Rolls-Royce è una delle aziende più innovative al mondo, all'avanguardia a livello tecnologico in settori complessi quali l'aerospaziale civile, la difesa e i sistemi energetici.
Un'attività di così ampio respiro e così diversificata ha dei costi, e difatti l'azienda conta 42 sistemi di gestione paghe separati a livello globale. Questa situazione dà luogo a difficoltà quando si analizzano i costi reali della forza lavoro, che storicamente sono basati su medie invece che su dati precisi. Ciò a sua volta comporta scostamenti notevoli tra costi stimati ed effettivi.
Ma è stato quando il COVID-19 ha sconvolto i mercati di riferimento dell'azienda e ha innescato una massiccia ristrutturazione volta a tagliare i costi e a sfruttare le sinergie, che la necessità di disporre di dati puntuali si è fatta sentire più che mai. Considerare gli scenari simulati non bastava più. Occorreva precisione.
Workday in Rolls-Royce è molto di più di un gestionale HR. È uno strumento che guida l'azienda, che fornisce insight e gestisce alcuni dei nostri processi di punta.
Transformation Director, Global Business Services
La visibilità è la linfa vitale della gestione
Marcus Millership, Transformation Director in Global Business Services, la funzione centralizzata di Rolls-Royce per finanze e strategie, spiega: "Il personale rappresenta il costo maggiore per Rolls-Royce e disporre di una visibilità totale è essenziale per gestire l'azienda". Millership e il suo team avevano il compito di trovare una soluzione al problema della precisione dei dati HR e hanno esaminato diverse soluzioni prima di optare per Workday Prism Analytics.
Ora una reportistica tutta automatizzata sugli effettivi e sui costi totali del personale non sta solo conferendo precisione ai dati e riducendo gli scostamenti dal budget di milioni di sterline. Sta pure dando luogo a una collaborazione prima impensabile tra HR e Finance, al punto che il Finance ha implementato Workday Prism Analytics a suo uso interno.
Millership dichiara: "La nostra esperienza ad oggi indica che Workday Prism Analytics è stato la scelta giusta per noi. Senza di esso la crisi del COVID sarebbe stata assai più ardua da gestire. Le nuove possibilità che ci dà sono strabilianti".
Basta scostamenti dal budget grazie alla ritrovata precisione
La possibilità di integrare dati provenienti da più gestioni paghe e da migliaia di collaboratori sparsi in paesi diversi ha ridotto drasticamente gli scostamenti che si verificano in sede di calcolo dei budget degli effettivi. Di conseguenza, i manager ora si possono fidare dei dati su cui fondano le loro decisioni.
Prosegue Marcus Millership: "Le premesse che in passato hanno influenzato negativamente i nostri processi di budget non servono più. Adesso possiamo inserire i costi reali in Workday, metterli a confronti con i livelli gerarchici e usarli per ottenere una precisione molto maggiore. L'operazione riveste un'importanza particolare nel contesto attuale, in cui cerchiamo di ridurre i costi".
La ristrutturazione deve basarsi su dati affidabili
La necessità di usare dati affidabili si è rivelata particolarmente importante durante la ristrutturazione che è stata avviata in seguito allo scoppio della pandemia. Rolls-Royce ne è emersa più agile e capace di individuare e cogliere le opportunità di crescita futura.
Commenta Millership: "Comprendere appieno i nostri costi, usare dati corretti consolidati in un unico sistema e poterli aggiornare o estrapolare senza sforzo e in tempi brevissimi è stato fondamentale. È essenziale per noi avere la visibilità totale della forza lavoro e della pianificazione dei budget, e ora con Workday ce l'abbiamo".
Finance e HR collaborano su insight e interventi
Prosegue Millership: "Il Finance ora dice 'Workday è la fonte unica per i dati sul personale e ci serve usarlo per gestire i costi del personale'.
È fantastico: essere in linea con una fonte unica di dati è imprescindibile per progredire e costruire un futuro sostenibile basato su nuove tecnologie, in cui sarà essenziale usare i dati provenienti da tutta l'azienda su un sistema unico.
Ora pertanto ci stiamo concentrando sul fare un uso più strategico della piattaforma".