Ogni giorno, The Metropolitan Museum of Art (The Met) dà vita all’arte per i visitatori di tutto il mondo. Con una collezione curata nel dettaglio, programmi educativi e di stage e tour online, The Met ha qualcosa per tutti. Tuttavia, la portata e la logistica per l’acquisto e la gestione di beni e servizi di una operazione simile sono complesse e costose. E come ente no-profit, gli investimenti tecnologici del museo supportano le borse di studio, non le operazioni.
Quattro anni fa, The Met si è ritrovato con debiti significativi e crescenti perdite operative e il team di gestione ha deciso di portare il proprio budget in pareggio entro l’anno fiscale 2020. Il museo possedeva Workday Financial Management e Workday Procurement, ma l’implementazione iniziale non aveva fatto dell’approvvigionamento una priorità e, con l’evoluzione dell’azienda, non era strutturato per sfruttarne i vantaggi. I processi risultavano isolati e inefficienti, il che ostacolava la comprensione della spesa indiretta, l’approvazione delle richieste e il ritorno sull’investimento (ROI) del fornitore.
A 12 mesi dalla reimplementazione di Workday avevamo risparmiato il 220% sul nostro obiettivo e abbiamo visto un ROI del 15% sui nostri progetti.
Chief Procurement Officer
Una grande reimplementazione
Mentre il team di approvvigionamento pensava a una strategia di soluzione che il personale avrebbe accettato, si aspettava che il cambiamento rappresentasse una sfida. Dopo un’analisi approfondita dei flussi di lavoro e dei punti critici, The Met ha capito che poteva ridurre i costi, aumentare il controllo sulle spese e sui fornitori e migliorare l’efficienza degli acquisti grazie alla reimplementazione di Workday Spend Management. I membri dello staff usavano già lo strumento, quindi avevano familiarità con le basi, avevano solo bisogno di imparare le modifiche relative all’automatizzazione e alla gestione dei processi source-to-pay nei vari dipartimenti. Inoltre, Workday Spend Management era facile da configurare, quindi The Met poteva affrontare rapidamente le sfide finanziarie e di approvvigionamento.
Automatizzazione dei processi finanziari e di approvvigionamento dal sourcing fino ai pagamenti
Disponibilità di insight e controlli completi e personalizzabili
Offerta ai dipendenti di una soluzione familiare e facile da imparare
Abbiamo dato un’occhiata alla nostra tecnologia di base, implementando strumenti che prima non avevamo sfruttato per migliorare il sistema e modificare i processi aziendali.
Chief Procurement Officer
L’arte dell’approvvigionamento
Gestire l’approvvigionamento a sostegno del museo, che ospita 2 milioni di opere, è un’impresa colossale. Una parte fondamentale della reimplementazione di The Met ha comportato la ristrutturazione dei flussi di lavoro incentrandoli sull’approvvigionamento. Questo cambiamento ha richiesto la formazione dei dipendenti in materia di approvvigionamento, sulla sua importanza e su come Workday avrebbe supportato operazioni più efficienti ed efficaci. Tiffany Sen, chief procurement officer di The Met, afferma: “Abbiamo dapprima fatto un giro di ascolto, cambiato il nostro approccio e poi abbiamo lanciato una nuova dichiarazione di intenti e una nuova politica di approvvigionamento.”
Sono stati organizzati caffè virtuali, teleconferenze e incontri individuali per aiutare il personale a prendere confidenza con le funzioni e a capire il valore del nuovo processo.
La perfetta integrazione tra le soluzioni Workday rende anche più facile la creazione di flussi di lavoro automatizzati con qualsiasi dipartimento perché il personale IT può assegnare ruoli di approvvigionamento e definire chi può accedere a tali flussi e approvare le richieste. Questo non solo minimizza il rischio, ma fornisce anche allo staff una maggiore autonomia e capacità di self-service per gestire le richieste di acquisto e le approvazioni. La creazione di report e dashboard personalizzati è ora più facile e il personale può avere accesso e osservare in tempo reale il processo di approvvigionamento e le operazioni.
“Ci siamo approcciati alla riprogettazione del nostro processo procure-to-pay con una mentalità molto aperta, concentrandoci su ruoli, approvazioni, sicurezza e reportistica”, spiega Sen. “Workday è stato parte integrante del successo della nostra trasformazione perché, per la prima volta, abbiamo potuto mettere in atto controlli per minimizzare il rischio e posizionare l’approvvigionamento al centro di tutte le attività di sourcing e di pagamento.”
A Workday Rising®... ho visto per la prima volta un dashboard di approvvigionamento di Workday e ho detto a Nicole: “Dobbiamo averlo!”
Chief Procurement Officer
Un nuovo obiettivo di budget e risparmio
La reimplementazione sta dando i suoi frutti. Standardizzando e accelerando i processi source-to-pay, The Met ha superato i suoi obiettivi di risparmio e di budget. Il museo ha avuto quasi 160 progetti nell’anno fiscale 2020 e ha registrato risparmi su tutta la linea, in tutte le categorie. “Il primo anno dopo aver reimplementato Workday Spend Management abbiamo risparmiato il 220% sul nostro obiettivo e abbiamo visto un ROI del 15% sui nostri progetti”, afferma Sen. “Abbiamo anche ridotto il processo di approvvigionamento da 29 fasi a 5 e l’approvazione delle richieste di spesa è passata da 12 a 2 giorni.”
The Met gestisce ora l’80% della sua spesa usando dashboard, report e flussi di lavoro digitali. Questo include ordini per beni e servizi per mostre, eventi speciali, formazione, ricerca e lavori di conservazione. “Il nostro team di contabilità fornitori può concentrarsi su attività a valore aggiunto come la gestione della cassa, le vecchie fatture, i registri anagrafici dei fornitori e la certificazione della diversità”, afferma Sen.
Avere un processo automatizzato sul cloud ha aiutato a mantenere la stabilità quando The Met è dovuta passare a lavorare in remoto durante la chiusura del museo a partire dalla scorsa primavera. Il risparmio sui costi è stato fondamentale per riuscire a gestire le circostanze attuali.
Quando sorgono nuove sfide, ci si chiede: “C’è un modo migliore per affrontarle?”. Finora non abbiamo incontrato problemi che non siamo riusciti a risolvere con Workday.
Procurement Operations Manager
L’approvvigionamento si trasforma in un motore di crescita
“Utilizzando Workday abbiamo messo in luce i punti di forza e le lacune della gestione dei dati nel nostro sistema”, afferma Sen. “Le applicazioni Workday ci aiutano a lavorare in modo più intelligente, non più intenso.” Ha trasformato il ruolo del team di approvvigionamento da operatori tattici a leader strategici. Per rimanere formato e aggiornato su Workday, The Met si è unito a gruppi di utenti e al programma del partner di progettazione e si relaziona regolarmente con i dipendenti e i clienti di Workday sulla Workday Community.
Recentemente, il team di approvvigionamento di The Met ha condotto un progetto organizzativo trasversale per trovare nuovi partner per la pubblicità, i servizi di ristorazione, la logistica della vendita al dettaglio, le uniformi del personale e le mostre speciali. Il museo è stato anche in grado di avviare e completare diversi progetti di costruzione di capitale e miglioramenti della sicurezza a protezione del personale e della collezione.
“Da quando abbiamo trasformato i nostri processi con Workday, i responsabili del museo comprendono che il nostro contributo va oltre il taglio dei costi ed è finalizzato alla creazione di valore”, dice il Sen. “Aiutiamo anche tutti i nostri colleghi a minimizzare il rischio, a migliorare l’efficienza dei processi, la gestione dei fornitori, la sostenibilità e la strategia in modo da poter rendere l’arte viva attraverso le nostre gallerie, mostre ed eventi rivelando nuove idee e connessioni inaspettate.”
Puntiamo molto su Workday per perfezionare l’efficienza attraverso l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e l’automazione robotica dei processi.
Chief Procurement Officer
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