La Washington State Employees Credit Union (WSECU) aspira a essere la cooperativa di credito e il datore di lavoro preferito dai residenti dell'area. Se da un lato la moderna gamma di servizi bancari offerti consentono alla WSECU di competere con i brand nazionali, dall’altro la banca ha scelto di dare priorità all’employee experience semplificando le operazioni amministrative.
Il vecchio sistema legacy HR della WSECU non era pienamente collegato alla gestione delle paghe e il personale doveva quindi gestire manualmente le paghe e i benefit, compresi i piani pensionistici. Flussi di lavoro scollegati e cartacei dovevano anche supportare il recruiting, assunzioni, promozioni, revisioni di performance e bonus. Gretchen Bornstein, HR management system specialist alla WSECU, afferma: “Un manager doveva compilare un modulo e inviarlo poi a uno dei senior executive, che a sua volta lo rispediva indietro all’HR o alla gestione paghe. Le persone non lavoravano sempre nello stesso posto, quindi potevano ricevere un modulo via e-mail, che dovevano poi stampare, firmare, scannerizzare e re-inviare nuovamente via e-mail alla persona incaricata di approvare quel modulo. Non sapevamo dove si trovasse il modulo in un determinato momento e spesso perdevamo molto tempo a tentare di rintracciarlo.”
Workday è altamente personalizzabile, il che è molto importante per me essendo uno dei pochi che lo gestisce.
HR Management System Specialist
Un ROI di soli sei mesi
WSECU cercava un partner per la gestione delle paghe con un sistema in grado di consolidare dati, automatizzare i flussi di lavoro amministrativi e snellire i processi self-service per il personale. Cosi ha scelto Workday. Oltre a soddisfare pienamente i requisiti iniziali di WSECU, Workday ha aiutato WSECU a potenziare l’agility operativa e a ottimizzare la forza lavoro, permettendo a quest’ultima di migliorare la precisione, la flessibilità, la trasparenza e l’employee experience. In meno di sei mesi, la banca ha semplificato i suoi processi amministrativi a supporto di gestione paghe, benefit, recruiting, cartellini, revisioni di performance e richieste di ferie.
Ad esempio, per migliorare gli insight sui costi, Bornstein ha modificato le categorie dei permessi. “Nel nostro vecchio sistema HR, non potevamo creare nuove categorie di permessi” spiega. “Con Workday possiamo, e ci vuole poco meno di un’ora. Ho creato categorie di permessi per maltempo atmosferico, vaccini, congedo parentale e altre, rimuovendo quelle che non utilizziamo più. Questi tipi di cambiamenti sono molto evidenti per i nostri dipendenti e hanno un forte impatto sul modo in cui monitoriamo tempo e costi, oltre a incentivare un ambiente di lavoro più fluido.”
Prima era necessario che due persone dedicassero tre giorni alla gestione delle paghe, adesso una sola persona riesce a fare tutto in due giorni.
HR Management System Specialist
Una gestione delle paghe efficiente nel settore bancario
Prima che WSECU implementasse Workday, i dipendenti trascorrevano diversi giorni al mese cercando di inserire le informazioni nelle applicazioni legacy HR. “Prima era necessario che due persone dedicassero tre giorni alla gestione delle paghe, adesso una sola persona riesce a fare tutto in due giorni” spiega Bornstein. “Abbiamo quindi ridotto il tempo necessario per la gestione delle paghe di circa un terzo da quando siamo passati a Workday, riducendo carta e frustrazione. Possiamo anche osservare il processo e vedere immediatamente se un’attività è in attesa di essere continuata.”
Il personale dedica inoltre meno tempo ai flussi di lavoro gestionali e amministrativi, incluse le verifiche. “I nostri dipendenti, CEO compreso, trovano Workday davvero facile da utilizzare, e sono dell’idea che aumenti notevolmente la nostra efficienza” afferma Bornstein. “Abbiamo impostato degli allarmi automatici in Workday in modo che i manager ricevano delle notifiche quando è necessario approvare dei cartellini. Il responsabile della gestione paghe esegue audit che rilevano proattivamente eventuali problemi a cui qualcuno potrebbe andare incontro, come ricevere uno stipendio incompleto perché ci si è dimenticati di inserire le ore sul cartellino.”
Ora che WSECU ha raggiunto l’eccellenza amministrativa che si era imposta di raggiungere, stiamo sfruttando la nostra agilità migliorata per ottimizzare ulteriormente la forza lavoro.
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Il self-service per migliorare l’employee experience
WSECU, dopo aver consolidato i propri dati e avere acquisito capacità di automazione, può creare flussi di lavoro self-service intuitivi. “Oggi, se i dipendenti hanno bisogno di aggiornare le detrazioni sui salari, aggiungere un dipendente o modificare le ritenute di loro piani pensionistici, possono farlo da soli e in pochi minuti con Workday” afferma Bornstein. “Questo tipo di processi self-service consente inoltre al personale amiministrativo e HR di risparmiare tempo. L'inserimento e l'archiviazione dei dati non rappresentano più un grande lavoro in quanto abbiamo ridotto i moduli cartacei di almeno il 75%”.
Processi personalizzati che crescono col tempo
Ora che WSECU ha raggiunto l’eccellenza amministrativa che si era imposta di raggiungere, stiamo sfruttando la nostra agilità migliorata per ottimizzare ulteriormente la forza lavoro senza dover ricorrere a nuovi strumenti o servizi di terze parti,” afferma Bornstein. “Con Workday possiamo crescere e personalizzare via via il sistema a nostro piacimento, il che è molto importante per me, essendo uno dei pochi che lo gestisce.”
La cooperativa di credito sta cercando di fare di più con Workday Compensation e Workday Talent Optimization. Aggiunge Bornstein: “Ci sono molte funzionalità da sfruttare in diversi modi per risparmiare tempo e ottimizzare la nostra forza lavoro. Tramite le persone e i gruppi di utenti in Workday Community imparo molto sulle potenzialità di Workday”.