenti operativi e noi possiamo collaborare con loro in modi nuovi e migliorare le loro esperienze."

Veolia ha inoltre a disposizione insight più rapidi e integrati per adattarsi rapidamente a ciò che accadrà in futuro. "Il personale era abituato ad aspettare i report finanziari per 24 ore", spiega Keery. "Oggi i report sono disponibili su richiesta e tutti condividono le stesse informazioni in tempo reale. E invece di avere applicazioni separate sparse ovunque, abbiamo un unico sistema integrato." E conclude: "I sistemi finanziari e di HCM si integrano in modo da agevolare la gestione del personale, dei processi e dei pagamenti. Su piccola scala, il nostro passaggio a Workday dimostra che è possibile soddisfare requisiti globali complessi con un'unica soluzione."

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