Quando tutta l’Europa nel 2020 è stata colpita dalla pandemia di COVID-19, Scout24 utilizzava un complesso sistema di pianificazione e previsione. Questo sistema comportava la compilazione di dati in Excel e il coinvolgimento di 90 persone con responsabilità nella pianificazione del budget in diverse unità aziendali che avrebbero poi sviluppato i loro piani.
Philipp Dobberow, direttore di Controlling, Reporting & Procurement dell'azienda riferisce: "I clienti inviavano questi dati al mio team, dove effettuavamo controlli sulla qualità e sui dati prima di ritrasferire tutto nel sistema di consolidamento per fornire la reportistica per i diversi clienti. Nella maggior parte dei casi, al primo tentativo non ottenevamo i risultati sperati e il fatto di ripetere più volte il processo significava rimanere bloccati anche per quattro mesi nella fase di pianificazione del budget."
La necessità di una pianificazione aziendale agile in tempi incerti
Il problema era davvero serio. Il tutto era ulteriormente complicato dal fatto che, poiché i dati erano contenuti in 90 file Excel separati, nulla era integrato. Questo a sua volta ha reso difficile la pianificazione di scenari, soprattutto con la diffusione della pandemia. "C'erano importanti implicazioni pratiche", ricorda Philipp Dobberow. "Le chiusure e i periodi di rilassamento hanno avuto un impatto sulla nostra attività. Ci chiedevamo, ad esempio, come sarebbe cambiata la nostra attività online una volta che le persone alla ricerca di un immobile avrebbero potuto incontrare di nuovo gli agenti locali."
Questi sono solo alcuni dei fattori che hanno convinto Scout24 della necessità di implementare un nuovo e agile sistema di gestione, pianificazione e reportistica aziendale. Philipp sostiene: "Dovevamo essere in grado di prendere decisioni finanziarie rapide e data-driven e di reagire più rapidamente per adattarci ai cambiamenti delle normative. Ecco perché abbiamo deciso di sostituire il nostro sistema con la piattaforma aziendale Workday Adaptive Planning"
Workday Adaptive Planning ci consente di adattare e sviluppare rapidamente il modello, e questo è un vantaggio fondamentale in tempi di trasformazioni senza precedenti.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Un approccio collaborativo e in tempo reale per i rolling forecast.
Scout24 aveva dei requisiti chiari per la sua nuova soluzione di pianificazione e reportistica. "Prima di tutto, doveva essere collaborativa, in modo da coinvolgere tutti gli stakeholder nel processo di pianificazione e previsione", spiega Philipp Dobberow.
"Doveva consentire l'elaborazione di tutti i dati in tempo reale e la loro fusione in nuovi insight. Doveva inoltre supportare un processo costante di pianificazione e previsione, in modo che potessimo adottare un approccio continuo nel corso dell'anno. Inoltre, doveva essere in grado di coprire tutti i piani secondari dell'azienda, in modo che ogni sotto-area potesse integrarsi in un piano finanziario complessivo."
Tutti questi vantaggi erano chiaramente evidenti in una sola soluzione: Workday Adaptive Planning. Secondo Philipp, molti dei vantaggi previsti sono stati raggiunti rapidamente. "Abbiamo iniziato con un partner per l'implementazione, ma siamo stati in grado di migliorare molto la nostra produttività in tempi relativamente brevi", spiega.
"Lo considero un vantaggio importante, che ci consente di adattare un numero relativamente elevato di elementi, dalla creazione di nuove dimensioni al contrassegno di nuovi attributi per una reportistica più rapida, fino alla designazione di nuovi centri di costo. Di conseguenza, ora possiamo rispondere in modo rapido, preciso e agile quando si tratta di lavorare con nuovi scenari e centri di costo aggiuntivi. Inoltre, l'integrazione delle nuove entità acquisite è molto più rapida."
L'utilizzo dei valori effettivi elimina la necessità della fase di elaborazione del budget.
Ora, invece di affidarsi a file Excel, Scout24 fa previsioni mensili direttamente in Workday Adaptive Planning. Spiega Philipp Dobberow: "Ora ci incontriamo una volta al mese con i responsabili delle divisioni, per esaminare la situazione attuale e discutere dei cambiamenti dell'anno finanziario corrente fino alla fine dell'anno. Possiamo quindi aggiornare direttamente queste informazioni con i pianificatori del sistema, il che significa che ora abbiamo un ciclo di pianificazione continua mensile."
Ora, Scout24 non ha quasi più bisogno di una fase di preparazione per il processo di pianificazione del budget, perché i dati effettivi sono direttamente disponibili in Workday Adaptive Planning e vengono aggiornati quotidianamente dal sistema ERP sottostante. Di conseguenza, i pianificatori possono svolgere il loro lavoro direttamente sulla base dei dati effettivi. Come sostiene Philipp, "questo significa che non dobbiamo più trasferire i dati, prepararli, inviarli, raccoglierli e rielaborarli. Con Workday Adaptive Planning abbiamo ridotto i tempi di preparazione da 3 settimane a quasi zero e il processo di pianificazione complessivo a 2-3 settimane. È un enorme risparmio di tempo. Inoltre, abbiamo ridotto drasticamente il rischio di errori"
Con Workday Adaptive Planning abbiamo ridotto i tempi di preparazione da 3 settimane a quasi zero e il processo di pianificazione complessivo a 2-3 settimane.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Pianificazione semplificata: meno tempo, meno errori, maggiore efficienza.
Anche la funzione di pianificazione centralizzata di Scout24 è stata notevolmente semplificata dopo l'implementazione. Philipp Dobberow sostiene che "in passato i dati del sistema ERP venivano uniti in Excel e inviati ai responsabili aziendali, ai quali veniva comunicato di lavorare sui dati nella settimana successiva.
"Ora è sufficiente organizzare una riunione in cui si richiama l'interfaccia web di Workday Adaptive Planning, si riesamina tutto insieme, si considerano le deviazioni e se ne parla.
"È veloce, efficiente e lascia poco spazio agli errori."