"La semplicità produce risultati."
Stando a Mike McNamara, CEO di uno dei maggiori produttori industriali a contratto del mondo, è questo il motivo per cui Flex ha scelto Workday.
Con un organico che si aggira intorno ai 200 000 dipendenti e una presenza in ben 30 paesi diversi, Flex crede nel potere della semplicità. L'azienda è un fornitore globale di punta di servizi di progettazione, produzione, distribuzione e assistenza post-vendita per centinaia di società tecnologiche dinamiche e ha bisogno di sistemi semplici ed efficienti per stare al passo con l'attività.
McNamara spiega: "Operiamo in un contesto globale estremamente competitivo. Dobbiamo essere in grado di ridistribuire persone e attività ogniqualvolta è necessario. Appena il mercato cambia, appena la valuta di scambio cambia, dobbiamo poter spostare la produzione da un angolo all'altro del globo. Oppure, se viene messa a punto una nuova tecnologia, dobbiamo assicurarci di disporre di soluzioni produttive atte a fabbricare quei nuovi prodotti non appena questi diventano disponibili."
McNamara continua: "Se penso a qual è la sfida più dura che deve affrontare un CEO, direi che è stare continuamente al passo con i cambiamenti del ciclo di vita dei prodotti, man mano che il mondo cambia e che altre sfide di competitività si presentano. E ritengo che il segreto dello stare al passo sia saper gestire i talenti migliori."
Ma se il motto di Flex è la semplicità, la situazione in cui versava l'azienda dopo 10 anni di acquisizioni da cui aveva ereditato 80 gestionali HR diversi provenienti da ogni parte del mondo non era per niente semplice.
Secondo McNamara "era una situazione costosa, frammentata e non scalabile. Con un sistema così non si può avere coerenza nella gestione della forza lavoro e della cultura aziendale".
Il passaggio al cloud
Così Flex si è messa in cerca di un sistema che potesse dare unità alla sua struttura HR mondiale e consentire una gestione più coerente e strategica dell'imponente organico dell'azienda.
L'approccio Software as a Service (SaaS) adottato da Workday rispondeva perfettamente alle esigenze di Flex. Essendo sul cloud, i gestionali HR di Workday non richiedono un'imponente infrastruttura tecnologica in-house, né quelle costose personalizzazioni, configurazioni, aggiornamenti e consulenze connesse che si accompagnano ai sistemi legacy.
Dave Smoley, Chief Information Officer dell'azienda, spiega: "In Flex vogliamo mantenere tutto il più semplice possibile. Vogliamo spendere il meno possibile per l'implementazione di nuovi sistemi. E ci serve una scalabilità verso l'alto e verso il basso, che ci consenta di aggiungere funzionalità e capienze secondo il bisogno. L'approccio SaaS ci garantisce tutto ciò."
Smoley continua: "Per l'implementazione di un software tradizionale occorre spendere milioni in via anticipata e quindi si cerca di abbandonarlo il più tardi possibile. [I fornitori tradizionali] vogliono farti comprare di più e spendere di più e così rendono le cose inutilmente complicate. Tutti gli addetti e le infrastrutture si trovano all'interno dell'azienda."
"Ma Workday vuole mantenere tutto il più semplice possibile. Vuole fornire un servizio altamente fruibile e questo approccio è in linea con la filosofia di Flex di mantenere le cose semplici", dichiara.
Un sistema universale
Il team di Flex sapeva che le funzionalità self-service per dipendenti e manager sarebbero state imprescindibili per creare il gestionale HR globale che serviva all'azienda. Il team HR doveva potersi liberare del gravame amministrativo rappresentato dalla gestione manuale delle transazioni. E ancora una volta Workday aveva la risposta.
L'interfaccia utente estremamente intuitiva di Workday consente ai dipendenti Flex di gestire i propri dati in autonomia. I manager hanno un quadro corretto del personale, delle mansioni attuali e dei relativi costi; il personale può effettuare senza sforzo i propri aggiornamenti di routine. E, grazie all'approccio cloud-first di Workday, è possibile tanto per i manager quanto per i dipendenti accedere alle informazioni dove vogliono, quando vogliono.
McNamara spiega: "Uno degli aspetti che ci hanno colpito di Workday è stata l'interfaccia utente. Se dovevamo dotarci di un nuovo sistema, volevamo che potesse essere usato anche dai dipendenti. Dal momento che il nostro organico è enorme, ci voleva un'interfaccia semplice che fosse pratica ed efficace da utilizzare. Workday rispondeva alla descrizione."
Ora Flex dispone di un unico sistema di registrazione HR a livello mondiale. I report globali, che una volta richiedevano settimane o mesi, sono ora una questione di pochi minuti o poche ore. Con un team HR dotato di nuovi spazi di autonomia, i manager possono prendere decisioni fondate sui dati per far crescere e prosperare l'azienda.
McNamara afferma: "Quello che volevamo era una piattaforma che innalzasse il livello della gestione delle risorse umane e dei talenti. Sapevamo che ci voleva un sistema semplice da utilizzare e scalabile dal punto di vista non solo dell'utente, ma anche delle analisi sui dati e del supporto alle decisioni aziendali. La piattaforma di Workday ci ha dato tutto questo."
In anticipo sui tempi e sui costi previsti
Flex ha avviato la collaborazione con Workday nel 2008. Stando alle stime dell'azienda, il costo totale di proprietà è diminuito del 30% rispetto a una soluzione preconfigurata proposta da un fornitore tradizionale. E a differenza di quanto succede con altri progetti di adozione di software, l'implementazione è stata un gioco da ragazzi.
McNamara racconta: "L'implementazione è stata un grande successo. Abbiamo implementato questo sistema un anno di anticipo rispetto al programma e con un costo inferiore a quello previsto. Non capita spesso. Anzi, non credo di aver mai visto una cosa così nella mia carriera. Una testimonianza concreta dell'impegno di Workday a far andare l'implementazione a buon fine."
Ma quali vantaggi riscontra McNamara ora che l'azienda fa uso di Workday da diversi anni? Ne cita due, uno tattico e uno strategico.
"Dal punto di vista tattico, gli utenti lo adorano", dichiara. "L'interfaccia è altamente fruibile e intuitiva, oltre che facile da manutenere. Una caratteristica atipica per un progetto di integrazione di gestionali su vasta scala."
E il vantaggio strategico? McNamara risponde: "Stiamo iniziando a vedere i frutti dell'estrapolazione di dati e informazioni dal sistema per prendere decisioni informate e ragionate su come gestire l'azienda."
Continua: "Il grande vantaggio strategico consiste nello sfruttare i centri di profitto e nell'assegnare i talenti alle giuste attività aziendali. Workday è per noi la colonna portante di questa attività di assegnazione, di come individuiamo i talenti, di come li gestiamo e di come li distribuiamo per realizzare i nostri obiettivi."
Una ridistribuzione dei talenti a livello mondiale
Data la presenza di Flex in ogni angolo del mondo, le funzionalità internazionali di Workday (ricca serie di lingue e valute supportate, assistenza in materia di sicurezza e normativa dei singoli paesi) hanno rivestito un'importanza particolare nel realizzare al massimo le potenzialità della forza lavoro.
McNamara dichiara: "Dobbiamo ricalibrare costantemente la forza lavoro in funzione dei nostri clienti. Per esempio, per un periodo potremmo dover essere molto più presenti in Malaysia e molto meno in Cina. A seconda dei mercati in cui operiamo, potremmo dover spostare una parte del personale in Messico piuttosto che in Europa orientale."
Continua: "E Workday ci fornisce i dati necessari ad analizzare costantemente le nostre strutture di costo, i salari medi in ciascuna regione. Studiare i dati e le tendenze insite nei dati ci ha portato effettivamente a cambiare alcune delle nostre politiche di investimento per certi paesi."
McNamara pensa che Workday stia portando Flex a raggiungere un'efficienza e una concorrenzialità di livello superiore.
"Non si tratta di un progetto di implementazione software. È un progetto di gestione aziendale."