Cardiochirurgia robotica. Terapia genica. Tute anti raggi X. A San Diego, Sharp HealthCare è sinonimo di cure mediche d’avanguardia. Ma non solo. La struttura è anche famosa per l’assistenza alla comunità: ha fatto nascere il bambino più piccolo al mondo, ha impiegato i primi tecnici di farmacia bilingue ed ha costruito il primo ospedale con certificato verde della regione. Inoltre, molte decine di migliaia di membri di Sharp Health Plan lo classificano costantemente tra i migliori della California.
Tutto questo deriva dalla Sharp Experience, una filosofia incentrata sulla cura delle persone, non dei pazienti. Dai medici ai volontari, dagli amministratori agli ingegneri, tutti mirano a rendere Sharp il posto migliore non solo per ricevere cure di qualità, ma anche per lavorare e praticare la medicina.
La ricerca della semplicità
Questa era la motivazione del team della catena di approvvigionamento di Sharp HealthCare quando ha cercato di semplificare i diversi sistemi e processi di approvvigionamento e di appalto. “Con così tante strutture, il nostro team raggiunge indirettamente circa 1 miliardo di dollari di spese all’anno e gestisce direttamente 400 milioni di dollari”, afferma Ryan Koos, chief supply chain officer. “Ma questa spesa si estende su più di 10 dipartimenti, ognuno con le proprie responsabilità contrattuali. Avevamo troppi sistemi e operazioni manuali. L’efficienza e la visibilità dell’approvvigionamento ne hanno risentito, così come l’esperienza lavorativa dei nostri dipendenti”.
Katie Bernard, direttrice dell’approvvigionamento strategico e dell’analisi del valore, osserva che i dipartimenti utilizzavano tre sistemi di appalto oltre ad un’organizzazione di acquisto di gruppo (GPO). Ad appesantire le sfide contrattuali di Sharp c’erano processi RFP variegati e poco trasparenti. “I nostri RFP venivano fatti manualmente via PDF ed e-mail e in genere ci volevano mesi per emettere le richieste, raccogliere le risposte, valutarle e assegnare i contratti”, afferma Bernard. “Potevamo aprire numerose RFP in qualsiasi momento, ma non avevamo visibilità su nessuna di esse. Era un sistema estremamente inefficiente.”
Abbiamo ottenuto un risparmio di 4,2 milioni di dollari nei primi sei mesi, grazie a Workday Strategic Sourcing.
Chief Supply Chain Officer
Un risparmio di 4,2 milioni di dollari
Per affrontare questi problemi nell’ambito di una trasformazione aziendale a livello di organizzazione, Koos e il suo team hanno scelto Workday Strategic Sourcing. “Con l’aiuto di Workday Services, l’implementazione non sarebbe potuta essere più semplice”, afferma. “Sin dal primo giorno abbiamo ottenuto enormi vantaggi in termini di maggiore coinvolgimento con i nostri stakeholder, fornitori compresi, oltre a dati più puliti e una reportistica più semplice, in tempo reale e da un’unica fonte. Abbiamo ottenuto un risparmio di 4,2 milioni di dollari nei primi sei mesi grazie a Workday Strategic Sourcing”.
Secondo Bernard, Strategic Sourcing è diventato una parte cruciale del lavoro sull’analisi del valore clinico del suo team. “Lo abbiamo allineato con il nostro programma di analisi del valore”, afferma. “Così ogni iniziativa legata a un team di analisi del valore ha un progetto in Strategic Sourcing che possiamo poi trasformare in una RFP o in una negoziazione diretta.”
Grazie a Workday, Sharp sta anche rendendo digitale il processo di richiesta di prodotti nuovi, che prima prevedeva molti punti di contatto manuali. “Stiamo costruendo il nostro intero processo di formulazione e instradamento in Workday”, dice Bernard. “In questo modo possiamo associare ogni richiesta di prodotti nuovi a un progetto in Strategic Sourcing. Se abbiamo bisogno di una RFP, possiamo richiederla tramite il sistema e poi passare ai contratti. Workday può gestire l’intero ciclo di approvvigionamento di un articolo. E abbiamo ridotto da tre sistemi contrattuali a uno solo.”
I fornitori apprezzano il nuovo processo di RFP che utilizza Workday. “Trovano facile iscriversi e rispondere alle richieste”, dice Bernard. “Workday rende il processo più competitivo e più equo. Ha ridotto a quattro settimane un processo che prima ne richiedeva almeno dodici.”
L’implementazione di Strategic Sourcing consente a Sharp in primis di risparmiare da subito e, inoltre, contribuisce a promuovere la futura implementazione di Workday Finance e Supply Chain.
Siamo a conoscenza dello stato di tutti i progetti attivi in modo più facile e veloce con Strategic Sourcing.
Chief Supply Chain Officer
Report in tempo reale e a portata di clic
La reportistica più semplice ha migliorato la trasparenza, specialmente con così tante strutture diverse nel sistema Sharp HealthCare. “Siamo a conoscenza dello stato di tutti i progetti attivi in modo più facile e veloce con Strategic Sourcing”, afferma Koos. “I nostri ospedali desiderano sapere quanto stanno risparmiando e noi siamo in grade di fare report in tempo reale ogni volta che lo desiderano. I report sono anche visivamente accattivanti. Anche i nostri dirigenti amano la possibilità di avere sempre un report a portata di clic”.
Con l’implementazione di Strategic Sourcing , Koos e Bernard possono anticipare i benefici complementari che Workday Financial Management e Workday Supply Chain Management porteranno. “Grazie a Workday stiamo adottando le best practice di altri settori che ci aiutano a far progredire l’assistenza sanitaria”, dice Bernard.
Secondo Koos, le soluzioni di Workday rimuoveranno l’attrito residuo dai flussi di lavoro di approvvigionamento interdipartimentali, migliorando l’esperienza di lavoro per tutte le persone coinvolte. “Otterremo una trasparenza end-to-end sulle nostre spese, in modo da poter essere sicuri che ogni dollaro venga utilizzato per massimizzare l’esperienza Sharp per i nostri pazienti, medici e dipendenti.”
Stiamo costruendo il nostro intero processo di formulazione e instradamento in Workday perché può gestire l’intero ciclo di approvvigionamento di un articolo.
Director, Strategic Sourcing and Value Analysis