Per la gestione finanziaria e delle risorse umane di back-office, Man Group utilizzava una combinazione di sistemi che stavano diventando obsoleti. Gli aggiornamenti delle funzionalità erano costosi e difficili da testare e in molti casi era necessario adottare accorgimenti lunghi e macchinosi per rendere i dati disponibili. Era consuetudine per i dipendenti gestire i piani finanziari utilizzando vari fogli di calcolo, una pratica che comportava ritardi e la necessità di verifiche approfondite per eliminare le incoerenze tra i dati.
Processi aziendali standard e globali in un unico sistema
Man Group desiderava lasciarsi alla spalle fogli di calcolo e sistemi scollegati per ottimizzare i processi e avere più tempo da destinare ad attività strategiche e a maggior valore aggiunto. Il gruppo cercava una tecnologia in grado di implementare processi standard a livello globale, supportare la crescita e promuovere l'innovazione.
Il team incaricato di valutare le varie soluzioni iniziò la ricerca, prevedendo di doversi procurare due sistemi distinti per Finance e HR. Tuttavia, al momento di valutare Workday, il team rimase colpito dalla sua capacità di riunire tutti i dati in un unico sistema e rapidamente risultò chiaro che Workday avrebbe potuto trasformare notevolmente il modo in cui Man Group utilizzava la tecnologia per gestire i processi Finance e HR.
Il team apprezzò particolarmente la portata della visione tecnologica di Workday e il fatto che il software fosse stato progettato appositamente per il cloud. La combinazione dei dati Finance e HR nel cloud rappresentava infatti per i due team una grande opportunità di modernizzare la propria funzione e di collaborare insieme in modi nuovi.
Ristrutturazione e pianificazione del budget accurata grazie all'uso di un sistema integrato
Man Group ha riunito i suoi processi Finance, HR e di pianificazione finanziaria in un unico sistema sicuro. Ogni processo utilizza un'unica versione dei dati, velocizzando e migliorando l'accuratezza della reportistica e del decision-making.
Dopo soli tre mesi dall'attivazione di Workday, Man Group ha ultimato una ristrutturazione modificando l'assetto proprietario e i processi operativi. La versatilità di Workday ha garantito una trasformazione rapida ed efficiente.
Poiché l'azienda deve stilare budget e previsioni il più possibile precisi restando comunque flessibile durante l'intero esercizio finanziario, il fatto di avere tutti i dati in un unico sistema semplifica e rende più sicuri questi processi rispetto a quando i dati venivano conservati in sistemi e fogli di calcolo diversi.
Il team di gestione della collaborazione aziendale utilizza attivamente Workday per ottenere le informazioni di cui ha bisogno.
Workday Financials Product Owner
Abbandono dei processi manuali
L'integrazione dei sistemi Finance e HR con gli altri sistemi operativi di Man Group è stata uno dei principali successi dell'implementazione di Workday. Dice Tim Perkins, Head Of Corporate Technology di Man Group: "Workday ha un framework di integrazione molto solido che ci ha consentito di automatizzare una serie di interazioni chiave che erano tradizionalmente gestite manualmente, nonché di migliorare la rapidità con cui le informazioni sono presentate al management e l'affidabilità dei processi chiave".
Il sistema Workday è costruito su una base tecnologica solida e innovativa. Per questo siamo convinti che continuerà a evolversi a ritmi rapidi.
Head of Corporate Technology
Utilizzo elevato da parte degli utenti grazie all'accesso diretto ai dati
In passato i dipendenti utilizzavano raramente i sistemi Finance e HR di Man Group per cercare informazioni, ma recentemente, grazie a Workday, il tasso di utilizzo degli utenti è cresciuto in modo significativo.
Ora gli utenti possono accedere direttamente al sistema e anche i membri dei team Finance e HR che non hanno una preparazione tecnica possono creare autonomamente report senza rivolgersi al team informatico. Thomas Rees, Workday Financials Product Owner di Man Group, spiega: "Uno degli enormi benefici di Workday è il fatto che anche utenti del tutto privi di background informatico o sprovvisti di conoscenze di coding possono imparare rapidamente a eseguire query nei set di dati ed estrarne informazioni preziose".