Quando Kainos venne quotata in borsa nel 2015, adottò un nuovo sistema di gestione finanziaria per i suoi obblighi di reportistica. Nel giro di 12 mesi, però, l'azienda si rese conto che il sistema non rispondeva alle sue esigenze perché i processi erano in larga misura manuali e lenti e non c'era modo di delegare il controllo dei budget ai team di progetto. Per Kainos, la situazione si trasformò in un'opportunità per trovare un nuovo partner.
Il nostro sistema precedente era rigido e difficilmente adattabile alle nostre necessità.
Group Head of Finance
Una piattaforma adattabile per soddisfare esigenze in evoluzione
Kainos aveva già trasformato la gestione della forza lavoro con Workday Human Capital Management (Workday HCM). Affiancandovi Workday Financial Management, è riuscita a potenziare insight e controlli aziendali, oltre ad aumentare l'investimento iniziale. "L'integrazione di Finance e HR incontra il favore dei dirigenti aziendali, per via degli insight strategici che ne ricavano."
Per Kainos, scegliere Workday ha anche significato poter lavorare con un'azienda che condivideva il suo impegno volto a promuovere l'innovazione e a migliorare la customer experience. Matt McManus, Group Head of Finance, spiega: "Workday è super intuitivo, facile da imparare e, aspetto importante, non richiede un background tecnico".
Maggiore efficienza della contabilità
Consolidando tutte le attività di gestione finanziaria, Kainos ha trasformato la sua contabilità generale. Ha ridotto la percentuale di fatture inserite manualmente dal 50% al 15% e dimezzato i tempi per gli audit esterni semestrali passando da due settimane a una sola. Tra gli altri risparmi realizzati:
- Time-to-close mensile ridotto da 8 a 7 giorni
- Riduzione della tempistica per i pagamenti dei fornitori da giorni a 20/30 minuti
- Risparmio di 95.000 sterline grazie all'automazione dei processi
Inoltre, Kainos ha aumentato la visibilità finanziaria integrando Workday con la sua banca. Non serve più che un addetto del team Finance controlli le riconciliazioni bancarie alla fine del mese per verificare che i dati siano corretti. Ora il processo è diventato un'attività quotidiana che richiede solo 10 minuti e che offre a Kainos un quadro più reale della sua situazione finanziaria.
Una guida solida per l'azienda
Con l'adozione di Workday Adaptive Planning, Kainos gode dei vantaggi offerti da previsioni più attendibili e minori spese grazie alla delega dei budget. "Sfruttiamo le funzioni di Workday per responsabilizzare i leader dei team", spiega Matt. "Per i nostri business leader è una conquista poter avere il controllo sulle spese strutturali e una visione panoramica sui cicli di budget e pianificazione tramite Workday. La capacità di monitorare e allineare le nostre spese complessive ai budget aiuta Kainos a rimanere redditizia pur continuando a crescere."
Kainos ha usato Workday Adaptive Planning anche per migliorare l'efficacia della pianificazione. "Il team recupera i dati relativi ai costi da ogni parte dell'azienda e usa tali informazioni per elaborare previsioni trimestrali più precise", spiega Matt. Non solo le previsioni sono più affidabili, ma vengono anche generate più rapidamente. "Le tempistiche che richiedevano da tre a sei settimane non esistono più", afferma; "possiamo elaborare report in un solo giorno, il che è fantastico sia per i nostri team che per la produttività dell'intera azienda".
Inoltre, Workday Adaptive Planning ha aiutato Kainos ad affrontare con successo la pandemia di COVID-19. I costi relativi al personale ammontano a circa due terzi dei costi totali dell'azienda. Pertanto, quando è scoppiata la pandemia, Kainos ha dovuto ripensare la sua strategia per la forza lavoro. Utilizzando insight estrapolati da Workday Adaptive Planning, l'azienda ha scoperto dove dare priorità alle assunzioni nelle varie sedi.
La nostra precedente soluzione era rivolta unicamente al team Finance, mentre Workday è una piattaforma di sistema per l'intera azienda.
Group Head of Finance
Trovare una soluzione per ogni evenienza
Con Workday Extend, l'azienda ha potuto sviluppare applicazioni e adattare Workday alle proprie esigenze. Ad esempio, Kainos ha creato un processo semplificato per richiedere la carta di credito aziendale. Prima si trattava di un'operazione "misteriosa" che comportava l'invio della richiesta per e-mail e l'attesa della risposta che poteva arrivare anche tre settimane più tardi. Ora l'intero processo è visibile nei profili Workday. I richiedenti ricevono aggiornamenti relativi alle loro richieste e, quando viene emessa una carta, i dati sono archiviati in Workday per rendere più facile l'accesso.
Al momento Kainos sta implementando Workday Professional Services Automation (Workday PSA) per migliorare il project management. Con Workday PSA, l'azienda sarà in grado di identificare le persone più adatte a partecipare ai progetti e controllare oculatamente gli aspetti finanziari. Kainos potrà anche migliorare la precisione delle previsioni e l'utilizzo delle risorse integrando i progetti fatturabili lato cliente con Workday Financial Management.
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