Le persone che si sono fermate a prendere un hot dog al carretto di Madison Square Park a Manhattan nell'estate del 2001 probabilmente oggi si sorprenderebbero nel sapere che stavano assistendo alla nascita di un fenomeno mondiale. E da allora Shake Shack non ha mai smesso di sorprendere le persone. Nel 2004, il carretto di hot dog è stato sostituito da un chiosco permanente ed è così che è nata ufficialmente Shake Shack.
I numeri di Shake Shack continuano a crescere rapidamente sia negli Stati Uniti che nel resto del mondo. Ogni location trasmette l'atmosfera dei tempi del carretto per hamburger e i suoi menu continuano a espandersi con nuovi interpretazioni dei classici. Shake Shack è conosciuta per i suoi hamburger speciali, semifreddi e milk-shake fatti con ingredienti freschi e locali, capaci di conquistare i palati del ventunesimo secolo. Gli oltre 300 punti vendita di Shake Shack si trovano in varie parti del mondo, da Kansas City a Shanghai.
Prima di Workday, il team addetto alla contabilità doveva stampare e firmare fisicamente ogni registrazione a giornale da inserire nel sistema. "Ora quel processo è automatizzato, il che riduce i tempi di elaborazione."
Senior Director, Enterprise Systems and Solutions
I problemi di una crescita rapida
Nel 2015, Shake Shack ha lanciato con successo un'offerta pubblica iniziale (IPO). L'agile organizzazione finanziaria dell'azienda è stata messa a dura prova, oltre che dalla crescita rapida dell'azienda, anche dall'aggiunta dei requisiti di reporting e di revisione contabile della società pubblica di recente creazione, tra cui la conformità alla Sarbanes-Oxley (SOX).
Il team Finance doveva utilizzare una serie di sistemi scollegati, prevalentemente cartacei, risalenti ai primi giorni dell'azienda, per creare bilanci, report e previsioni. Le chiusure trimestrali richiedevano più di 10 giorni. E i controlli (più di 200) dovevano essere in gran parte eseguiti manualmente. Si trattava di compiti che andavano dalle riconciliazioni bancarie mensili alla revisione e approvazione delle fatture.
I revisori interni dovevano raccogliere manualmente i dati tra cui saldi di conti e registrazioni a giornale da ogni dipartimento per preparare i materiali per i revisori esterni. E con la sua forza lavoro in rapida crescita, Shake Shack aveva anche bisogno di un sistema HR più efficiente.
Previsioni più chiare e pianificazione del budget più rapida
I dipartimenti di Shake Shack eseguono cicli di budget e previsione all'interno di Workday Adaptive Planning, lo strumento che consente all'azienda di prevedere in modo più accurato ed efficiente le entrate e le spese, ammortizzare le attrezzature e accelerare il ciclo di budget.
I manager di tutti i centri di costo utilizzano Workday Adaptive Planning per creare un'ampia gamma di previsioni. "Workday Adaptive Planning ha contribuito in modo straordinario a creare valore per la nostra azienda, offrendoci tutta la potenza dei dati per aiutarci a prendere decisioni migliori", afferma Brian Seely, Senior Director, Enterprise Systems and Solutions presso Shake Shack.
Workday Adaptive Planning ha anche accelerato in modo significativo la creazione di report per il CdA.
Workday Adaptive Planning ha contribuito in modo straordinario a creare valore per la nostra azienda, offrendoci tutta la potenza dei dati per aiutarci a prendere decisioni migliori.
Senior Director, Enterprise Systems and Solutions
Audit senza problemi
Ora che il team di audit interno di Shake Shack può ricercare liberamente tutti i dati finanziari dell'azienda tramite Workday, può produrre rapidamente audit trail direttamente dal sistema, invece di dover chiedere a ogni dipartimento di passare al setaccio grandi quantità di documenti cartacei. "Prima dovevamo chiedere alle persone di darci i saldi dei conti e di mostrarci le registrazioni a giornale", afferma Jessica Kast, senior manager dell'audit interno presso Shake Shack. "Adesso, con Workday, abbiamo già sotto mano tutto ciò che ci serve.
Anche Brett Cohen, internal audit manager presso Shake Shack, è sulla stessa linea: "Dal punto di vista dei controlli, possiamo affidarci a Workday, senza più preoccuparci di dati mancanti o scadenze. Possiamo eseguire drill-down degli acquisti per verificare in che modo sono stati pagati e chi li ha approvati, quindi possiamo creare il report, condividerlo con i nostri revisori e aiutarli a eseguire l'analisi dei campioni molto più velocemente".
Prima dovevamo chiedere alle persone di darci i saldi dei conti e mostrarci le registrazioni a giornale. Adesso, con Workday, abbiamo già sotto mano tutto ciò che ci serve.
Senior Manager, Internal Audit
Servizi che fanno la differenza
Shake Shack riconosce a una serie di servizi di supporto, tra cui i Workday Application Management Services (Workday AMS) di Deloitte e varie risorse aggiuntive della Workday Community, il merito di averla aiutata a migliorare le proprie competenze sulle funzionalità di Workday.
"Il supporto quotidiano di Workday AMS da parte di Deloitte è importante per noi", afferma Seely. "Anche i video e le presentazioni disponibili nella Workday Community ci aiutano ad ampliare le nostre conoscenze."
Tutte queste risorse contribuiscono a indirizzare Shake Shack verso un percorso di crescita sostenibile. Seely conclude che "Complessivamente, Workday ha offerto un contributo prezioso alla nostra azienda grazie a un sistema che ci aiuta a snellire i processi e a risparmiare tempo, oltre a offrirci una visione molto più chiara della nostra gestione finanziaria".