Sfide
I sistemi obsoleti in uso presso la Kansas City University (KCU) mettevano in difficoltà i team Finance e HR. Mancavano alcune funzionalità di base, come l'accesso diretto ai dati, l'integrazione con i sistemi previdenziali esterni e i dati sugli studenti, la reportistica in tempo reale e molto altro. E quando la KCU si è ampliata con un secondo campus a Joplin, la necessità di efficienza si è fatta sentire più che mai in entrambe le sedi.
Perché Workday?
La KCU puntava a ridurre le attività manuali e il carico amministrativo, fornire accesso diretto a dipendenti e manager e migliorare la reportistica e l'integrazione tra sistemi. Con Workday, la KCU può ora contare su un'esperienza utente più fluida. Inoltre, l’ottimizzazione dei processi relativi a forza lavoro, controllo dei costi operativi e inserimento in azienda ha potenziato l'efficienza dell'istituto in entrambi i campus.
Vantaggi e risultati
Automazione e configurazione dei processi
Il framework dei processi aziendali e le funzionalità di integrazione di Workday permettono ai team Finance e HR di dedicare più tempo e risorse ad attività importanti e ad alto valore aggiunto. I processi di inserimento in azienda, gestione paghe, chiusura mensile, rilevazione presenze e assenze e gestione spese sono ora snelliti e più efficienti.
50%
la percentuale di giorni in meno per la chiusura e la gestione paghe mensile
416
le ore risparmiate ogni anno eliminando l'inserimento dati per 1 FTE
Controlli
La KCU non disponeva di un sistema per gli acquisti, il che rendeva il processo lento e incoerente e i dati inaffidabili. Ora i controlli sulla spesa sono aumentati, grazie ai contratti e a uno storico degli acquisti facilmente accessibile. Le regole di convalida, le fasi in cui è suddiviso il processo e le approvazioni garantiscono che le transazioni vengano registrate correttamente e siano facili da ricostruire. I costi dell'organico sono più controllati grazie a una gestione migliorata degli incentivi, una maggiore accuratezza della gestione paghe, un'immissione ore meno problematica e una visibilità migliore dei collaboratori esterni.
37%
la percentuale di riduzione delle spese non gestite
90%
la percentuale di aumento dei controlli fondamentali automatizzati
Integrità dei dati e audit
Con il taglio delle immissioni manuali e grazie al nuovo framework dei processi aziendali, l'integrità dei dati è migliorata. HR e Finance ora si fidano dei dati e possono servirsi dei controlli sempre attivi di Workday per individuare i problemi prima che si manifestino. La KCU ha anche snellito il processo di audit esterno assegnando autorizzazioni di sicurezza ai revisori.
30%
la percentuale di riduzione dei tempi di audit
60%
la percentuale di maggiore precisione delle registrazioni contabili
Decisioni più informate
Con Workday, la KCU è ora in grado di ricavare insight in tempo reale su aspetti cruciali quali il raffronto tra budget e importi effettivi, la spesa media dei vari reparti, i collaboratori esterni, la gestione paghe, i congedi/assenze e la rilevazione delle presenze. I dati sono più accessibili per i manager, i quali possono prendere decisioni più informate e tempestive.
Insight e controlli sulla spesa potenziati
Maggiore visibilità dei collaboratori esterni