Il nome Healthfirst descrive bene l'idea alla base di questa compagnia assicurativa che opera nel settore sanitario: mettere al primo posto la salute degli assicurati stipulando con ospedali e strutture un accordo di pagamento basato sul valore per fornire cure di alta qualità e migliorare gli esiti di salute dei pazienti. Dalla sua fondazione, più di 25 anni fa, l'azienda è cresciuta fino a contare 5.400 dipendenti e ha costruito una rete con oltre 40.000 fornitori di servizi sanitari e più di 80 ospedali partecipanti nell'area metropolitana di New York e a Long Island.
Nel 2017, Healthfirst ha intrapreso un percorso di revisione dei sistemi obsoleti utilizzati per la gestione operativa di Finance e HR. Sempre più spesso questi sistemi causavano rallentamenti nei workflow aziendali e limitavano la crescita. Processi manuali obsoleti richiedevano molto tempo ed erano soggetti a errori, il che comportava un reporting ad alto rischio, scarsa visibilità delle funzioni aziendali e un'employee experience non ottimale.
Di fronte a un bivio
Damion Mavour, Assistant Vice President of Business Technology, ricorda che i sistemi legacy erano eterogenei, macchinosi e limitati sia per quanto riguarda l'espansione che i miglioramenti. "Eravamo a un bivio" afferma. "Continuiamo a investire in questi sistemi separatamente o cerchiamo una piattaforma più moderna e unificata che oltre a supportare le nostre esigenze finanziarie e di gestione delle risorse umane ci proietti anche nel futuro?"
Dopo aver valutato diverse opzioni, Healthfirst ha scelto Workday per la flessibilità e la tecnologia interamente cloud che offre. L'ampia gamma di funzionalità di gestione finanziaria di Workday Enterprise Management Cloud, oltre alla pianificazione aziendale e alla gestione del capitale umano (HCM) con gestione paghe e talenti, offre a Healthfirst una piattaforma unificata che le permette di adattarsi e crescere. Craig Barattin, Vice President of Finance and Controller, afferma: "Avere il Finance, l'HCM e la gestione paghe nello stesso posto ha favorito la collaborazione tra i diversi team. Le informazioni sono facili da condividere e da consultare".
Maryanne Starosa, Director of Financial Technology Programs, aggiunge: "Workday consente un accesso self-service sicuro ai nostri dipendenti, manager e fornitori attraverso il nostro portale, il che costituisce un valore aggiunto enorme. Gli utenti ottengono le informazioni più velocemente e le persone su cui facevano affidamento ora possono dedicarsi ad attività più produttive."
Risultati
Supporto di un aumento dei ricavi del 45% dal go-live di Workday nel 2018 fino al 2021
Fornisce un beneficio finanziario annuo lordo di 2,5 milioni di dollari
Workday ci ha permesso di essere notevolmente flessibili, il che ci ha aiutato durante la pandemia, consentendoci di lavorare senza interruzioni".
Vice President of Finance and Controller
Automazione e scalabilità, le basi per l'efficienza e la crescita
La società finanziaria Healthfirst ha automatizzato molte attività bancarie, come le riconciliazioni dei conti e le chiusure mensili. "Con Workday abbiamo ridotto di ben sette giorni il nostro processo di chiusura mensile interno", afferma Barattin.
Anche la reportistica è diventata più semplice, con un aumento del livello di dettaglio e della portata delle funzionalità e dei risultati. Il gruppo finanziario ha implementato un modello dati dinamico che consente di eseguire report in tempo reale su numerose dimensioni e di eseguire il drill-down fino ai dati di partenza in un sistema unificato in qualsiasi momento. "I dati finanziari sono più accessibili", afferma Barattin. "E possiamo inserirli nei nostri report di conformità normativa, il che ci consente di analizzarli e di rispondere più rapidamente alle richieste o alle domande durante gli audit".
Starosa nota che gli audit sono più efficienti. "Tutto è tracciabile, dall'inizio alla fine", afferma. "Prima, trovare un audit trail richiedeva tanto tempo ed energie."
Risultati
23%
aumento dell'efficienza finanziaria
1,7 milioni di dollari
risparmio annuale sui costi
7 giorni
riduzione delle chiusure mensili
140%
miglioramento del numero di controlli chiave automatizzati
67%
riduzione del tempo richiesto per i report di gestione
Workday ha ottime funzionalità di drill down... basta un clic. Prima, per avere più informazioni, dovevamo creare un altro report.
Director of Financial Technology Programs
Gestione delle spese notevolmente migliorata
Workday ha automatizzato l'elaborazione, il monitoraggio e la gestione delle fatture. Gli utenti aziendali hanno visibilità diretta sugli ordini di acquisto e sullo stato delle fatture e dei pagamenti. "I nostri utenti possono vedere lo stato delle transazioni in tempo reale, invece di aspettare 24 ore la risposta della Contabilità fornitori", afferma Starosa.
Risultati
50%
riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture e dei rimborsi spese
93%
diminuzione delle richieste di informazioni sulle fatture scadute dei fornitori
99%
riduzione delle domande sulle note spese dei dipendenti
Con Workday, abbiamo maggiore visibilità sulle operazioni di liquidazione pertanto possiamo pagare le fatture più velocemente e mantenere più soddisfatti i fornitori.
Accounts Payable Manager
Pianificazione aziendale automatizzata e accurata
La funzione di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) di Healthfirst è fondamentale per aiutare il team esecutivo a prendere decisioni aziendali più informate. Enterprise Planning ha automatizzato gran parte della pianificazione dell'azienda, migliorandone l'accuratezza e rendendola disponibile su richiesta.
I responsabili dei centri di costo non inviano più i dati di pianificazione in fogli di calcolo. Grazie all'accesso semplificato a report self-service in cui visualizzare i dati effettivi delle spese operative, possono anche pianificare i costi del personale in tempo reale. "Questa trasparenza offre ai responsabili dei centri di costo visibilità sulla direzione in cui sta andando l'azienda prima di quanto avveniva in passato, e questo è un grande vantaggio", afferma Eric Spies, Director of Budget and Planning. "Possiamo creare un report consolidato sugli scostamenti per ogni centro di costo e se un manager vuole maggiori dettagli, può entrare in Workday e cercarli autonomamente".
Durante i momenti di incertezza all'inizio della pandemia, Spies ricorda che al suo team è stato chiesto di prevedere le spese amministrative utilizzando nuove valutazioni, e tutto questo in una frazione del tempo solitamente necessario. "Con Workday siamo stati in grado di fornire quelle previsioni che erano fondamentali per guidare la nostra azienda in quel momento incredibile e che non sarebbero state possibili con i nostri vecchi sistemi" afferma. "Oggi questa agilità ci permette di rispondere altrettanto rapidamente a una nuova serie di ipotesi, in modo da poter consigliare meglio i nostri dirigenti in merito ai diversi scenari che potrebbero prendere in considerazione."
Risultati
15%
miglioramento della produttività di FP&A e dei responsabili dei centri di costo
10 giorni
riduzione del completamento del budget annuale
7 giorni
riduzione delle previsioni finanziarie trimestrali
Sarebbe stato difficile gestire la crescita e la complessità che abbiamo affrontato negli ultimi anni se avessimo mantenuto i nostri sistemi tradizionali senza passare a Workday.
Director of Budget and Planning
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