Rubrik, fornitore globale di soluzioni cloud per la gestione e la protezione dei dati sta crescendo in fretta e in quattro anni ha raggiunto un organico di 1500 dipendenti. L’azienda ha implementato Workday Human Capital Management per migliorare l’employee experience, offrire maggiore visibilità aziendale ai dirigenti e alleggerire il carico per HR in termini di servizi e report da fornire ai dipendenti.
Prima di Workday, la pianificazione manuale ostacolava l’agilità aziendale, fondamentale per il successo aziendale. Per la pianificazione strategica, Rubrik si affidava ancora ai fogli di calcolo, con dati frammentati e problemi di collaborazione che compromettevano le capacità di pianificare attivamente o di gestire l’espansione.
Inizialmente, Rubrik ha implementato Workday Adaptive Planning solo per la pianificazione finanziaria, ma dopo aver registrato una riduzione dei tempi per le chiusure trimestrali da tre mesi ad appena sette giorni, l’azienda ha deciso di implementare Workday Adaptive Planning anche per gestire i dati relativi alla pianificazione della forza lavoro, delle vendite e della domanda.
In questo modo sono emerse opportunità di collaborazione interfunzionale e di aumento della performance. Con una tecnologia di base per la pianificazione che usa dati uniformi e in tempo reale, Rubrik ha cercato di accelerare ulteriormente i processi di pianificazione, sviluppando delle integrazioni di terzi con Workday Adaptive Planning.
Questo ha permesso una maggiore automazione della pianificazione per Finance, Operations, Vendite, domanda, forza lavoro e IT. Ora i team di Rubrik sono in grado di redigere il bilancio e il conto economico con dati che vengono aggiornati continuamente da un trimestre all’altro, assicurando la regolare esecuzione delle revisioni trimestrali aziendali (QBR), un tempo sporadiche. La pianificazione è diventata più efficiente e precisa, permettendo al CFO di raggiungere l’obiettivo effettuare le chiusure in soli tre giorni.
Con rinnovata agilità e visibilità nell'intera organizzazione, Rubrik può reagire meglio alle tendenze di mercato e prendere decisioni più rapide supportate dalla reportistica gestionale aggiornata e da analisi personalizzate.
Sfide
La presenza di dati non validi ostacolava il processo decisionale.
Senza fiducia nei dati usati per la reportistica finanziaria periodica e il piano operativo annuale, i dirigenti non si sentivano sicuri nel prendere decisioni importanti o presentare i report al CdA.
L’uso dei fogli di calcolo impediva la pianificazione della forza lavoro.
Tenuto conto del rapido tasso di crescita e del fatto che il personale costituisce una delle maggiori voci di spesa per un’azienda di software, Rubrik aveva bisogno di modi più precisi ed efficienti per monitorare la crescita e pianificare i costi della forza lavoro in tempo reale.
La definizione dei territori risultava complicata.
Il processo che prevede di analizzare un ampio set di dati multidimensionali per poi suddividerli in diversi territori era troppo complesso da eseguire con i fogli di calcolo.
La mancanza di integrità dei dati limitava la visibilità del magazzino.
La pianificazione della domanda e la gestione dei costi di spedizione di materiale di terzi sono state compromesse dalle difficoltà dovute a fogli di calcolo imprecisi o di versioni diverse che rendevano impossibile stabilire l’entità di tali perdite.
Penso che l’implementazione di Workday Adaptive Planning abbia rappresentato un significativo passo avanti per la nostra azienda. L’automazione totale della pianificazione per l’intera azienda è alla base della nostra crescita futura.
Vice President of IT Business Applications
Risultati
L’automazione dei dati in tempo reale aumenta l’agilità aziendale.
Grazie all’accesso protetto a dati aggiornati in qualsiasi momento e in qualunque luogo di cui gode grazie a Workday, Rubrik è in grado di eseguire la pianificazione di collaborazioni per più team in tutta l’azienda, dal Finance a quelli Operations dei prodotti. Il processo di reportistica trimestrale è ora molto più efficiente ed accurato e il team Finance può creare relazioni dell’attività trimestrali affidabili e soddisfare la richiesta del CFO di chiudere il trimestre in tre giorni.
La visualizzazione dei dati permette di allineare la necessità di nuove assunzioni alla crescita.
Unificando la pianificazione di tutti i costi per la forza lavoro in un unico sistema con Workday, Rubrik può effettuare piani e previsioni per ogni singolo dipendente e per persona da assumere, comprese trasferte e spese, bonus e fringe benefit, nonché aumenti per merito basati sulle esigenze di espansione. Grazie a report dettagliati, Rubrik può disporre di informazioni più complete per quanto riguarda le spese per centro di costo, conto e persino per stabilimento.
Il design dei territori è diventato intuitivo.
Grazie al layout grafico del dashboard di Workday Adaptive Planning, ciò che un tempo era un’accozzaglia di regioni su un foglio di calcolo diventa chiaro in una mappa geografica simile a una mappa termica per la visualizzazione dei territori con gerarchie geografiche fino al livello del codice postale e analisi dettagliate basate su ulteriori attributi come il TAM (mercato disponibile totale). La possibilità di effettuare analisi simulate permette alle vendite di spostare account in territori diversi e vederne subito l’impatto.
La pianificazione altamente visibile della domanda riduce i costi di magazzino.
I livelli delle scorte e i relativi costi sono ora monitorati dal team Operations in tempo reale, mentre le previsioni mensili, trimestrali e annuali per la pianificazione della domanda e delle scorte offrono un maggior supporto al processo decisionale.